新时期档案管理现代化与档案信息化建设探讨

张玲

摘 要：档案管理现代化与档案信息化建设之间存在着某种联系，是现代各行各业都要面对解决的问题。本文先分析了信息化建设的内容，并提出了相关措施，然后就如何提升档案现代化管理水平进行了探讨。

关键词：档案管理；信息化建设；信息化

档案作为一种存储和记录信息资源的形式，在信息查阅和利用方面具有重大现实意义，是社会管理的主要内容之一。信息化时代各项工作都会产生大量信息，其中很多关键信息需要存为档案，如何提高档案管理水平，实现高效的现代化管理是当前应该考虑的重点。而档案信息化建设，无疑是实现现代化管理的基础，所以要加强信息化建设，促进档案现代化管理。

1 档案信息化建设的探讨分析

过去的档案以实体纸质保存方式为主，随着资料信息的增多，以及更新速度的提升，传统的档案整理方式效率偏低，容易遗漏丢失，且要占据很大的物理空间。信息化建设是指利用现代化计算机技术，逐步完成向信息化的过渡，即通过计算机网络接收信息，并予以存储分享。这是档案行业取得突破的必经之路，也是信息化技术发展的产物。

1.1 主要内容

首先，加强基础设施建设，对资源信息进行整合。档案的用处在于其记录存储的信息，在当前背景下，信息的作用不言而喻，往往成为竞争的关键性因素。信息资料有多种形式，包括文字、图纸、录音、胶片等，需对其进行搜集，然后利用現代技术，完成信息化转换，把所有信息资源转换为电子信息和电子文件，以方便日后管理。所以，基础设施非常关键，必须配备完善，包括数据库、计算机、网络等。在此基础上，才能实现信息的传递和接受等工作。以数据库为例，结构设计直接关系到信息的查阅速度和利用水平，必须由专业人员进行设计，打好基础。

其次，信息化建设需遵循规范化原则。档案信息化实则是一个庞大复杂的系统，每个环节都不能失误，需指定严格标准，所有工作都应按照标准开展。因此，规范化和标准化建设是提高档案信息化质量的重要保障。在采集环节，需要建立起健全的信息资源系统，该系统有统一的采集标准和技术标准，能够快速高效地完成档案信息化转换。比如在信息化管理中，大量的纸质档案需要经过扫描等形式，把相关信息录入计算机数据库系统，对录入、审核等要求极高，一旦出现偏差，就有可能影响到管理效果。

加强网络安全建设，网络具有开放性和虚拟性，与纸质档案相比，它不会占据太多物理空间，但也面临着安全问题，需做着重考虑。随着计算机和网络技术的发展，现代化盗窃信息的手段愈发高明，利用木马、病毒等侵入计算，对信息资源进行增删修改。一旦重要机密泄漏，必然会导致严重后果。所以建立起数据库系统后，如何维护其运行安全值得深思。比如设置访问权限，需经过许可同意才能进入系统查阅信息。对于敏感以及重大信息，做好备份，并与公共网隔离，以免被外界入侵。同时采取加强防火墙建设，采取其他措施，保护信息的安全和完整。

最后，还应加强人才队伍建设。信息人才短缺是档案信息化建设的不足，在当前经济知识时代，人才是竞争的关键，许多工作都需要专业信息人员执行。包括信息的搜集分析，到存储管理，再到整合利用，以及探索研究，这一系列工作对信息人才有着严格的要求。他们既要具备足够精深的计算机技术，还必须熟悉档案业务，并不断培养创新精神，强化其团队合作意识，能够应对各种情况，积极开发新资源，以保证档案信息能够被充分利用。

1.2 有效措施

第一，予以高度重视。档案管理在现代社会，不管是企事业单位，还是其他部门，都非常重要，针对传统管理方式的不足，需转变观念，创新管理模式。领导阶层应认识到，信息化建设是实现现代化管理的前提，也是顺应当前时代的产物，从思想上予以高度重视，然后才能反映到具体工作中。

第二，技术水平对信息化建设结果有着直接影响，包括对现代信息化管理、计算机网络通讯、数据库等技术的研发应用。国内在此方面还需努力，尽快研制出属于自己的产品，拥有中国技术。档案建设队伍的培养以及工作人员综合素质的提升，也极为关键，需对其展开专业培训，确保档案管理人员能够熟练应用计算机，熟悉整个档案管理流程。

第三，档案管理观念需要转变。在这个信息泛滥的时代，如何促进信息交流，实现信息共享，是企事业等单位的重点工作。如果是内部机密，则应该保证其安全。但很多信息其实是可以面对公众，为社会服务的，这就更新管理理念，强化服务意识，保证档案资料的完整性、真实性和及时性，提高透明度，使其作用得到充分发挥。

2 提高档案管理现代化水平的策略

档案管理人员需要转变陈旧的管理观念，了解行业动态，接受新兴事物，积极学习新技术。同时，本着科学负责的态度，全身心地投入到档案现代化管理中，提升服务质量，提高管理效率，建立起完善的信息服务网络体系。针对档案现代化管理，可从以下两点做起：

第一，加强信息化建设，完善档案信息管理系统。前面已经提及，信息化建设是实现现代化管理的前提和基础，比如档案馆局域网的建设、计算机等设备的配置、市县网络系统的连接等，都直接关系到档案管理质量。对多数档案馆来说，尤其是年头已久的档案馆，档案资料过多，整理工程浩大，必须有一个健全的信息管理系统，有一套科学可行的流程，然后才能保证各项工作顺利进行。如果依旧采用松散型管理模式，应用软件不同，标准不统一，程序重复混乱，显然很难提高管理水平。

第二，从法律层面考虑。档案管理是社会管理的重要内容，需要接受党和国家的监督，所以相关部门要树立档案法制化意识。拓展服务范围，在现有的服务内容上增加新的服务内容，根据时代特色和社会需要，探索新项目，最终使得服务水平有所提升。信息的搜集和整理质量，对归入档案极为重要，所以应从基础做起，搜集更多信息资源，并实现信息共享。

完善相关法律法规，国家应对档案管理予以重视，出台相应的法律和政策，比如关于档案保密安全的法规。全面推进档案依法行政工作。在全国建立权责明确、行为规范、监督有效、保障有力的行政执法体系，做到合法行政、合理行政，程序规范。全面推行档案行政执法责任制，完善档案行政执法监督网络体系，建立公开、公平、公正的评议考核制和错案责任追究制，对档案执法人员依法行政情况进行考核。

3 结束语

档案管理在当前备受关注，它不仅关系到档案管理部门的整体水平，还影响着各行业对信息的运用程度，是竞争的关键。加强档案现代化建设是当前社会的一个重要口号，如何更好地实现现代化管理呢？需加强信息化建设，提高法制建设水平，培养优秀的专业队伍，从而大道预期目的。

参考文献

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