浅析信息化时代人力资源和社会保障档案管理

苏斌

摘 要：本文借鉴国内外关于信息化时代背景下，人力资源与社会保障档案管理的理论与实践研究，虽然业务档案基本实现了计算机管理，在档案接收提取、借阅借出、档案查找等方面都有较为成熟的系统。但在电子档案管理、多媒体介质的存储与应用、与业务系统的结合等方面已经无法满足社保档案管理的需求。

关键词：人事档案；档案管理；网络技术；资源共享

1 引言

人事档案管理信息系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，以企业战略竞优、提高效益和效率为目的，支持企业高层决策、中层控制、基层运作的集成化的人机系统。因此人力资源与社会保障电子档案管理信息系统，即应用于人力资源与社会保障行业档案管理业务的信息系统，是通过业务人员主导，利用硬件环境，系统软件，网络设备及其他外围设备，进行人力资源与社会保障行业档案信息的收集、传输、加工、储存、更新和维护，实现档案文件的信息化，从而提高人力资源与社会保障行业档案管理的效益和效率，更好的服务于社会和个人。

人力资源与社会保障电子档案管理信息系统建设在我国起步较晚，由于不同地区之间由于经济及业务规范水平原因，档案管理信息化建设发展很不平衡。国内部分发达地区建立了档案管理信息系统，但仅限于对档案存放的管理，且与人力资源与社会保障业务并没有关联：另还相当一部分地区还未建立信息化管理机制，业务办理模式落后，往往依赖于业务人员的业务能力，无法规范业务流程。另外，在人力资源与社会保障行业内各类系统标准多样，缺乏统一管理，给信息共享、交换造成一定障碍，从而引起重复开发，造成了资金和人力的浪费。进入二十一世纪以来，计算机技术、通信技术和网络技术的高速发展，加快了社会经济的信息化进程，信息化已经成为当今世界经济和社会发展的大趋势。人力资源与社会保障档案信息化建设是我国信息化建设的重要组成部分，建设统一的、规范的档案管理信息系统，是人力资源与社会保障事业发展的客观要求。

2 人事档案系统解决的主要问题及设计思路

（一）解决的问题

人力资源与社会保障电子档案管理信息系统是在严格遵守国家档案管理规范的前提下开发的信息化管理系统，是属于人力资源与社会保障服务一体化平台系统的一个子系统，主要完成对社会人员的人力资源与社会保障相关档案的收集、信息化、整理、管理、利用等功能，并通过对业务数据的分析监测，提供制定档案服务政策的数据依据。如何根据业务模式与用户体验，设计具有通用性的人力资源与社会保障行业电子档案管理信息系统是本文要解决的主要问题。通过调研获得用户体验需求和业务流程办理需求，其中包括功能需求和非功能需求，在充分理解人力资源与社会保障档案管理的规范法规的基础上，并通过需求分析方法总结出合理的结构设计和开发思路。

（二）设计思路

本文主要思路为，分析了人力资源与社会保障档案管理业务的实际需求和业务流程，设计和实现了电子档案管理系统。首先，本文针对人力资源与社会保障电子档案管理系统项目背景和所面对问题进行了论述，并且针对在国家信息化建设下人力资源与社会保障电子档案管理面临的问题进行了分析。在此之上优化改进了档案管理业务的办理流程，进而描述系统的功能需求和非功能性需求，形成了人力资源与社会保障电子档案管理系统的总体需求和设计指南。然后，根据前文所得的系统总体需求及设计指南，对人力资源与社会保障电子档案管理系统进行架构设计。首先根据档案管理的法律法规及管理信息系统的设计模式提出系统设计的目标和原则，然后分别通过系统技术架构和功能架构两个方面进行系统架构的详细设计。其中技术架构要求考虑系统的可扩展性，可维护性，可靠性，安全性以及性能问题。在此基础上，首先设计出系统的网络结构和数据存储结构，然后基于架构分层模型并依据理论，设计出程序逻辑架构中各层的功能。功能架构要求能够全覆盖用户的业务需求，并需要考虑今后的业务扩展性，设计出完整的系统功能结构，在此基础上完成各功能模块的设计。其次，根据系统的技术架构及功能架构阐述了人力资源与社会保障电子档案管理系统的详细设计。其中包括业务功能模块的详细设计及数据库存储结构的详细设计。再次，根据系统的详细设计，对系统实现过程中的软件工程控制及项目质量控制进行了详细的说明。并在系统实现之后，详细阐明系统测试过程，并讨论了压力测试的环境搭建和测试过程。最后，本文简单介绍了人力资源与社会保障电子档案管理系统目前的应用情况，总结了系统的设计和实现方案，提出了人力资源与社会保障电子档案管理系统的今后发展的趋势和改进意见。

3 人事系统目标和解决的问题

（一）系统目标

建立档案信息资源共享平台，实现各类档案资源管理、档案信息服务利用的信息化档案管理机制。档案系统的使用范围横向涉及人力资源与社会保障地市级管理机构各相关科室及下属各单位，纵向涉及区县级管理机构及其下属各单位。本系统建设以高效率的信息化档案业务管理、高可靠的信息资源服务为宗旨，以建立档案信息化综合管理平台为重点，以满足档案管理者和档案利用者需求为目标，基于档案智能检索技术和电子化管理技术，实现档案信息资源的共享和档案管理现代化。

（二）系统解决的问题

电子文件的采集与处理。按照相关规则规范通过服务总线模式对业务经办系统提供接口，实现业务办理过程中业务档案进行电子化，并规定其所属业务关系，并指定其保管范围，期限，保密程度。主要内容是档案电子化及规范化。档案文件结构管理。在管理信息系统中灵活的构建档案文件之间符合国家档案管理规范的目录结构，处理各种档案逻辑结构的维护，建立方便用户查找的索引目录，并且管理档案文件的物理存放位置。档案业务关系管理。支持国际化标准的网络协议、软件体系结构和接口标准，便于平台扩展和升级，保证能与业务系统、OA系统以及其他应用系统的无缝集成。接口包括：提供JAVA的接口来保证与其他开发的业务系统进行无缝集成，主要用于各业务系统和本平台进行数据交互。提供WebServices的接口来保证与非开发的业务系统进行无缝集成，主要用于各业务系统和平台进行数据交互。提供JAVASCRIPT的接口来保证为各业务系统能够直接调用平台提供的一些界面，从而简化未来业务系统的开发难度。4、针对某些特殊功能，平台应提供一些控件来让其它业务系统可以直接进行集成，例如：掃描、打印等功能，平台应提供控件，各业务系统可以直接调用这些控件，并且产生的数据可以直接归档到平台中，供其它业务系统使用。档案相关信息的直观显示。多格式文件浏览器技术，可提供给FLEX电子文件阅读器进行展现。支持等宽、等高、百分比显示、支持缩略图、支持当前文件的文字搜索。

参考文献

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