县级公共资源交易类档案规范化管理研究

于海燕

摘 要：随着近些年来信息技术的发展，不断推动着档案管理的规范化发展。档案的规范化管理在部门的决策方面起着越来越重要的作用。通过档案的规范化管理，可以明显的提升县级档案的管理水平，从而提高相关部门与单位的工作效率，更好的服务于相关部门。基于此，本文将对县级公共资源交易类档案的规范化管理进行研究，从而为相关的档案规范化管理提供借鉴。

关键词：公共资源交易类档案；规范化；管理

近些年来随着我国经济的发展，我国公共资源交易市场也获得了较大的发展，并且越来越完善，公共交易的规模与频次都在不断的扩大，这在一定程度上也推动了我国经济的发展。对于当前的县级公共资源交易类档案管理进行制度化与规范化，可以有效的促进县级公共资源的交易与调度，实现公共资源的最优配置，同时对县级公共资源交易市场的规范化也起着巨大的推动作用。因此，本文将对县级公共资源交易类档案管理的规范化进行分析。

1 县级公共资源交易类档案管理现状

1.1 档案管理成本与监管、定位方面的问题

当前，县级公共资源交易类档案的管理较为分散，造成许多档案管理部门内档案室的建设大多相类似，对公共资源造成极大的浪费，也使得县级档案管理工作的成本上升。并且一些档案管理室建造不规范，使得档案文件无法得到有效的保护[1]。在当前县级公共资源交易类档案市场中，档案管理单位同时兼顾参与者与管理者的角色，使得公共资源交易市场不公平的现象严重。在落后的公共资源交易类档案规范管理体制中，档案管理单位的职责不明确，使得相关监察单位无法对档案管理单位的工作做到有效的监管，无法保障档案管理的规范性。并且多数的地方公共资源交易管理人员并不是专业的管理人员，专业素质参差不齐，从而无法使档案管理工作得到有效的规范。

1.2 交易类档案管理不规范

从当前的县级公共资源交易类档案管理来看，公共资源交易档案管理存在管理模糊的问题，相关的管理规则也不够明确，没有统一的规范。这样的档案管理工作严重的降低了县级公共资源交易类档案管理的工作效率，同时使得县级公共资源交易档案管理单位职权混乱，从而削弱了档案管理单位作用。造成地方公共资源交易档案管理工作不规范的重要原因还在于没有统一的法律管理制度。在目前，虽然已经存在许多与地方公共资源交易类档案管理相关的法律出台，但是，这些法律法规存在较大的行业性，没有统一的、通用的法律法规，这在很大程度上制约了地方对公共资源的配置，对县级公共资源交易类档案管理工作也造成了不小的影响[2]。在对法律的解读方面，还存在许多误读、片面解读的情况，这也是造成地方公共资源交易类档案管理工作混乱的重要原因。

2 县级公共资源交易类档案规范化管理

2.1 完善档案管理机制，明确立档责任人

在县级公共资源交易类档案管理中，需要完善档案管理机制，发挥监察单位的作用，从而维护县级公共资源交易市场档案管理的秩序，加大对公共资源交易类档案管理违法行为的打击力度，以提高公共资源交易类档案管理的合法性以及规范性。并且还需明确立档责任人，在我国的县级公共资源交易类档案中，立档责任人指的是我国县级公共资源交易活动的参与单位，活动的参与单位需要明确档案资料的归档范围，资料归档范围的是依据县级公共资源交易的具体项目来确定[3]。立档单位需要根据规定的相关标准，建立档案资料管理室。对档案资料管理室的建设，也需要根据相关的标准，在档案室的内部配置相应的防火、防潮设备，对可能出现的意外情况，比如：档案资料发霉、破损等，需要安排专业的人员进行处理，预防以及处理意外事故的发生。

2.2 强化档案的细节管理，对档案管理准确的定位

要强化档案的细节管理，对档案管理准确的定位。在档案工作人员进行档案工作时，需要对档案管理准确的定位，认识到档案管理工作的重要性，此外，还要加强对档案的细节管理，在完成对档案文件的收集与整理工作之后，需要及时登记档案文件，以此规范档案文件的立卷与整理。并且县级公共资源交易类档案在经过核准、审批、审定等公共资源交易过程之后，项目的备案审核单位与建设单位各保存一份，立档单位保存档案的复印件。如果文件资料只有一份，那么项目的备案审核单位保存文件资料的原件，项目的建设单位与立档单位保存文件资料的复印件。在文件资料的复印件上，需要含有原单位的名称、时间，并且还要盖上原件单位的印章。对公共资源交易类建设项目的相关机构，立档单位需要对牵涉到的单位资料进行收集保管。对一些装订好的文件资料，要尽量选取防腐性能好、材质稳定的材料对资料进行储存保护[4]。

2.3 制定相应的法律法规，规范化档案保管期的管理

需要根据公共资源交易类档案管理的特性，制定明确的法律法规，从而避免法律误读现象出现，防止档案管理工作的混乱。同时，还需要规范化档案的保管期。在县级的公共资源交易类档案的管理中，需要按照相关规定，明确档案保管期的期限。在不同的档案中，保管期有多种。工程招标档案的保管期有三种，保管期的期限有长有短，短期的档案保管期一般在14年及以下，除短期之外，还有永久的档案保存期。一般资源交易类档案的档案保管期为长期，与文件资料中合同所写明的日期相一致[5]。永久的档案保存期一般是发生在一些一次性的转让项目中。在拍卖机构的档案资料保存中，一般档案保存期都在9年以上，档案保存期的起始时间是在拍卖成交合同签好那一刻。

2.4 提高公共资源交易类档案管理人员的管理水平

对公共资源交易类档案管理，还需要明确档案管理人员的职责，将最新的网络信息技术引入到档案管理工作中，建立档案管理网络，统一档案的收集管理工作，方便管理人员对档案的整理，同时也有利于档案的保存以及销毁。以此建立的规范的档案管理流程，可以明显的提高档案管理人员的档案管理意识，增强档案管理人员的档案管理能力。立档单位还需要加强对档案管理人员的档案管理技能的培训，从而提高档案管理人员对相关规范的了解。

3 結语

当前的县级公共资源交易类档案管理，在不断朝规范化发展的同时，还存在较多的问题，如：管理成本较高、监管不到位、管理不规范、公共资源交易类档案管理定位不准确等。因此，需要完善档案管理机制，明确立档责任人，强化档案管理，并明确档案的保管期限以及保密级别，提高公共资源交易类档案管理人员的管理水平，并且，立档单位还需要加强对档案管理人员的档案管理技能的培训，提高档案管理人员对相关规范与法律法规的熟悉程度。从而使县级公共资源交易类档案管理走向规范化，提升档案管理水准，促进档案管理事业的发展。

参考文献

[1]黄凤平.贯彻落实五大发展理念全面开创档案事业跨越发展新局面——在全省档案工作暨表彰先进会议上的讲话[J].云南档案，2016，02：8-17.

[2].省档案局党组书记、局（馆）长胡振荣在全省档案工作暨表彰先进会议上的讲话（节选）[J].档案时空，2016，02：9-14.

[3].站在新起点蓄力新征程同心谱写龙江档案事业发展新篇章——齐秀娟同志在全省档案工作暨表彰先进会议上的报告[J].黑龙江档案，2016，01：6-10.

[4]赵焕林.继往开来锐意进取为建设富庶文明幸福新辽宁而奋斗辽宁省档案局（馆）长赵焕林在全省档案工作会议上的讲话[J].兰台世界，2012，07：5-8.

[5].加强档案资源建设提升档案服务功能促进档案事业科学发展——辽宁省档案局（馆）长赵焕林在全省档案工作会议上的讲话[J].兰台世界，2015，04：4-7.