电子档案管理面临的困境及对策

黄维军

摘 要：随着电子计算机的普及、办公自动化的深入发展，过去用纸墨、照相形成和传递的公文、图纸、图形、影像、文献资料、科技情报、商业信息等都可用电子计算机进行，由此产生了大量的电子文件和电子档案。电子档案是信息社会发展的产物，加强对电子档案管理的研究，是目前档案工作者的一项紧迫任务。

关键词：电子档案；困境；对策

当今科学技术的发展日新月异，电子计算机大规模地用在了办公自动化方面，党政机关部门、企事业单位逐步实现了办公自动化，档案工作已逐步实现现代化管理，电子档案成了档案管理的重要形式，也成为目前档案管理工作的重要内容。随之而产生的电子文件与纸质文件汇成浩大的信息流，成为社会改革、发展和增效的宝贵资源。许多日常工作可以直接在计算机和网络上办结，文件从产生到处理结案几乎可以不使用纸和笔。随着先进的技术和管理方式产生了大量的电子文件，同时，这也给我们提出了一个新问题：应如何做好电子档案的管理呢？

1 电子档案的特殊属性

1、内容与载体的可分离性。对于传统的纸质档案而言，档案就是原件。电子档案的出现，则对传统的档案观念提出了挑战。内容与载体的可分离性，是电子档案不同于纸质档案最重要的特性之一。

2、对计算机系统的依赖性。正是由于电子档案的生成是在计算机系统的支持下完成的，所以如果离开了计算机，电子档案既看不见也摸不着。其对计算机系统的依赖性体现在：一是数字编码，二是硬件，三是软件，四是技術设备更新，五是加密。

3、快捷性、共享性、高密度性。在计算机环境中，文件的形式特征发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多方位的组合，不再需要对它进行像纸质文件那样的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。通过计算机系统，一份档案可以同时在不同的地方被多人使用，突破了纸质档案在使用上的局限性，提高了档案的使用价值。

4、不稳定性及不安全性。由于电子档案内容与形式的独立性，它具有比纸质档案更不稳定的因素。其原始性、真实性、完整性和安全性方面，都更难以保证。在档案的原始性方面，电子档案的原始性不易判断和确认。电子档案的生成形式是由实态变为虚态，其生成时的状态与传输、接收中的状态并非完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。在档案的真实性方面，电子档案极易失真。在将纸质档案转化为电子档案的操作过程中，稍有失误即会导致档案信息失实。此外，电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

2 电子档案管理工作中存在的问题

1、信息安全问题。档案信息在流动传播过程中，由于网络的不安全性及信息系统自身的漏洞，给黑客的人侵、病毒传染、信息的非法窃取等提供了可乘之机，使得网络档案信息安全极端脆弱，也给国家安全和人民的利益带来了极大地损失。我们目前所采取的各种防范措施，还无法从根本上解决档案信息的安全问题。

2、原始性问题。电子档案的原始性不易判断和确认。传统纸质档案的原始性不仅其内容可以通过载体、形式表现出来，人们也可以通过字体、印迹甚至字迹、纸张制成材料，对其原始性加以分析判断。而电子形式生成的由实态变为虚态的档案，已完全没有了这种“原始状态”，其生成时的状态与传输、接收中的状态完全一致，可以说既是原始的，又是复制的。

3、真实性问题。电子档案极易失真，如将纸质档案转化为电子档案的操作过程，稍有失误即会导致档案信息失实。电子档案的真实性问题伴随其生命的始终，维护其真实性是一个不间断的过程，信息内容“出错”的概率和机会远高于传统档案。电子档案可被原样复制，甚至被篡改后可不留痕迹。

4、完整性问题。电子文件、电子档案内容的完整性很难保障，电子文件经常处于流动状态，如不及时捕获，可能会导致信息丢失。电子文件结构复杂，储存方式多样，容易造成信息的缺损。电子文件的背景信息伴随文件处理过程而不断累加，而且形式多样、存储分散，极易丢失，往往致使电子文件来龙去脉不清。

5、安全性问题。电子数据的易更改性，为非法操作提供了便利。

“黑客”攻击以及用户根据利益需求而任意取舍甚至篡改信息，都会直接损害电子档案的安全。

3 今后工作的对策建议

1、采用有关技术措施，保证电子档案的原始性、真实性、完整性、安全性，提高电子档案的可靠性

（1）采集背景信息和元数据。在形成电子档案的同时，采取相应的技术措施采集描述电子文件背景、内容、结构及其整个管理过程的元数据，作为检验电子档案原始性、真实性、完整性和有效性的依据。

（2）签署技术。在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名，另一种是数字签名。

光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”。

（3）信息认证。电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，信息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是，先把电子文件信息分成一定的长度，利用分组密码进行信息认证。

（4）身份验证。为了防止无关人员进入系统，对电子文件用户进行身份验证。身份验证可使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。

（5）防火墙。这是一种访问控制技术，在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。实现防火墙功能所用的技术，主要有数据包过滤、应用网关和代理服务等。

（6）防写措施。目前，在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其作任何修改。这种不可逆式的存储载体，可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

（7）做好备份。将电子档案至少要复制一式三套，一套供查阅利用，一套封存保管作为备用，第三套异地保存，用以防止突发性事件。如火灾、地震、洪水、盗窃，甚至战争或自然因素的破坏。

2、采用通用和统一的文件格式

在保存电子档案时，确保电子档案与计算机操作系统及应用软件的长期兼容，把电子档案格式保存为通用、统一的格式，使得现在的电子档案能够更好地被未来的计算机操作系统和应用软件所兼容。

3、及时更新电子档案的文件结构

当操作系统更新时，确保电子档案的长期可读性，及时更新档案支持软件，并在不改变电子档案完整性、真实性、有效性的前提下，更新电子档案的文件结构，以适用新的“生存环境”，保证电子档案的长期可读。

4 结语

电子档案是信息时代的产物，是社会发展的必然趋势和需要。因此，还要不断研究电子档案管理和利用中存在的管理和技术上的问题，并加以迅速解决，从而在真正意义上实现安全、高效的科学管理和充分利用电子档案的目的，使之更好地为社会发展服务。

参考文献

[1] 王继龙. 浅议电子文件的原始性[J]. 科学之友（B版） ， 2006，（12）

[2] 唐雪妍. 浅谈电子档案的管理[J]. 兰台世界 ， 2006，（15）

[3] 李红梅. 关于电子档案管理的几点思考[J]. 山东档案 ， 2007，（02）