医院档案管理工作改进对策探析

陈爱娟

摘 要：伴随我国逐渐落实新医改方案，在新的形势背景下，医院管理工作面临着更高的要求和挑战。而在医院管理工作中，医院档案管理工作更是重中之中，对于医院而言是最为宝贵的财富。作为一种特殊的信息资源，医院档案管理是医院各项活动的历史记录，是医学宣传教育的主要资料和科学研究的重要基础，因此必须积极探寻可行对策来不断改进医院档案管理工作。

关键词：新医改；医院档案管理工作；对策；改进

作为一种可靠、有效的原始记录凭证，医院档案具有较高的权威性，而且在医院的日常运营中，医院各项管理制度的制定、技术革新工作、相关工作计划的制定等等均离不开医院档案的指导，因此不论是为了确保医院档案资料的完整性，还是为了提高医院日常运营的效率，都需要创新对策来改进医院档案管理工作，加强医院档案管理，使其更好地为医院健康有序发展服务。

1 医院档案管理的重要意义体现

医院档案管理工作不仅是医院管理工作的重要组成部分之一，更是关乎到医院的整体发展。尤其是在国家深化医疗改革的形势背景下，积极探寻对策改进医院档案管理工作，提高医院档案工作的效率和质量，这对于提升医院管理水平，推进医院健康有序发展都发挥着极其重要的作用。医院档案管理的重要意义主要体现在以下两个方面：（1）医院档案管理能够为医院的发展提供丰富的精神文化财富。一是医院档案能够对医院的发展发挥重要的导向作用[1]，同时也是医院开展各种宣传教育活动的内容基础。二是医院患者和民众能够通过医院档案资料更多地了解医院，从而提升对医院的信心，这同时也是一种激励，促使医院全体工作人员意识医院荣誉与个人息息相关。（2）医院档案记录着医院的发展历程、运营情况、医疗水平等等各个方面的信息，医院在改革发展过程中，就能够通过这些档案信息有重点地狠抓落实、有针对性地查漏补缺，从而不断优化制定的改革、发展举措，最终促进医院综合实力的不断提高。

2 改进医院档案管理工作的具体对策

（一）完善现有的档案管理制度

医院档案资料在借阅、交接的时候时常会发生丢失、损毁的情况[2]，因此改进医院档案管理第一步首先就应当对原有的档案管理制度予以完善，重新制定一套完整、健全的档案管理制度，加强档案管理制度的约束力度。在新的档案管理制度中，应当清晰明确规定档案归档范围、档案利用，档案保管方法、档案保管期限等各个方面的内容，并且由医院档案室来统一管理各个科室、各个部门、各个门类、各种载体的档案，以便医院档案管理与医院医疗业务同步考核、同步评价、同步发展。比如档案利用方面，应制定明确的档案借阅权限，只有达到相关权限级别的人员才能借阅相关档案自俩，并且制定严格的档案资料借阅手续，并规定借阅时间，以此来充分保证档案资料的安全性。针对违反档案管理制度相关规定的人员，必须依据相关制度落实处罚。

（二）与其他科室加强沟通协作

医院档案管理工作毕竟涉及到医院的各个科室和部门，因此如果仅仅依靠档案室独立作战，是难以提升档案管理工作的效率和质量的，因此医院档案管理工作应当加强和其他科室、部门的沟通协作。在具体操作中，医院档案室应主动与各个科室、部门之间建立起互动链接[3]，而医院领导层也应当督促医院各个科室、部门应及时将各项报告、信息、资料进行整理并提交给档案室，主动加强与档案室之间的协作配合。当档案室接手各个科室、部门提交的各项信息资料的时候，也应当及时对其进行整理审核、归类存档。医院档案室还可以借助医院信心网络系统来掌握各个科室、部门的发展状况、运行动态，并重点关注各个科室、部门在医疗服务工作中发生的各类特殊情况，异常问题等，并将其形成关键的文字记录，以供类似情况出现时给予其他科室、部门参考借鉴。

（三）对档案管理系统进行升级

为了进一步改进医院档案管理工作，提升医院档案管理工作的效率和质量，使医院档案管理工作更加契合新的形势需要，医院还需要对现有的档案管理系统进行更新升级，不论是软件系统还是硬件配置，都需要及时进行更新优化。医院档案资料室是医院各种实体档案资料的第一存留空间，是最基本的档案管理硬件系统。医院必须对医院档案资料室加强管理，才能为实体档案资料构建一个更好的存放空间。比如科学规划档案资料室的空间布局，确保档案柜等各种设施、硬件设备科学合理、井然有序，并形成专业化的档案功能分区。各个科室、部门的档案按照各自类别、属性分别归类存档、按照一定秩序进行存放，方便后續的档案查找。而在软件方面，医院应当进一步加强档案管理信息化建设，及时将先进的档案信息管理软件系统引进来，并逐渐形成档案信息电子资源数据库，从而实现医院档案信息的整合共享，将档案信息的系统性、共享性、有效性充分体现出来，在扩大医院档案信息资源的使用范围同时，方便医院各个科室、部门及时查询到所需档案资料，大大减轻相关人员的工作量。

（四）对档案管理人员加强培训

对档案管理人员加强培训主要可以从以下三个方面进行：首先，对档案管理人员加强政治思想培训。医院档案管理工作要求档案管理人员必须具备较强的专业素质和职业道德，必须具备爱岗敬业的工作精神和严谨认真的工作态度。医院可以通过开展各类政治思想培训活动来提高档案管理人员对政治思想觉悟，让档案管理人员将档案管理工作这项平凡的工作当成一项党的不平凡事业来对待，将爱党、爱国、爱医院的热情体现在医院档案管理工作的各个环节的落实上。只有当档案管理人员深深热爱上档案管理工作，才会形成较强的内动力[4]，爱岗敬业，自觉做好档案管理工作。其次，对档案管理人员加强专业知识技能培训。档案管理人员的专业知识技能一般是指对档案收集、整理审核、归类存档等相关内容的熟练掌握。医院可以通过开展各类专业知识技能培训活动或者以学术交流会的形式对医院档案管理人员进行定期培训，不断提升其专业知识技能和业务水平。最后，对档案管理人员加强信息技术培训。伴随计算机信息技术的飞速发展，档案信息的载体也逐渐呈现出了多样化的局面，纸质档案资料已经无法适应现代化的发展趋势，而电子档案因其存储性强、便利化等优势在档案管理工作中所占的比例越来越重。因此医院在对档案管理人员进行常规的业务技能培训的同时，还应当对档案管理人员加强信息技术培训，增强档案管理人员的电子档案信息管理能力，使档案管理人员满足医院档案信息化建设的需求。

3 结语

综上所述，医院档案管理是一项长期、复杂的工作，更强调管理工作的有效性和全面性，是医院管理工作的重要组成部分之一。然而仍然有许多医院吗没有充分认识到医院档案对于医院发展的重要作用，从而使得医院档案管理工作边缘化。为此本文着重分析了医院档案管理的重要意义体现，并从完善现有的档案管理制度、与其他科室加强沟通协作、对档案管理系统进行升级、对档案管理人员加强培训四个方面提出了改进医院档案管理工作的对策，希望能借此推动医院档案管理工作的进一步优化。

参考文献

[1]尹蕾.医院档案管理人员素质建设的途径和策略探究[J].中国卫生产业，2015，（07）：135-136.

[2]张惠君.强化医院档案管理促进医院科学发展[J].黑龙江史志，2015，（09）：197.

[3]宋家杰.试析优化医院档案管理质量的有效措施[J].中国民族博览，2015，（11）：255-256.

[4]许传艳.新医改下医院档案管理的改进方法[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，（12）：60.