档案管理数字化的优势及对策

王鲁生

摘 要：妇幼保健档案管理数字化具有重要作用，不仅顺应时代发展要求，还能提高管理服务水平和档案管理效率。但目前妇幼保健档案管理数字化存在不足，思想重视不够、资金投入不足、人员素质偏低。为弥补这些不足，促进妇幼保健档案管理数字化，提升档案管理水平，应该采取有效的改进对策：提高思想认识、加大资金投入、提高人员素质、完善规范标准，并注重管理监督，确保妇幼保健档案管理数字化和管理水平提升。

关键词：妇幼保健档案；管理；数字化；规范标准；安全管理

新时期，计算机和信息技术被广泛应用到妇幼保健档案管理工作当中，不仅推动档案数字化建设，还有效提升档案管理工作水平，对提升档案管理服务质量，满足人们获取档案信息资源需要也具有重要意义。但目前在实际工作中，由于相关制度不完善，管理制度不健全，技术措施没有严格被落实，导致妇幼保健档案管理数字化建设和档案管理存在不足，应该采取改进和完善对策。文章探讨分析妇幼保健档案管理数字化建设与档案管理的意义，指出存在的不足，并提出完善对策，希望能为档案管理和档案数字化建设提供启示。

1 妇幼保健档案管理数字化的优势

在计算机技术和现代信息技术不断被应用到妇幼保健档案管理的时代背景下，档案管理水平不断提升，对满足人们使用档案资料需要，提升档案工作服务质量也具有重要作用，其重要意义体现在以下方面。

1.1 顺应时代发展要求

新时期和新形势下，信息技术和计算机技术突飞猛进，并在妇幼保健档案管理工作中逐渐得到广泛应用，给传统档案管理方式带来变革。在这样的背景下，应该推动档案数字化建设，实现提高妇幼保健档案管理水平的目的，更好顺应时代发展趋势，满足管理需要。

1.2 提高妇幼保健档案管理服务水平

数字化时代背景下，管理人员注重加强自身修养，利用计算机技术检索和查阅档案资料，满足妇幼保健档案管理需要。并结合使用者的不同要求，为他们提供个性化服务，满足用户需要，促进管理服务水平提升。

1.3 提高妇幼保健档案管理利用效率

信息技术支持下，妇幼保健档案管理方式得到转变，能根据用户需要，迅速、便捷的搜集档案信息资源，满足使用档案信息资源的需要。进而避免查阅纸质档案的复杂环节，可以为用户提供迅速、便捷的服务，促进管理水平提升。

2 妇幼保健档案管理数字化存在的问题

虽然在妇幼保健档案管理工作中，落实相关制度，推动档案数字化建设具有重要作用，但由于相关制度不完善，一些管理人员素质偏低，现代信息技术没有严格落实，导致档案数字化建设和管理存在不足，存在以下问题。

2.1 思想重视不够

一些妇幼保健档案管理人员对数字化建设不重视，仍然采用传统方式开展档案管理，局限于采用人工方式进行资料收集、编号、整理和归档。忽视现代信息技术的应用，未能建立有效的数据库，不利于档案数据和信息资料查询，不仅难以推动档案数字化建设，还影响档案管理水平提升。

2.2 资金投入不足

数字化建设和档案管理水平提高，离不开相应的资金投入。计算机设备购置、数据库建设、管理制度建设和落实、管理人员积极性调动等各项工作，都离不开资金投入。但一些单位对该项工作不重视，资金投入不足，资金管理不到位，对数字化建设和档案管理水平提升带来不利影响。

2.3 人员素质偏低

提高妇幼保健档案管理人员信息技术应用技能和管理水平是必要的，但目前相关人员素质偏低，思想观念比较落后，未能严格遵循规章制度。或者责任心不强，缺乏奉献精神，不利于促进管理水平提高。应该加强管理培训，实现提高妇幼保健档案管理水平，推动档案数字化建设的目的。

3 妇幼保健档案管理数字化的对策

为弥补实际工作存在的不足，推动妇幼保健档案信息化建设，实现有效提升档案管理工作水平的目的。根据存在的不足，笔者认为可以采取以下完善对策。

3.1 提高妇幼保健档案管理思想认识，推动数字化和管理规范化

管理人员必须提高思想认识，明确管理目标和要求，注重信息技术应用，推动档案管理的数字化建设进程，促进管理水平提高。充分认识数字化建设的必要性和重要性，并在制度、人员、资金等方面加大支持力度。同时做好宣传工作，营造良好的工作氛围，制定切实可行的妇幼保健档案管理计划，推动档案数字化建设顺利进行。

3.2 加大妇幼保健档案管理资金投入，满足数字化建设和管理需要

增加资金投入，为计算机设备购置、数据库建设、管理人员工作、制度建设等提供资金支持，满足各项工作需要。这是加快数字化建设，提高妇幼保健档案管理水平的必备物质条件，有利于加快档案数字化建设进程。改变管理设备落后的局面，增加设备购置投入，包括扫描仪、光学仪器、服务器、数据库、网络安全防御系统建设等，有效满足档案数字化需要。

3.3 提高妇幼保健档案管理人员素质，推动档案数字化建设

重视基础扎实，业务技能强的档案管理人员引进，有效掌握信息技术的应用技能。从而顺应网络化、数字化发展需要，促进传统的妇幼保健档案管理方式得到根本转变。加强档案管理人员培训，提高信息技术应用水平，完善培训制度，丰富培训内容，包括档案管理理论、计算机技术应用知识、数字化建设、现代管理理论等，促进档案管理人员综合技能提升。注重妇幼保健档案管理新技术、新设备和新方法的培训，提高信息化技术应用技能，有利于档案数字化建设和档案管理水平提高。

3.4 完善妇幼保健档案管理规范标准，有效指导管理工作

实现档案管理数字化建设的标准化、规范化是不可忽视的内容，也是重点和难点内容。要注重现代信息技术应用，对妇幼保健档案管理的格式和内容进行更新，实现档案的自动化管理，达到提高管理水平的目的。对库存档案整理和著录，建立档案管理信息库，构建妇幼保健档案管理和信息服务综合平台，为管理、检索、查询、数据更新创造条件。并加快档案管理信息化建设标准和制度的研究，促进管理水平提高，有效推动档案数字化建设进程。

3.5 注重妇幼保健档案管理监督，确保档案数字化和管理安全

注重知识产权保护，提高妇幼保健档案信息安全防范意识，重视计算机档案信息系统管理，重视日常监督管理工作，保障数据库和档案信息的安全。注重电子文件的管理工作，保障电子文件安全、真实和完整。管理过程中应用防火墙技术、密钥技术、访问控制技术等，确保妇幼保健档案信息网络传输安全。并严格落实档案管理的安全制度，预防存在的不足，促进管理水平提高。

4 结束语

信息技术和计算机技术取得不断发展和进步的前提下，妇幼保健档案数字化趋势越来越明显，对提升档案管理水平，有效规范档案管理工作具有重要作用。日常工作中应该认识其重要意义，明确存在的不足，然后有针对性的采取改进和完善措施。并注重总结经验，提高工作人员的管理水平和信息技术应用技能，从而推动妇幼保健档案管理水平提升，促进档案数字化建设，为人们提供更为优质的服务。

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