新形势下科技档案管理工作存在问题及应对对策探究

伯金辉

摘 要：科技档案的管理是一项具有很强技术性、专业性的管理工作。近些年来，我国的科技档案管理水平日益提高，但受许多影响因素的制约，新形势下的科技档案管理工作尚存在不少亟待解决的问题。本文将从科技档案管理存在的问题入手，对此展开深入的探讨，进而在此基础上提出相应的应对对策，以供参考与借鉴。

关键词：科技档案；影响因素；问题；应对对策

科技档案是各个科研组织、社会组织在科研生产活动中形成的应当归档的文字材料、图纸、影像、录音等，是具有重要价值的科技文件，在科技生产建设的过程中具有重要的指导作用。科技档案的管理是一项具有很强技术性、专业性的管理工作，只有深刻把握科技档案具有的特性，认清新形势下科技档案管理工作存在的问题，才能探寻可行的应对对策来有效提高科技档案管理的管理质量和管理水平。因此我们有必要对科技档案管理工作存在的问题展开深入的研究和分析，不断提升科技档案管理的管理质量和水平，以此来实现科技档案的更好利用，使其更好地为科研生产服务。

1 新形势下科技档案管理工作存在的问题

（一）档案管理的重视程度不足

科技档案管理工作是处于科研生产流程的最终环节[1]的，由于不能产生直接的经济效益，这就很容易导致各个科研组织、社会组织将主要的精力投入到产品的研究开发和生产销售上，从而给予档案管理工作的重视存在不足，造成科技档案的归档率不高。比如一些大型的科技项目或活动开发产生的档案，许多仅仅是保存立项相关的档案，而忽略了保存能够切实反映项目或活动研究开发过程中产生的各种原始记录。[2]而且在这样的氛围下，部分科研人员由于没有充分认识到档案的重要性，因此归档意识薄弱，缺乏归档的主动性、自觉性。倘若档案管理人员不主动向其催要，常常会出现延期归档的情况。有的科研人员为了工作方便不愿意将自己收到的文件归档。还有的科研人员不放心将科研过程中取得的科研成果交给档案管理人员管理，片面地认为归档后自己取得的科研成果就成为了公有财产，还是自己保管方便而且放心，当理应归档的一些核心材料都留在科研人员自己手中的时候，不仅容易造成许多珍贵档案资料的遗失，而且对档案归档的时限性以及档案的完整性产生了严重的影响。

（二）科技档案管理呈分散状态

从目前科技档案的管理工作现状来看，由于许多单位片面地认为档案由各个部门分别保管更为方便，甚至一些科研人员总想将科研成果掌握在自己手中，这就使得许多单位的大量科技档案资料分散在各个部门以及各个科研人员手中。许多科研项目常常包含一些关键数据和真实数据，如果分散管理，很容易使得这些档案资料被篡改加工或被隐性化，这样的档案资料由于缺乏可信度，将失去自身存在的价值和意义。

（三）科技档案的利用率较低

就目前而言，科技档案的利用率事实上与社会的实际需求之间尚存在一定差距。科技档案管理工作由于在各个管理环节中存在的不配套、不衔接等诸多问题，使得科技档案管理工作从整体上难以实现质的突破。此外，科技档案的管理部门、管理人员、软硬件设施、制度规范等方面尚不能完全适应信息时代的要求，使得科技档案管理的信息化建设进程仍然较为缓慢，因此需要尽快建设健全完善的科技档案服务体系，以此来实现科技档案管理工作与信息技术的有机融合，从而使科技档案满足时代发展与社会进步的需求。

2 应对科技档案管理工作存在问题的对策

（一）强化科技档案的管理意识

首先，各个单位的领导层应充分认识到科技档案的重要价值，转变观念，提升对科技档案管理的重视程度，积极采取各项措施在单位形成一个科技档案管理良好氛围，使进而使全体人员在潜移默化中转变思想观念和档案意识，使他们真正意识到科研生产与档案管理具有同等重要的作用。其次，应强化科技档案管理意识，这是做好科技档案管理工作的前提。要强化科技档案管理，需要从全员入手，要求单位的各个部门、各个岗位树立全员档案意识，彼此之间加强配合协作。科技档案管理是单位储存、利用科技档案信息的手段和窗口，最终目的是为科研生产服务的，因此科技档案管理部门还应定期对全体成员开展科技档案方面的培训或讲座，使其充分认识到科技档案的重要性以及自身在档案管理环节中承担的职责，增强大家的归档意识。最后，应强化科技档案管理服务意识[3]。科技档案管理人员应积极创造便利的服务条件，主动为档案使用人员提供档案服务，使科技档案管理工作转化为科研资源，进而使科技档案管理工作产生良好的效益。

（二）健全科技档案的管理机制

健全完善的科技档案管理机制既是提升科技档案管理工作水平的根本举措，同时也是加强科技档案管理制度约束力度[4]的重要途径。科技档案管理工作毕竟涉及到各个部门以及各个科研人员，因此如果仅仅依靠档案管理部门独立作战，或者各个部门、各个科研人员分散保管科研档案资料，是难以提升科研档案管理工作的质量和效率的。因此档案管理部门应加强与各个部门之间的沟通协作。一方面单位领导层应督促各个部门、各个科研人员及时将相关科研信息资料提交给档案管理部门，主动加强与档案管理部门之间的写作配合；一方面，档案管理部门在接手各个部门、各个科研人员提交的科研档案资料的时候，应及时对档案资料进行整理审核、归类存档。此外，在新的科技档案管理机制中，还应当明确档案的归档时间、保管方法、档案利用等各个方面的内容。比如在档案利用方面，制定完善的档案资料借阅流程，并规定借阅时间，以此来确保档案资料的安全性。

（三）加快档案管理信息化进程

伴随计算机信息技术的迅猛发展，计算机信息技术在各个领域、各个行业获得了广泛的应用。而在科技档案管理中，档案管理信息化是科技档案管理发展的必然趋势，是科技档案服务社会的最佳手段和途径。各个单位应结合单位实际情况，制定科学的档案管理信息化发展方案，不断推进档案管理信息化进程。比如可以先建设科技档案信息化管理系统，后续再逐渐对管理系统进行不断的完善和升级。科技档案信息化管理系统应主要包含档案采集系统、档案管理系统、档案查询系统三个子系统，其中档案采集系统负责科技档案的快速采集工作，档案管理系统负责科技档案的整理审核、归类存档等工作，而档案查询系统则主要提供档案的查询、借阅等服务。相信科技档案信息化管理系统的建设完成，一定可以进一步提高科技档案的利用率，为科研生产提供更加准确、方便、快捷的档案信息服务。

3 结语

综上所述，科技档案管理是科技档案实现充分利用的基础，要想切实做好科技档案管理工作，需要各个单位，尤其是档案管理部门充分认识到强化档案管理的重要性，需要单位内各个部门以及各个科研人员的支持与配合，不断加强科技档案管理信息化建设进程。此外，我们还必须清楚地看到，伴随社会的不断发展，科技档案管理一定还会遇见更多的问题，只有档案管理工作者不断学习，不断探索，才能使科技档案管理工作不断迈上新的台阶。

参考文献

[1]闫宝霞.浅谈信息时代科技档案管理工作[J].黑河学刊，2013，（02）：175-176.

[2]加小双，张斌.欧美科技档案管理的经验借鉴[J].档案学研究，2016，（01）：25-31.

[3]宋敏.加强科技档案管理的几点认识[J].电动工具，2011，（01）：5-7.

[4]宋丽.我国科技档案现代化管理研究[J].湖北广播电视大学学报，2012，（02）：150-151.