建设工程档案信息化管理研究

摘 要：伴随着社会的不断发展，建设工程的数量也在不断增加。建设工程在建设过程中会形成大量的档案信息，这些档案信息对整个工程有较大的影响。对此，建设工程档案有效化管理便成为重要工作之一。为了提升建设工程档案管理质量，本文详细分析建设工程档案信息化管理的意义和策略。

关键词：建设工程；档案管理；信息化管理

伴随着社会现代化发展，信息化逐渐成为社会发展的主要导向，伴随信息化社会的逐渐普及，信息和信息技术在社会经济以及发展中有着非常明显的重要意义。建设工程档案中合理应用信息化管理是未来档案管理工作的必然发展方向，档案信息化管理是档案管理工作适应信息化社会发展的必然，同样也能够有效强化档案管理工作为社会服务的效果。构建建设工程档案信息化管理系统，不仅能够用于工程档案的管理，还能够控制物力人力资源的投入，从而优化工作效率。

1 建设工程档案管理信息化管理的含义

目前建设工程档案管理工作和工程本身的质量以及人们的住居有直接的联系，人们的生活与电、水、气、交通和住房有直接的联系，而这些设施设备的建设工程项目在建设过程中形成的各种档案的完整性、准确性，将会直接影响人们的生活条件和质量。对此，做好建设工程档案管理工作显得尤为重要。

以往整理建设工程的档案资料都是在项目完成之后进行统一性的整理，但是需要配备由多人专业人员所组成的档案编制小组进行统一性的编制和管理。此外，再加上目录是人工设计并制作，不仅会存在较大的成本资源投入，还会导致人力物力过多浪费。就目前而言，计算机技术仍然可能处于发展状态，借助当前的管理技术以及大容量数据库，把建设工程项目管理信息记录到数据库当中，并经过简单的操作便能够从繁琐的数据库当中准确的寻找到所想要查询的信息内容，借助显示屏清晰的显示出来，从而极大程度的降低资源的查找时间，优化查找效率。

建设工程档案信息化管理，构建电子信息档案，不仅能够规范建设工程档案资源的整理效率，节省资料编制的效率，查阅资料简便，还能够极大程度缩小档案馆的数量，降低建设工程档案资料整体人员的参与人数，优化工作效率。建设工程档案的信息化研发以及实施，有利于借助电子文档的编辑和整体软件，实现动态归档建设工程资料，便于目前的档案整理以及事后的档案调阅和共享等，帮助相关人员掌握建设工程档案的实际信息。由此可见，建设用工程档案信息化管理不仅能够降低成本、降低工作人员数量以及优化整理编制效率，提升档案使用质量等优势。

2 建设工程档案信息化管理存在的问题

2.1 归档文件不规范

近些年，工程项目的数量在飞速增长，同时规模也在不断托大，工程的结构形式、使用功能等也越发复杂，再加上大多数工程的建设周期非常长，涉及到多个审批部门，最终导致各个部门的工程技术资料之间存在重复、不衔接的问题，导致工程档案所归档文件不规范。

2.2 档案整体不规范

建设工程档案管理有较高的专业性需求。对此，对档案管理从业人员的工作能力有较高的要求，其不仅需要具备较高的档案管理专业知识，还必须要有相关方面的专业能力，假设对建设工程项目的基本流程不熟悉，其必然会存在接收文件不合理、不及时等现象，导致档案质量以及后续使用受到影响。

2.3 档案管理意识较弱

因为建设工程档案的收集归档并不完善、不及时，长期以来对建设工程的常规维护大多数都是依靠经验和记忆进行，平常发生问题时，因对建设工程档案的应用意识较弱，往往并没有真正解决问题，只是敷衍而过，这也导致各个部门的档案管理行为存在较大缺陷。

3 建设工程档案信息化管理的实施策略

建设工程档案信息化管理的实施与普及有许多优势，但是在实施方面有许多的困难，笔者认为，应当重点做好以下几个方面：1、准确建设工程档案信息化管理的管理程序，合理应用信息化资源。为了有效应用信息化技术，实现真正的信息化资源的全面应用，应当制定相应规范构建建设工程的管理手册以及修订、录入、审核、管理等几项工作流程；2、设计建设工程档案信息化管理手册，建立并不断完善信息化管理制度。就传统的档案管理制度而言，其最终目的是为了提升档案信息的查询、应用和共享便捷性、安全性，想要真正实现建设工程档案信息化管理，应当在原本的管理制度上进行合理的创新和改变，设计符合信息化时代运行需求的规范和制度。建设工程档案信息化管理制度是整个档案管理系统正常运转的基本条件，借助完善的制度约束并统一化档案信息的录入与调用、编码管理与体系、从而对建设工程项目实行规范化管理，猝死建设工程档案管理工作更加程序化、科学化、规范化；3、注重建设工程档案信息化管理的技术支持。想要实现并不断发展建设工程档案信息化，应当研发一整套完善的计算机管理系统，从档案信息的安全角度考虑，该系统还应当配备相应的技术防护能力。建设工程档案管理人员借助该系统，能够简单、快捷并准确的录入档案信息。同时，该计算机管理系统还应当具备检索功能，通过关键字、词、句的检索，快捷、准确的寻找到相应的信息化档案，从而为档案信息化应用提供便利；4、就传统的档案管理工作而言，大多数从事档案管理工作的基层人员其工作能力和素质并不相同，大多都有所差异，部分资历较老的工作人员虽然能够独立从事档案管理工作，但是其只能够在传统的模式下完成相应的应用与管理，在全新的档案信息化管理中的独立工作能力显然不足，无法胜任信息化时代之下的信息化档案管理工作。对此，可以明显发现，老资历员工对建设工程档案信息化管理并不能起到相应的扶持、支撑作用，所以专业性、技术性人才显得尤为重要。对此，信息化时代之下的信息化档案管理工作的发展重点必然是人才的培养，想要有效提升工作效率，优化信息化档案的建设质量，就必然需要有效提升从业人员的工作素质与能力，将工作重点放在专业性人才的培养方面，通过教育、培训等多种方法优化从业人员的工作能力。笔者认为，建设工程档案信息化管理目前处于初级阶段，可以通过挑选新的工作人员来保障管理团队的整体素质。例如，建设工程档案管理部门可以与高职学校联合，让高职学校培养更多的专用型人才，从而有效提升档案信息化管理从业人员的计算机应用能力。

4 总结

综上所述，建设工程档案信息化管理和常规档案管理模式相比，具备更多的优势，不仅能够极大程度的降低人力物力资源的投入，还能够有效控制管理工作的繁琐性和成本，从而优化档案管理的工作效率，提升工程建设的监督强度以及建设实际状况，进而提升建设工程信息化管理质量，实现现代化档案管理，促使建设工程持续稳定发展。

参考文献

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[3]莫斌. 建设工程档案信息化管理浅析[J]. 现代企业教育，2011，23：275.

作者简介

熊建坤，咸宁市公路管理局，本科。