机关档案室如何建立全宗卷

俞燕

摘 要：机关的档案工作是机关工作的重点之一，其中全卷宗的建设优势机关档案室建设的重点。本文以此为切入点，首先介绍了全宗卷的基本内容，然后介绍了全宗卷的建立方法，在介绍了机关档案管理工作中全宗卷建立的必要性，最后提出了机关单位的自身完善措施。

关键字：机关档案；全卷宗；管理模式

全卷宗是机关档案室在管理全宗档案的过程中形成的，能够说明全宗历史情况的各种文件材料所集中组成的专门案卷。它以全宗为单位，一个全宗只有一卷（或若干件），故称“全宗卷”。

1 全宗卷的基本内容

全卷宗是档案管理人员在进行工作的时候形成的文字材料，文字材料主要包含有各个方面的内容。主要有本机关的档案在立卷时候的情况说明、卷宗分类的方法、相关的鉴定方案、内容交接的凭条证据、进行销毁的内容清单、检查情况和全宗的说明情况等一系列的材料。全卷宗主要包含有以下的内容：

立卷时候的情况说明，他是指文字的处理部门对于文件的材料进行的文字说明，说明的情况主要包含有进行立卷的机构部门、机构人员的变动情况、案卷的内容、立卷的时间，数量等等内容。

立卷的分类方法主要是指机关负责档案管理的部门，按照机关的文件方法，对机关的各种文件进行分类保管，主要包含有分类的标准、层次以及编号方案。

鉴定材料，它是指对于档案的保管期限、保存的价值进行鉴别的材料。一般包含有鉴定的原则、鉴定的标准、文件的归档范围以及保管的期限等方面的内容。

内容交接的凭证，它主要是指在档案的管理活动中形成的文字材料和表册。机关的档案交接主要有三种情况组成。第一种情况是指机关各部门完成了立卷的工作之后，将成体系的卷宗交给机关的档案室进行保管；第二种是指机关的档案室向专门的档案室进行卷宗的交接；第三种是指撤销或者变换的机关向代管或者接受的机关移交凭证。

档案的销毁是指达到了保管的年限，经过多次的鉴别之后，不再需要保存，可以进行销毁的文字材料或者表册，如销毁审批、销毁签字等等内容。

检查记录是指对于保管的档案进行的日常检查，有定期的检查制度和不定期的检查制度两种。例如对于档案室的温度进行检查，对于档案的保管完整性进行的检查等等内容。

全宗的介绍是指介绍保存的卷宗的内容，组成情况等。

除了以上的分类之外，全卷宗还可以分为以下内容构成：全宗的介绍类、档案的收集类、档案的整理类、档案的鉴定类、档案的保管类、档案的统计类、档案的利用类、新技术的应用类和综合全宗类。

2 全宗卷的建立方法

全卷宗的建立是一个长期的过程，也是一项复杂的工作，需要牵涉到多方面的内容，对于工作人员的要求除了有基本的知识修养之外，还需要专业刻苦的精神。

在建立全卷宗的时候，我们首先需要进行对所有的材料进行管理，材料的集中管理是建立全卷宗的必备条件。全卷宗的集中管理主要包含有以下几个方面的内容：在档案的收集管理过程中形成的数据材料、档案进行移交的目录、在进行档案归档的时候进行的各种档案的归档分类的方法、在档案进行保管的过程中形成的各种原始的数据内容、在档案的管理过程中运用等多方面的内容数据、在长期的管理过程中形成的各种管理数据、管理的制度、管理的内容等等。以上的内容对于全卷宗的建立具有积极的作用，可以促进对全卷宗的有效管理。

从全卷宗的机构层次的管理上，我们可以发现全卷宗的归档需要进行详细的规划，对于归档和管理需要做到尽善尽美。对于卷宗的管理人员来说，在进行管理的时候，需要对不同的档案进行划分，可以按照年代进行划分，按照时间的先后顺序进行排序，方便日后的查阅。

在进行文件管理的时候，我们还需要制定专门的管理分类的方法，使得管理更加具有效率。我们可以采取合理化的原则，将每一份的档案材料按照文件夹的方式进行管理。对于卷宗材料我们可以按照细线进行订制，并对文件进行编号管理，在编写完成之后，再用专门的归档章在每页的右上角进行盖章，在归档章的内，需要注明时间，文件号码和归属等多方面的信息。

在进行全卷宗管理的时候，我们还需要编制一个完整的卷宗材料目录。由于全卷宗中包含有众多的材料，这些材料都有自己的个性，在时间、性质、类别等多方面都具有不同。为了方便以后的调阅，需要编排一个完整的目录，使得人们在查阅卷宗的时候一目了然。

在最后，对于成体系形成的全卷宗材料，需要按照标准的顺序将卷宗排列好，并将它们进行分类，避免出现混乱的现象。

以上的方法是建立合理卷宗的基本方法，各个环节之间相互配合，相互衔接，共同构成了一个完整有序的卷宗。

除了以上的规定外，我们还需要掌握全卷宗的编制原则，在编制全卷宗的时候我们需要坚持以下几方面的原则：

第一，在进行全卷宗的编写的时候要坚持以全宗为单位的原则。

第二，在整理全卷宗的时候，务必要将所有的材料整理完整，使得全卷宗可以如实的反映事件的原貌。

第三，在全卷宗的整理的时候，应当坚持合理分类的原则，做到管理科学。

3 机关档案管理工作中全宗卷建立的必要性

在当前的机关工作中，机关的档案工作放在了一个非常重要的位置。在党的十八大以后，机关的工作变得日益的复杂，全卷宗的管理也变得愈发重要。建立全卷宗的管理具有以下几个方面的必要性：

第一，可以客观的反应机关单位档案管理的全过程。全卷宗的建立实质上是对所有的档案进行归类管理的过程，在对档案进行统一整理的过程中，需要我们进行统一的归纳，将档案管理的前期到后期的整个过程进行有效的管控，使得整个机关的档案管理工作进程得到全面的细分，还可以掌握机关的整体工作状态，这也可以促使机关发现自身的问题，改进工作的方式。

第二，可以更加有效地查询档案信息，促进档案信息的合理运用。档案管理的一个重要的方式就是对各种档案进行有效的储存，为以后的查阅提供有效的途径。在进行途径建设的时候，我们可以采取系统、规范的档案归档管理方式，使得不同种类的案件得到有效地安置，减少档案遗失或者档案的信息不完全等现象，保证各类的档案可以保证完整，整个全卷宗的体系得到完善，使得全卷宗成体系的建设完成。这些前期的工作做好做细，可以很好地为以后的工作打下坚实的基础，方便以后的查阅。

第三，充当后备资源。在机关的工作中，机关档案室建立全卷宗档案具有积极的作用，他对于机关的日常工作具有现实的意义。其一，在各个机关的向上一级的机关移交档案的时候，可以将已经成体系的全卷宗作为一个材料，方便各个机关的编写，可以做到直接取数据，直接取材料，甚至对于时间跨度短，数据没有变动的全卷宗，可以直接移交给上一级的档案管理机关或者上一级的单位。其二，对于档案学的研究工作提供直接的素材。全卷宗的管理实质上就是对于档案信息的集中管理，是一种全新的档案管理模式，他是时代发展的产物，是历史的必然选择。除了以上的优点外，建立机关全卷宗的管理还可以有效地为我国的档案事业的进一步发展做出贡献。

四、机关单位的自身完善措施

全卷宗的实施者就是机关单位，对于现在的全卷宗的工作需要多方面的完善。第一，需要进行思想认识的深化。将全卷宗的工作落实到机关各个工作人员当中，是每一个人都担当相应的责任；第二，强化对档案管理的人事管理，维持档案管理人员的稳定性，并进行人员储备工作，调动档案人员的积极性，加大对档案人员业务能力的培训，促进机关档案人员的培养；第三，积极发挥主管部门的领导能力，促进全卷宗的有效管理；第四，严格落实档案管理工作，提高档案管理的标准化，制度化，加大培训的力度，促使档案管理上一个新的台阶。

参考文献

[1]王威琴.机关档案室如何建立全宗卷[J].档案，2010（01）：57.

[2]唐丽英.机关档案工作规范化管理认证对策[J].档案管理，2012（06）：90.