浅谈公证文书立卷归档工作

马楠

摘 要：公证处档案工作的最重要内容之一就是公证文书档案工作。它是档案管理中不可或缺的一部分。只有认真的做好公证档案的立卷和 归档，严格规定借调和查阅制度，妥善地保管和利用公证文书，才能让公证档案更好地服务于社会主义事业。本文就公证文书立卷归档工作中存在的问题以及解决方案进行了一系列的分析。

关键词：公证文书档案；管理工作；问题分析；解决措施

在1988年，国家档案局就制订了《公证文书立卷归档办法》和《公证档案管理办法》两个专门性文件，它们成功的规范了公证档案的收集，整理，立卷和归档。这就表明了公证文书的立卷归档工作是有法可依的。然而，我们在检查和指导公证文书立卷归档时却发现，由于公证员和兼职档案员的对档案专业知识的学习并不透彻，导致在公证文书立卷归档工作中就出现了以下几个方面的问题：

1.1 对文书材料的收集不齐全

根据《公证文书立卷归档办法》规定，公 证机关受理申请后，公证事项的承办人就应开始收集各种证明材料，记录并整理谈话笔录，调查材料，制作公证文书等，并着手立卷的准备工作。公证事项办理结束或后，由承办人检查该公证事项的全部文书材料并且进行立卷归档工作。立卷时要补齐遗漏的证明材料，删除不必要的立卷归档材料。但是在实际工作中，由于公证人员没有养成良好的归梢习惯，多数公证案卷都是在兼职档案员的再三催促下才立卷归档的，往往是有便归档， 无便放弃。这样就造成了主要文书材料能够及时归档（如：公证文书，公证申请表，当事人的谈话 笔录，公证事项报批表等。）而有些证明材料则难以齐全（如：当事人应提供的有关证明性材料， 公证处审查，调查所取得的证明材料等）这样就形成了案卷内档案材料不能齐全完整，这和已形成的案卷与规范要求尚有差距。

1.2 公证档案立卷的不规范

由《公证文书立卷归梢办法》得知，公证档 案按年度和一证一卷，一卷一号的原则立卷， 同一当事人为同一目的而办的数项公证，可 合并为一卷。而实际组卷中，并不是这样的。现实中存在着同一当事人为不同目的而办的数项公证合为一卷；不同当事人为同一事由而办的数项公证合为一卷。

1.3 档案分类定位不精准

《公证文书立卷归档办法》显示，公证档案的分类原则是：凡涉及公民个人的人 身关系，财产关系的公汪事项，包括保管遗嘱和其他文件事项，均列为民事类；凡涉及经济 活动的公证事项，无论当事人是法人或自然人，均列为经济类；凡当事人或文书使用地有 涉外因素的公证事项，均列为涉外民事或涉 外经济类；其他则列为国内民事类或国内经济类。然而在我们的检查中发现，公民个人的人身关系，财产关系，如遗嘱公证，遗产公证等案卷，既被分为了国内民事类，又被分为了国内经济类的现象。

1.4 档案的期限划分不准

《关于机关档案保管期限的规定》强调， 公证档案的保管期限划分为永久，长期，短期 三种。永久保管的公证档案，一般是变更人身权利，义务关系方面或涉及不动产所有权转 移方面的，需要长远利用，查考的公证事项。 长期保管的公证档案，一般是涉及不动产事 务方面或合同履行超过十五年等公证事项的 档案。在较短的时间内查考，利用，作为证据 保存而无保存价值的，以及合同履行期限在 十五年以下的公证事项的档案，均列为短期 档案保管。但是我们在检查中发现：同一事由同一承办人员划定出不同的期限；同一事由不同的承办人划定出两种以上的期限；长期划为 永久或短期划为长期的现象较为常见。 此外，还存在着总登记簿登记不及时，造成公证发文号编制随意性较大，出现了 重号 漏号等现象。而且，公证发文 号没有确立固定的编制方法，造成公证文号 年度与年度编制不一致，无延续性。 存在以上问题主要原因：一是少数公证 人员对两个《办法》学习理解不深，不透，业务 水平尚不能满足工作需求；主要承办人对公 证文书立卷归档监督，检查的力度不够。二是 公证及档案部门组织开展公证档案业务知识 学习，培训较少，对公证文书立卷归档工作检 查，指导力度不够。三是公证及档案部门对公 证档案出现新情况，新问题研究不够，没有根 据公证业务的拓展和变化，及时调整，修订分 类方案等。

2 公证文书档案工作中存在问题的解决

2.1 抓学习培训

学习，培训是公证人员提升档案业务技能最基本的方法。公证文书制作以及公证档 案的形成是由具体公证员操作完成的，公证 档案的质量与公证员的档案业务知识密不可 分。因此，加强对公证人员档案业务知识的学 习，培训就显得十分重要。公证部门因根据本单位工作特点，尽量多的组织安排档案业务知识培训。而公证人员也要自觉学习档案业务知识，来增强自己的理论基础。尤其是新上岗的公证人员，应及时安排档案业务培训，就算没有时间，也要发放公证档案业务规范，讲清重要性，使其自学。只有加强对公证员档案业务知识的学习培训，才能从根本上保证 公证档案质量。

2.2 抓检查监督

确保每一份 公证档案规范，齐全，完整的有效措施是认真组织案卷质量检查。。《公证 文书立卷归档办法》规定，公证文书的立卷归 档由承办人负责，归档前由公证事项的主要 承办人负责立卷质量的检查。公证承办人员 从公证事项办理结束起就应检查，整理文件 材料，补齐遗漏的证明材料，去掉不必归档的 材料。主办公证员必须履行职责，认真监督检 查，确保案卷质量。部门档案员平时要加强立 卷指导。档案在移交进库时，部门档案员必须 对每一份档案进行认真仔细地检查，对质量不合格的案卷，应该退还重新整理。

2.3 抓整体协作

公证档案应该受到公证和档案部门的高度重视。公证部门要经常 与档案部门相互联系，取得档案部门的支持；档案部门也要主动为公证部门提供服务，共同做好档案工作。并根据公证业务的变化，及时调整，修订分类方案，及时的对公证人员进行专业培训；要做好立卷归档跟踪指导工作，从一开始就严把案卷质量关。

3 结束语

总而言之，国家重要的专业文书之一就是公证机关的公证文书，它是由公证机关进行公证活动和当事人从事民事活动的真实记录所形成的，具有重要的考查价值，是国家档案重要的组成部分。所以公证和档案部门要加强公证人员的档案专业教育，提高公证人员档案意识，使公证档案工作再上新的高峰。