浅谈国有企业档案管理工作存在的问题及对策

傅育利

摘 要：档案管理是国有企业管理活动的重要组成部分，对企业生产、经营具有重要的指导价值。但当前，国有企业档案管理普遍存在档案管理人才紧缺、档案信息开发滞后、档案法制观念不足、电子档案管理滞后等问题，亟需企业加以改进和调整。基于此，本文分析了国有企业档案管理存在的问题，并提出了几点改进对策，以期为相关档案管理人员提供借鉴和参考。

关键词：国有企业；档案管理；档案管理员；档案法制意识

档案是企业在各项经营管理活动中形成的各种文件资料及电子数据的总和，是企业历史面貌的真实记录和反映。国有企业开展档案管理工作，可以为企业文化建设、经营决策及技术发展提供强大助力，促进企业的良性有序发展。因此，研究国有企业档案管理问题具有重要的现实意义。

1 国有企业档案管理工作存在的问题

1.档案管理人才紧缺

为了加强企业的档案管理，很多企业都安排办公室管理人员兼任档案管理员。一般来说，这些兼职档案员除了档案管理工作还要承担其他的工作，很难将过多的精力放在文件材料的收集、整理、归档上。而且这些人员往往缺乏档案管理专业知识，有的虽然有经过上岗培训，但后续没有对其进行相关业务知识的再培训，最终导致企业的档案管理工作混乱，整体管理质量较低。

2.档案保管设施落后

档案库房本来应是管理规范、环境良好的地方，然而在实际工作中，有些国企宁肯在其他工作中完善硬件设施，也不愿在档案室添置新设备，导致大部分档案室设备简陋，有些国企甚至都没有专门的档案室，档案资料长期与一些杂物存放在一起，档案资料霉变、虫蛀、损毁现象时有发生。

3.档案信息开发滞后

第一，企业在分析档案信息的同时不能编制参考资料。第二，档案信息开发方式较为落后，且开展途径较少。第三，企业对信息开发与经济效益之间的关系了解尚浅。某些企业为了达到检查标准，可能随便选人参与编制研究工作，这导致研究的产品层次较低、质量较差且实用性不强。有的企业虽然选题较好并且紧跟时代潮流，但也会因为编制研究时间过长而导致该项工作无法发挥其应有的作用。

4.电子档案管理滞后

电子档案在管理过程中主要有以下问题：第一，电子档案对软硬件的依赖性较强。电子档案依赖计算机和各种信息技术进行操作和管理，如果计算机硬件出现问题或者网络出现问题，电子档案的管理工作将很难继续进行，这说明电子档案管理的独立性较差。第二，信息的固定性和客观性较差，在计算机和网络上，信息的修改和增减是很方便的，这在一定程度上影响了信息的稳定性。

2 国有企业档案管理工作的改进对策

1.加强档案管理人才培养

档案管理人才是连接档案和档案利用者的纽带，因此，加强档案管理人才的培养，提高档案管理人才的综合素质，对企业的发展具有重要意义。首先，有能力的企业应配备专职的档案管理人员管理企业的档案，档案管理人员应该熟悉企业档案管理的流程和规范，在档案的接收、整理、归纳、保存和上架等各个环节都应该进行严格把握，并将各类信息及时录入到计算机中。其次，企业应该重视对档案管理人员的后续教育和培养，在经济和技术快速发展的当前社会，新的行业领域不断形成，给企业的档案管理工作提出了更大的挑战。最后，档案管理人员自身也应该积极学习，努力拓宽自身的业务范围和知识面，及时了解与档案管理工作相关的各领域的发展现状，努力提高自身素质，运用新技术和新理念进行档案管理工作，实现单一档案管理向复合型档案管理的转变。

2.加大档案库房建设投入

档案库房是档案室保存档案的基地，是为保护档案提供基本物质条件的重要场所，是档案保护技术中最重要的也是最基本的一项内容。档案库房建筑为档案保护技术中长期起作用的因素，它为档案保护提供了最基本的物质条件，档案库房建筑的好坏直接影响到档案的保护条件，库房设施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温，做到“三室分开”，即库房、阅档室、办公室三室

分开。

3.增强档案法制意识宣传

档案管理的法制建设工作在很多国企中都得不到应有的重视，甚至有的企业完全没有开展法制建设工作。增强档案法制意识，是做好企业档案工作的基础。做好企业档案工作着重要从“提高认识、强化制度”上下功夫，使依法治档深入人心。首先是提高执法的认识，要大力宣传《档案法》等国家法律法规，做到知法、懂法，明确执法的严肃性，提高工作的自觉性，从而解决和杜绝档案工作可有可无等错误思想。其次要提高重要性的认识，借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。企业领导和档案管理人员对档案工作重要性的正确认识是推进和搞好档案工作的重要基础。

4.完善档案管理规章制度

国有企业要有效解决档案管理分散、移交不全的问题，最重要的是要根据企业的实际情况制定完善的企业档案管理规章制度，同时结合企业的发展战略对该项制度进行完善和补充，以使各项制度都与企业发展策略相吻合。另外，加强企业档案管理工作的宣传力度也是很重要的，通过宣传，企业应让各部门都能认识到企业档案管理工作的重要性和其对企业发展的意义所在，让各部门员工积极配合档案管理部门对档案信息进行完善和补充，及时把档案移交档案室，促进档案室文件的齐全和完善。

5.强化档案的信息化建设

强化档案的信息化建设不仅能提高企业对档案的利用效率，还能为企业的运行和发展服务，因此，企业应该对档案的信息化建设提起高度重视，将档案现代化建设提上企业管理日程。首先，在档案的信息化建设方面，企业应该加大资金投入力度，改善档案管理工作的硬件设施，例如计算机、打印机、扫描机等硬件设备，其次，企业还应购买一定的档案管理软件，并根据需要对软件进行及时的更新和升级，运用现代化管理手段逐步实现档案信息的全文检索，迅速、准确地进行档案管理工作。

6.注重档案资源开发利用

企业档案是很重要的信息资源，不仅可以发挥档案自身的价值，为企业发展提供依据，还能帮助企业管理者进行决策和管理战略的制定。因此，企业在进行档案资源开发的时候，要积极转变思想，将企业档案的开发利用工作提上工作日程，在物质和人力资源等各方面给予充分支持。档案室要结合自身的室藏情况，积极开展档案的编制和研究工作，挖掘有效的档案资源和信息，积极对档案进行深层次的开发，为公司的发展提供保证。

3 结语

综上，国有企业的档案管理工作是一项长期且重要的任务，为了规范企业的档案管理工作，相关管理人员必须对现代化档案管理工作提起重视，加大资金和人才投入，完善档案管理规章制度，强化档案的信息化建设，促进企业档案管理的现代化发展，使其更好地为企业发展服务。

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