人事档案利用工作的意义

沈春萍

摘 要：人事档案工作曲家旨，是开发人事档案信息资源，提供档案信息为人事工作服务，为社会主义建设事业服务，为了实现这个宗旨，人事档案管理者向利用者传递档案信息的工作，叫做人事档案助利用工作，它是人事工作的重要组成部分。其基本内容是通过各种方式直接提供人事档案材料和有关人事问题的咨询服务。

关键词：人事档案；利用工作；意义

人事档案工作除了业务检查、监督、指导外，一是基础工作，包括收集、鉴别、整理、保管、统计；一是利用工作。利用工作是建立在基础工作之上的。利用工作在整个人事档案工作中层主导地位，是最富活力的中心环节，集中体现了人事档案工作的服务思想和服务方向。通过利用工作，档案的固有作用才得以发挥，各项基础工作的效果才能最终得到体现。失去利用工作，档案材料无异于废纸，基础工作也成徒劳，正确认识利用工作的地位和作用，努力做好利用工作，充分发挥人事档案在人事工作和社会主义物质文明、精神文明建设中的重要作用是十分必要的。

1 人事档案利用工作是合理地培养和开发人力资源的必要条件

人是世间员最宝贵的因素，我国的社会主义建设事业，需要大量的有理想、有道德、有文化、有纪律的各个方面各个层次的人才，如政工、行政、企业管理、科教文化人才，等等。怎样根据这种客观的人事需求和各人的不同情况，使之适得其所，充分发挥他们的德才优势和积极性，为社会主义事业做出更多的贡献呢？只有“知人”方能“善任”。利用人事档案是“知人”的重要途径。人事档案对人的经历、学业、工作能力、业务水平、奖励、任免等主要情况都有分门别类的记载。通过各种方式提供利用，考察、培养、使用人便有了一定依据，使人才资源的开发建立在可靠的科学基础上。这也有助于克服育人用人的盲目性，纠正任人唯亲、排斥异己等以权谋私的不正之风。这个作用只有通过利用工作才能实现，是其他任何环节工作代替不了的。

人事档案工作者要以高度的社会责任感，积极而又稳妥地做好利用服务工作，使人事档案的内在价值充分表现出来，把“死“材料转化为“活”信息，为社会主义现代化建设事业所用，这是时代和人民赋予人事档案工作者的重要职责。

2 利用是人事档案工作的出发点和归宿

人事档案的价值和人事档案工作的目的全在于利用，没有利用，人事档案及其工作便失去存在的意义，发展也就无从谈起。利用的这个目的性渗透于人事档案工作的全过程，从收集到保管，从统计到转递无一不是为了利用，而且各环节工作的效用要靠利用工作来最终实现。利用工作搞得怎样，是衡量一个档案室工作好坏的主要标志。因此，利用工作是人事档案工作的出发点和归宿，也是最活跃最有生命力的因素。

3 利用工作是促进人事档案工作自身发展的决定性因素

人事档案工作的发展有赖于两个因素，一是社会对人事档案利用的需求，二是做好内部各项工作，更好地服务于社会需要。这两个因素的作用，都是通过利用工作来发挥，来促进的。离开利用工作，社会需求无法满足，服务于四化建设就是一句空话，自身的发展也就不可能。利用工作又是服务的窗口和联系利用者的桥梁。人们对人事档案的价值和对这项工作的意义的正确认识，不是自发产生的，是在利用档案的实践中得来的，是从利用工作的实效中加深的。只有通过主观努力，积极主动做好利用工作，才能争取领导的重视，赢得各方面的支持，为人事档案工作的发展提供较好条件。经验表明，哪里利用工作搞得好，哪里的人事档案工作就被重视，就会迅速地发展。

4 利用工作是检验其他环节工作的标尺

人事档案工作有收集、鉴别、整理、保管、转递、统计和利用等诸多环节。前几个环节是利用工作的基础和前提，为利用工作提供必要条件。一切人事档案工作，归根到底是为了利用，利用是人事档案工作的中心环节。其他环节工作的质量和数量，都会受到利用工作的检验。如果利用者调阅应有的档案材料，而档案中却缺少，这就说明收集的档案材料不够齐全，或该补充的新材料没有及时补充；档案材料良莠不分，有用的和无用的混杂其间，利用者多有不便，这就告诉我们，鉴别工作的质量不好；人家要查找奖励材料，你把它放在考核材料类里，就表明整理时归类不当；调阅中发现档案材料破损、霉变、虫蛀，它提醒我们及时采取措施，做好档案保护工作；领导机关需要某方面的人事基础数字，而档案室却末作统计，这种情况反映出人事档案的统计和参考资料的编写工作有待加强，等等。人事档案利用工作是为社会需求服务的窗口，利用工作如何，是衡量业务基础工作的重要标志之一。通过利用，发现其他环节的疏漏和不足，及时纠正。补救、改进，完善基础工作；基础工作的完善又会进一步促进利用工作。如此良性循环，不断推动整个人事档案工作的发展和水平的提高。

利用工作是人事档案工作服务性的集中体现。如何做好利用工作呢？

第一，树立坚定的服务思想。利用工作是直接为利用者服务的，人事档案的作用发挥得如何，能否满足社会利用的需要，在很大程度上取决于利用服务得怎样。有的人妄自菲薄，看不起自己所从事的利用服务工作。一提“服务”好象低人一等。其实，社会上的任何工作、任何人都是以不同的工作方式和内容在各自的岗位上为他人服务，同时也得到他人的服务。档案利用工作，也离不开其他行业和其他人的服务。“全心全意为人民服务”不是一句空洞口号，是有着丰富内容并通过扎实具体的行动体现的。有了坚定的服务思想，才能满腔热忱地为利用者服务，积极主动地做好各项服务工作。

第二，要熟悉档案内容，了解客观需要。“知己知彼，百战不殆”。“知已”就是了解本室所保存的档案内容；“知彼”就是了解人事工作和其他工作对利用档案的需要。把彼此情形有机地结合起来，利用工作才能搞活，服务工作才卓有成效。熟悉档案内存的方法应由面到点，由浅入深地循序渐进。所谓由面到点，就是先了解所存档案总的概况，如数量、成分，人员的年龄、知识结构的大体情况怎样，档案的整理、保管状况如何，存放在什么部位，等等，从广度上有个全面的了解，然后进一步熟悉不同单位、职务、专业，不同年龄、文化程度的人员档案。所谓由浅入深，就是从一般了解人事档案的大致内容入手，逐步深入了解和研究人事档案的具体内容、特点、价值。对价值大的档案材料，要重点分析研究。这样的深层了解和研究，根据实际需要，可以按人、按专题，也可以按时间、机构，还可以从别的角度列出研究专题。对人事档案有了一般的全面了解，又熟悉具体内容，就能及时准确地提供利用，答复咨询，提高工作效率，并为领导部门的人事决策提供可靠的参考依据。

人事工作和其他工作对人事档案的利用需求是多方面的。不能满足于应付门面，你要什么我拿什么。要学习党的方针政策，了解本机关单位的职能，不断拓宽工作面，走出档案室，调查了解人员所属单位的工作任务，长远规划和近期安排，征求领导同志和相关部门的意见，分析研究各方面利用人事档案的需要，才有好的利用效果。

参考文献

[1]房云鹏.人事档案管理中存在的问题及对策[J].兰台内外.2009（01）

[2]张海滨.析人事档案管理工作[J].山西档案.2010（S1）