办公自动化中计算机技术的应用

王剑

摘 要

随着科学技术的进步，计算机技术已经被应用于各行各业之中，而且，传统的信息处理的模式也不能够满足我们的需求，因此，本文针对办公自动化进行简要的介绍，了解到计算机技术是实现办公自动化的基础，然后，根据此说法，阐述计算机技术在办公自动化中的应用，了解其优点。

【关键词】办公自动化 计算机技术 应用

现如今，科学技术越来越发达，最为明显的一个标志就是办公自动化，在我们的日常生活中计算机已经成为必不可少的一部分，尤其是在工作中，以计算机技术为基础的办公自动化，不仅能够提高工作的效率，还能够及时的处理繁琐的信息，进行资料的整合与储存，但是，网络是一把双刃剑，具有一定危险性，较容易泄露公司重要的信息，因此，要针对该问题提出相应的解决措施，从而保障办公信息的安全性。此外，本文重点讲解办公自动化中计算机技术的应用，介绍其基本的应用特征，了解办公自动化中计算机技术的应用策略。

1 办公自动化的应用

1.1 办公自动化

办公自动化的意思是，由于办公的主要过程都是通过计算机来完成，所以，这种工作的方式被称为办公自动化，主要是指利用计算机的技术来完成办公室里的各种业务，其中有对数据进行处理、整合重要资源和对档案进行储存等工作。它主要是在利用计算机技术的基础上，再结合互联网的技术以及信息管理技术来进行工作。然后，相关的办公人员就是通过利用计算机设备和一些专业的处理软件，来加工和管理搜集到的各种信息，接着，就是利用网络，把已经处理好的信息进行存储上传。

1.2 现状

办公自动化已经被广泛的使用，再结合计算机技术，已经实现了人、机和信息三位一体的管理体系，有效的提高了公司的工作质量和工作效率，而且，办公自动化主要是对文字和数据进行自动化的处理，通过使用相关软件，改变文本的板式和格式，最终，使得文字更加的规范和直观，可是，计算机技术毕竟是一把双刃剑，有利有弊，虽然方便了大家，可惜存在着未知的安全问题，比如说，利用网络进行工作时，办公的信息安全得不到保障，极有可能出现泄漏、丢失或被窃取的问题，因此，必须加强网络管理，实施安全系数高的计算机技术，从而保障各公司的利益。

2 办公自动化中计算机技术应用的优点及特征

2.1 优点

2.1.1 能够扩大办公的区域，起到优化办公环境的作用

有了计算机技术之后，人们可以不用再独立的进行工作，可以通过网络在线连接，相互协调，共同合作，实现自动化管理，同时，还能够进行跨行业以及跨地域的交流，全面实行自动化管理的体系，从而扩大办公的区域，优化办公的环境。

2.1.2 能够降低管理成本

在利用计算机技术进行管理的同时，可以减少办公时所需的材料，所见一定的成本支出，这样在实行自动化管理的同时，既可以提高大家的工作效率，还能够有效的节约成本。而且，还可以减少办公人员，降低用人的成本，将公司的利益实现到最大化。例如，微软公司通过采用计算机技术，来实行动化管理，到年末进行结算，发现这年节省了四千万美元；中国的惠普公司也是如此，进行自动化管理后，它的办公经费也比以往缩减了三分之一。所以，办公自动化中计算机的应用，在缩减办公成本的时候，保障了公司的经济效益。

2.1.3 能够激发办公人员的创造力，提高办公人员的工作效率

在公司采用自动化管理系统后，具有办公流程具体化、管理规范化以及交流自由化等特点，因此，可以将办公人员从枯燥的工作中解放出来，将繁琐的事务简单化，让工作变得轻松起来，让办公人员在轻松的环境中发挥自己的创造力，作出创新。而且，由于自动化管理的系统较为复杂，所以需要具有高技术和高知识的人来进行操作，这时，就可以充分的激发出他们的创造力，毕竟，物竞天择、适者生存，所以，计算机技术的应用还能够激发办公人员的创造力，达到提高工作效率的目的。

2.2 特征

2.2.1 计算机技术具有逻辑结构不会互相干扰的特征

首先，办公人员在办公的时候，会分为两个步骤，获取信息时，先从办公的数据库里调出使用，然后再采用专门的软件来处理信息。虽然慢，但是如果软件与数据库同时工作的话，极易出现数据紊乱的状况，使得导出的数据不完整，更甚至，有可能出现乱码的现象，这样就严重影响了正常办公的进度，所以，计算机具有逻辑结果，使得数据与数据之间不会相互干扰，从而保障处理出来的数据具有一定的准确性。

2.2.2 办公的数据库能够实现自动更新

由于在使用办公自动化来完成各项工作时，会用计算机来调出数据库的信息和数据，进而实现办公自动化的功能，但是，按照办公用户的需求，为了同一用户在使用不同的计算机设备或者不同的地区登陆办公软件时，能够直接的调用用过的数据库，就使得数据库的内容能够进行异地同步更新，最终，保障了异地办公的工作效率。

2.2.3 增强了办公信息的安全性

在整个自动化办公的过程中，保障办公信息的安全是最为主要的问题，目前，也有了相应的解决措施。

（1）对数据进行加密，是指在面对安全等级较高的文件时，应当列为重点保护的文件，并进行数据加密，然后，若有用户进行非法访问的时候，该安全防护就会发挥作用，保护文件。

（2）就是对数据进行授权，实施动态监控。

（3）可以启用防火墙。这时最为常见的一种保护系统，可以对信息进行过滤和扫描，有效的防止病毒入侵，从而保障计算机的安全。

3 结束语

综上所述，发现计算机技术已经广泛的应用到各行各业之中，尤其是办公自动化中的计算机技术的应有，为办公系统带来了极大的变化，显著的提高了工作效率，增加了一定的科学性，但是，由于网络具有一定的危险性，所以，在应用的同时，应当加强重视，避免办公信息的泄露及丢失，因此，一定要对办公自动化的技术进行完善，为各个公司的利益做出保障。

参考文献

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