试论诉讼档案管理工作的问题

2016-11-11尚宝艳

职工法律天地 2016年12期

关键词：电子化法院档案管理

尚宝艳

（713800 三原县人民法院陕西咸阳）

试论诉讼档案管理工作的问题

尚宝艳

（713800 三原县人民法院陕西咸阳）

诉讼档案是记录和反映审判全过程的重要材料，对原被告双方都有着十分重要的意义。档案管理工作逐步走上电子化、数字化道路，改变了档案服务模式，规范了司法行为，使得审判过程更加公开透明。但当前诉讼档案管理工作还存在亟需解决的问题，以便全面完善诉讼档案管理体系，增强诉讼档案管理工作的科学性和规范性。

诉讼档案；管理；措施

法院诉讼档案管理工作的具体方式和管理力度存在着很大的差别。基层法院在档案管理工作中投入的资金、人力是有限的，但档案保存的时间跨度长、档案电子化程度地；省级法院以及更高级别的法院诉讼档案电子化，但管理系统存在着很大的不足，不同省份的诉讼档案管理制度不同，缺乏统一规划的标准，资源整合能力差。开展对诉讼档案管理工作的研究对不同级别的法院工作都有积极作用。

一、诉讼档案管理工作的意义

诉讼档案是对审判现场的文字记录，对维护公开、公正、公平的法律原则有着重要的意义。诉讼档案是核实诉讼案件处理过程的依据，也是国家更新法律，完善法制体系的参考资料。除此之外，诉讼档案记录的法院处理办法和结果，对日后类似案件具有借鉴意义。根据《人民法院档案管理办法》规定，诉讼档案管理需要长期储存，并进行电子卷宗和纸质档案同步存档，为后期的审查、借用、更新提供基础保障。随着全国法院审判信息管理系统的投入使用，诉讼档案审查方式更加便捷，使得诉讼档案管理工作具有更加特殊的意义。

二、诉讼档案管理工作存在的问题

诉讼档案管理工作已经成为社会关注的焦点问题之一。针对以上指出的档案管理工作问题，进行了分析和总结，提出以下几点建设性意见：

（一）档案管理工作人员分配不合理

在实际工作中，法院一般会设置1到3名专职档案管理人员。基层法院诉讼案件总量比较少，专职档案管理人员1人或者有其他部门的管理人员进行轮流管理。省级及以上档案管理因其卷宗总量较大，会分配多名专职档案管理人员，但与法律规定的人员配比标准还存在很大差别。工作人员无法在顺利完成平日工作的同时开展档案编研工作，减慢了档案管理工作的理论研究进程。档案管理人员的缺乏是人员配比上的最大问题，也是难以解决的现实问题。

（二）管理制度更新速度慢，缺乏科学性

档案管理制度涉及到档案库房的设置、保存方式的规定、激励措施的落实情况等。首先，诉讼档案的不断增加使得档案库房的使用空间十分紧张，早期的建筑结构已经无法满足纸质版档案的存储需要；其次，诉讼档案的保管时间长短是按照案件涉及资金数量的多少而定的。我国目前采用的存储标准是1991年规定的，与当前发展存在很大差异，导致大量的万元诉讼档案长期保存，占用了太多库存资源；最后，各个法院根据自身的发展情况制定了个性化的管理方式，为跨院、跨省借阅诉讼档案带来极大不便，甚至检法两院对档案的调动有需要经过复杂的程序。

（三）档案电子化管理系统不完善

诉讼档案电子化过程包括扫描和软件开发利用两个方面。诉讼档案的电子化处理系统可以分为三种来源：①档案局推荐。这类软件不是针对档案管理而建的，更适合社会公司和单位进行日常的档案管理，整体管理效果不佳；②法院独立购买的软件。这种软件集扫描和数字化集中于一体，效率高、方法简单，但保密性差，缺乏统一性；③高校购买。这种软件具有较强的针对性和实用性，但软件的完善程度以及与其他软件的融合度还存在很大问题。总的来看，档案管理电子化缺乏统一性，档案电子化的平台还需要进一步完善。

三、诉讼档案管理的完善措施

（一）加大对档案管理的资金投入

档案管理人员不足的根本原因是法院没有足够的资金支付费用，只能通过减少管理人员缩小开支。政府和法院应认识到档案管理的重要性，为档案管理提供足够的资金。比如，政府制定相关的照顾政策，在档案管理工作中加入补贴，并将补贴转化到档案管理工作人员的报酬中。法院也应调整内部结构，为档案管理建立起完善的人员制度，确保将人力资源发挥到最大。只有政府和法院联合起来，才可以解决档案管理的人员分配问题。

（二）完善档案管理制度，做到与时俱进

诉讼档案管理制度更新和完善的关键在于更新档案管理标准，符合与时俱进要求。比如：经济诉讼案件的长期存档标准应从10万元上调至50万，减少大量的低额经济诉讼案件存档管理工作，从而减少纸质档案的库存量。以此同时，档案的借阅制度、查看细则都应进行统一管理，建立起全国通用模式，达到保密、便捷、完整的要求。法院可以开展针对性的档案管理制度更新，在个体权限之内进行合理调整。

（三）统一电子化档案系统，便于借阅

随着大数据时代的到来，档案电子化储存模式将成为管理主流。政府应发挥主动性，为诉讼档案的电子化处理提供统一扫描和软件处理系统，为电子档案的统一平台提供客观基础。电子档案系统的制作和完善应充分考虑到诉讼档案的各种属性和划分标准，设置对应的查看权限，提高诉讼档案的一体化程度。纸质档案向电子卷宗转化的过程需要注意转化质量和完整性，降低数据统计错误，提高服务质量。