三证合一后统一代码档案管理工作探讨

2016-11-08王芳

决策与信息 2016年27期

关键词：合一代码统一

王芳

济南市质量技术监督局信息中心山东济南

三证合一后统一代码档案管理工作探讨

王芳

济南市质量技术监督局信息中心山东济南

我国的组织机构代码工作历经20余年，不仅完整保存了大量的组织机构代码业务档案，更建立了完善的代码档案数据库，为保证代码数据准确性起到了很大的推动作用。按照国务院办公厅的要求，2015年底前全国实行了“三证合一”，“一照一码”登记模式，建立以组织机构代码为基础的法人和其他组织统一社会信用代码（以下简称统一代码）制度，如何对原来产生的大量的组织机构代码档案和“三证合一”后产生的统一代码档案进行有机整合和妥善管理呢？本文就此提出一些不成熟的建议，仅供参考。

三证合一；代码；档案管理工作；策略

国务院批转的发展改革委等部门《法人和其他组织统一社会信用代码制度建设总体方案》中明确了要建立覆盖全面、稳定且唯一的以组织机构代码为基础的法人和其他组织统一社会信用代码制度，加大力度探讨三证合一后代码档案管理工作，并提出科学化的管理策略，对于三证合一后档案资料的保存和综合发展具有相当重要的意义。

一、三证合一登记制度概述及统一社会信用代码的构成

所谓“三证合一”登记制度，是指将企业登记时依次申请，分别由工商行政管理部门核发工商营业执照、质量技术监督部门核发组织机构代码证、税务部门核发税务登记证，改为一次申请、由工商行政管理部门核发一个营业执照的登记制度。

“三证合一”的最终目标是实行“一照一码”模式，“一码”即统一社会信用代码，按照《法人和其他组织统一社会信用代码编码规则》（GB 32100-2015）的规定，统一社会信用代码由十八位的阿拉伯数字或大写英文字母（不使用I、O、Z、S、V）组成，第一位即登记管理部门代码，第二位是机构类别代码，第三位到第八位为登记管理机关行政区划码，第九位到第十七位为主体标识码（即组织机构代码），第十八位为校验码，由此可见，第九位到第十七位是区分单个组织机构的最显著特征，而这部分就是该机构原来的组织机构代码，所以，三证合一登记制度实行后，我们可以借助原来组织机构代码业务档案管理基础摸索建立统一社会信用代码档案的管理模式。

二、三证合一后统一社会信用代码业务档案管理更为重要

首先，随着统一社会信用代码工作的不断发展，每年收集的档案数量也在增长，需要长时间保存。各类机构对原始代码档案资料的查询、调用、应用越来越多；其次，“三证合一”登记制度要求“一个窗口”统一受理企业申请并审核后，申请材料和审核信息在部门间共享，实现数据交换、档案互认，统一社会信用代码档案的管理由过去的各个部门单方面的独立保管发展为相关部门间档案信息共享，对这些业务档案的真实性和安全性提出新的挑战；第三，统一社会信用代码制度不仅是国家宏观管理的有效手段，其所提供的大量数据信息为政府部门合理分析社会组织机构构成、预测经济发展趋势起到了举足轻重的作用。

三、三证合一后统一代码档案管理的具体策略

“三证合一”模式下，统一代码档案管理工作具有一定特殊性，应当严格遵循规范化、标准化原则，结合档案管理的实际需求，选取最佳的代码档案管理方式，以纸质代码档案为基础，坚持循序渐进的原则，对代码档案全过程进行科学化管理，推进代码档案管理工作的顺利有序开展。

在“一照一码”登记制度实行之前，组织机构代码由8位数字（或大写拉丁字母）本体代码和1位数字（或大写拉丁字母）校验码组成，本体代码采用系列（即分区段）顺序编码方法，所以组织机构代码业务档案基本按组织机构代码号为索引整理归档，就济南市而言，分期分批从代码数据处理系统中提取已使用的代码号，导出电子表格，按代码前八位数字的大小顺序排序，打印出代码标签贴到档案盒上，然后按顺序依次排列进档案密集架，日常工作中产生的代码业务档案在移交后，由档案管理人员先按组织机构代码号分类排列，再放入相应的档案盒。此后同一机构历次业务办理中形成的档案都放入同一个卷宗。为了便于查询，每组密集架上会标识码段范围。每个由于组织机构代码具有唯一性和终身不变性原则，所以这种归档方法完美地保持了一个组织机构的历史沿革，便于查询和了解一个机构的完整历史。

先看下表：

表1　登记管理部门代码标识

表2　机构类别代码标识

由于统一代码相对于原来的组织机构代码扩充了登记管理部门、机构类别、登记管理机关行政区划码等信息，这使统一代码业务档案的管理归档产生了新情况。鉴于当前业务档案都是在登记管理部门内部各自保管的现状，可以暂时不考虑登记管理部门以及登记管理机关行政区划信息，仅增加机构类别代码信息。可将档案存放场所按照各自的机构类别分类划分为不同的区域，再按照上述组织机构代码档案的归档方法进行整理入档。