对继续教育档案管理信息化建设的相关探究

谢书鹏

摘 要：随着我国信息技术化的发展，继续教育档案管理逐步趋向信息化管理，本文对继续教育档案管理的现状进行分析，提出继续教育档案管理化的管理措施，希望有利于学生档案信息化管理的有效实施。

关键词：信息化；继续教育；档案管理

前言：随着我国高职院校招生人数的扩展以及高职教育体制的改革，高职院校在教学、科研以及管理等各项活动中都积累了丰富的档案资料，档案的数量正在急剧增加，使用的频率也在快速提高[1]。在传统档案管理方法已经无力应对目前要求的情况下，推广并完善信息化档案管理措施就成了目前档案管理工作人员最好的选择。

一、继续教育档案管理信息化建设的现状

目前我国高职院校档案管理缺乏完善的制度作为依据，也缺乏专门的管理软件进行管理。高职院校档案信息化建设随意性较大，对于档案文件的归档、整理方面还缺乏统一的标准作为参考。存在着档案管理制度不健全，档案管理、分类、保存和工作人员的工作效率不高，学生档案管理人员的信息化管理技术的水平欠缺，业务素质不高，以及档案管理信息化投入不足，导致学生档案的管理效率不高、档案收集不全以及整理归档存在问题等。

二、继续教育档案管理信息化建设措施

（一）完善继续教育档案管理制度。由于学生档案管理规章制度不够健全，很多设备档案收集不全，各项资料的填写不规范，包括相应的修改、备注和变更等，加上学生对档案管理的监督力度不够，使档案缺乏准确性和完整性。因此要完善学生档案管理规章制度，加大对档案资料管理的监督力度，做一个完整的规划，各项资料要进行多项备份，利用信息化管理设备进行文字备份、图像备份，而实际材料也要分类收集。管理人员要多次审阅，以保证资料的准确性和完整性。制定一个时间段对学生以往的实际纸质档案进行抽查，信息技术人员也定期要对网络平台的基建档案资料进行筛查，维护各类信息设备的安全性。通过完善信息化档案管理规章制度，建立一个有效的管理体系，促进基建档案规范化管理，提高学生的工作效率，保证档案资料的质量。

（二）招聘信息化设备管理的专业人员及强化培训。某些档案管理人员或信息系统技术人员的档案管理意识薄弱，对档案管理不够重视，学生方面也缺少信息化设备的基建档案管理人才。对此，要加强对基建档案管理人员的培训，引进信息化系统的专业技术人员，提升档案管理人员的整体素质。档案管理人员的工作态度和工作能力是学生档案管理水平的直接保障，要进行相关的培训。可以通过在职技能培训，参加继续教育学习新知识，或到更好的学生进修。鼓励管理人员加强自身技能学习，参与信息化档案管理交流学会，提高信息化管理的工作能力。同时在招聘相关档案信息系统技术人员时要注重应聘人员的专业技能、学历、个人态度和工作能力，以保障能引进熟练掌握信息化管理档案资料的人才。

（三）加大对基建档案管理的资金投入。当下，我国大多数学生的基建档案管理科的分配用房较少，档案资料、信息设备所处的环境也缺乏安全保障，不符合防湿防潮、防火、防高温等基本要求，很多信息化系统或设备没有进行更新或升级。因此，要加大对基建管理科的资金投入，要改善档案管理设备和资料的存放环境，保障其安全性。要设立独立的档案资料库房对资料进行分类存放，信息化设备仪器要和原始图文资料库房要分开，设置档案借阅室和办公室。同时购进一些先进的仪器设备，协同相关信息技术公司，开发一套符合学生的应用软件。安装局域网实现全院查阅平台，设置查阅权和使用权限。设备仪器需具备高分辨率扫描仪、三维立体图像储存。可对文件资料、声音、视频和图片进行统一管理，有编辑、查找窗口，有打印学生档案和统计应用等功能，方便归档。并和办公系统联网，实现不同部门之间档案信息的共享、接收和移交。应制定健全的档案信息化管理制度来规范信息化建设过程，并规范管理电子档案信息资源的利用等，使信息化建设过程更制度化、规范化。

结束语：档案信息化建设是顺应时代发展的必然趋势，除

了提高档案管理效率，还提高了查询检索效率，高职院校档案信息化建设势在必行。因此，要完善基建档案管理制度，加大对档案资料管理的监督力度，要求对资料进行审查与核对，保证资料的完整性和准确性。同时要提高档案管理人员的工作能力，加大对基建管理科的资金投入，改善档案资料的存放环境，以便于资料的借阅、存放和管理。进行全院联网，实现学生档案信息化管理的有效实施，保证学生信息管理的统一化规范化，提高学生档案管理的质量。

参考文献：

[1] 田东江. 高校档案管理信息化建设的困境与出路探究[J]. 兰台世界，2015，S5：76-77.