浅谈新常态下石油企业秘书工作的提升途径

李心声

摘要：领导办公室日常工作很多是办公室秘书完成，可以说秘书是办公室的重要组成部分。而在石油销售企业新常态的发展背景下，秘书工作也面临着更多的挑战。本文就新常态下石油企业中的秘书工作内容存在的问题以及提升对策展开讨论。

关键词：新常态；石油；秘书；提升途径

新常态背景的形成主要是因为经济已经走进一个新的环境下，经济发展速度变缓、经济结构在不断的优化中；同时还有国际油价往低价道路发展。所以，办公室秘书要根据领导指示，将公司的企划方案起草，并制定与之相关的部门协调管理工作。秘书事务较为繁杂，具体的主要有以下几点：帮助领导处理日常工作的同时，还要完成领导分派的其他工作；开会前要做好会议准备，将开会通知下达到每个将要参与会议的部门，会中做好会议报告，会后整理会议内容并交予领导检查；将材料收集完整，起草文书、按时做好文件发放等工作；接待来宾，负责接听电话，及时传达主要的信息；帮助领导做好部门协调工作，将各部门的集体活动合理安排，还要负责部门的晚会等。

一、石油企业秘书工作存在的问题

（一）缺少工作热情

秘书工作属于办公室职位，主要的作用是帮助领导处理日常事务等，往往会给人一种默默无闻的错觉，觉得秘书的工作就是办公室打杂人员，不会有太多的晋升机会，导致秘书工作人员对秘书工作缺少热情；同时，在工作中完成领导交代的工作，就觉得没有事情可做，进而形成了惰性，进取心不高，处理工作的效率低下，自身的能力没得到提升，难免对工作失去兴趣和热情[1]。

（二）缺少主动性

企业加班是常态，经常性的加班会使得工作人员身心疲惫，对自身工作能力的提升无暇顾及。除了能熟练运用办公室基本的操作流程，对难度较高的工作没有挑战的勇气，无学习新技能的进取心，常常对进修等安排较为排斥，缺少主动积极的参与内部学习或者是外派学习的热情。

（三）缺少培训系统

秘书是企业中的重要岗位，是传达公司以及领导意志给下级员工的主要人物，在公司的运营中起到上传下达的作用，秘书的工作处理顺利，才能使得公司事务正常的运转。随着时代的发展，企业也在不断的变化，企业秘书也要跟上企业发展的步伐，学习公司最新的产品知识、销售策略，这样才能更好更准确的传达企业和领导的意愿，这就需要通过不断的学习，经过定期、具有针对性的培训，对企业的最新动态进行了解，在开展秘书工作的时候才可能考虑到方方面面，从而更好的协调各部门的工作。而缺少培训系统，使得秘书技能只能停留在原本阶段，很难处理新难题。

（四）工作缺少有序性

企业秘书工作繁琐，日常事务多，工作内容要在各部门间反反复复的核实进度，直接影响自身的工作效率，工作态度不端正者应付了事，没能将事务的联系性和重要性进行交叉思考，出现办公处理事务没能从全面的角度去考虑，使得部门间事情处理不顺，很难能开展下一步的工作，进行影响企业的工作进度。

二、新常态下石油企业秘书工作的提升途径

（一）端正工作态度

秘书工作繁杂艰辛，每天都要面对企业各部门的大小事务，是体力和脑力为一体的工作。所以，在工作过程中，要端正自身工作态度，要有奉献精神。比如，当其他部门的员工在休息的时候，秘书可能还要整理企业资料、文件等事务，加班更是家常便饭，这就需要秘书工作人员有吃苦耐劳、乐于服务的态度。同时，还要注意自身的言行，秘书直接代表的是整个公司的形象，所以，要在自身的言语和穿着上给予足够重视，细心接待来宾，帮助引见，顺利的完成上级领导交代的工作[2]。

（二）增加工作参与度

秘书在完成上级领导交代的工作后，在余下的时间中处理其他事务，比如进行部门间的协调工作、集体活动安排等，期间要与各部门的管理人进行良好的沟通，制定每一个活动计划的时候，都要对各部门的基本情况以及工作进度进行详细的了解，与各部门工作人员深入交流，加强自身的业务能力。主动的向领导汇报工作或者是请教问题，多向公司的管理者了解企业事项和发展方向，有助于增加自身对企业的了解，更好的向客户或者是来宾介绍企业文化和产品，增加工作参与度，实现自我价值。

（三）完善培训系统

秘书在企业运行中担任重要的角色，各部门的正常运行离不开秘书工作，所以，企业领导不能忽视他们对工作的努力，要重视对秘书部门员工的岗位培训。其一，这是有效提高公司内部运行的重要手段；其二，这是秘书努力工作应得到的奖励，只有让员工感受到他们是与公司共同发展、共同进步，满足他们对进取的需求，才能招揽更多优质人才，同时这也是提升企业形象和宣传企业文化的重要手段之一，有助于公司的长远发展。因此，建立完整的内部培训系统，帮助秘书工作人员快速的找到自己的位置，实现自身价值，是非常有必要的。

（四）提高工作效率

企业秘书要为上级领导服务、为公司员工服务，要在日常工作中帮忙各部门处理大小事务，起到良好的协调作用。定期参与培训，增强语言表达能力以及文案书写能力，提高自己的文笔，准确的将领导传达的意愿以文书表达完整，要在最短的时间内学习到最多的办公室知识，要具有勤劳、不耻下问的精神，熟悉公司秘书事务流程，并懂得灵活变通，完成上级交代的任务后，对接文件要随手处理，要快速的向领导汇报工作情况，特别是领导容易忽视的问题要善意的提醒，实时的提升自身的办公能力。

三、结束语

关于新常态下石油企业秘书工作的提升对策，主要针对目前石油企业秘书工作存在的几点问题提出相关的措施，帮助秘书快速的提升自身价值。综上所述，主要先从自身角度出发分析，要端正工作态度，将服务精神贯穿在秘书工作中，提高公司形象；要积极参与工作，提高工作的积极性；最后，提高自身的工作效率，重点在于多沟通。使得秘书在工作中找到实现自我价值的方式，为企业服务，确保新常态下石油企业工作内部的正常运行。

参考文献：

[1]田宁.浅谈新形势下石油企业职工培训[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2015，08：2.

[2]张斌.关于在经济新常态下如何做好油田企业文秘工作的探讨[J].企业文化（中旬刊），2016，8（3）：147.