互联网+背景下高校财务报销信息系统模式研究

互联网+背景下高校财务报销信息系统模式研究

近年来，随着高校学生规模、师资力量的快速增长，国家对高校的经费投入逐年增加，使得各高校的财务报销业务量急剧增长，给高校财务部门带来了沉重的工作量，再加上高校报销审查需认真谨慎，报销工作越来越复杂化、多样化，报销过程矛盾化，“报销难”成为每年职工代表大会热议的话题之一。随着“互联网+”逐渐成为社会发展的引擎，其正对各行各业推动技术进步、效率提升和组织变革，产生着深远影响。高校财务如何主动适应这一形势，充分利用互联网技术，变革财务报销思路，创新财务报销模式，提高财务报销效率，使得高校财务复杂化得以解决，成为当前高校财务管理与服务工作改革的迫切需求。本文通过分析现行财务报销模式存在的问题，分析财务报销信息系统的优势，并提出了财务报销信息系统构建应考虑的对策，旨在更好地在互联网背景下变革财务报销模式，切实提升高校财务管理和服务水平。

图1　高校财务报销的一般流程

现行传统报销方式及其弊端

目前，多数高校均采用传统报销方式，一般需要经过三个流程，首先报销人员需要将发票、车票等原始凭证整理粘贴于报销单中，并分类排列，再将纸质审批单填写齐全，并需要经办人、项目负责人签字审批；其次报销人员需要将审批单与报销单送达财务部门进行审核记账；最后当审核无误后，出纳支付现金或打款公务卡（图1）。在这一系列过程中，虽然流程简单，但是存在以下弊端。

手工审批单填写不规范，效率低下。由于高校经费分为科研经费、教学经费、行政经费等，每个部门或每个项目都有自己的编号，很多报销人员将编号填写错误，给财务人员审核过程带来麻烦，一旦填写不准确就会给财务人员审核时带来问题，延迟了报销进度，使得报销人员多次往返于报销的办理，导致财务信息滞后。同时不同内容的经费分别具有不同的报销要求，如果报销人员没有提前掌握费用报销制度，会导致不该报的发票列示于该项目中，对财务人员来说提高其审核、计算的工作量，对报销人员需要重新填写审批单，重新粘贴原始凭证，大大的增加了工作量，造成了业务审批效率的低下。

2.资金支付容易滞后延迟。现在很多高校都已经实现公务卡还款，在一定额度以上的费用必须要求刷卡支付，待报销业务完成后，由财政支付进行公务卡还款，但是很多报销人员提供的刷卡日期、金额与实际情况不符，财务人员在对公务卡进行还款时无法找到当时的刷卡信息，导致还款不及时，信用卡延期等问题的出现。很多报销人员报账时将公务卡与现金的报销凭证都填写在一张报销单中，这样只会增加财务人员工作量，带来还款延迟，导致资金支付困难。

3.预算控制难度大。高校经费来源多元化，所要求的使用目的是不同的，当一笔经费划拨到位后，财务人员会控制总额是否超值，报销依据是否合理，但是在大量业务中针对明细预算是无法控制的，报销人员审批过程中若没有及时发现不合理之处，之后就很难被检查到。因此，高校财务中超预算、超范围的现象屡见不鲜，使得财务预算超支，监管难度增大。

所以，适应互联网+时代潮流，改革现行财务报销方式，采用随时随地，简便高效，取代传统财务报销模式势在必行。

图2　高校网络化报销模式流程

财务报销网络化的优势

网络报销系统是以高校财务信息化为基础所设计的平台，可以充分保证信息的快捷、科学、合理，使报销各个环节都在网络中进行实现，进而提高财务工作效率，规范报销工作流程，满足资金使用条件。

1.节约时间成本，规范了报销行为合理化

高校财务部门无时无刻呈现着人满为患的场景，尤其是年底结账前，而网络报账模式下，审批单、报销单都可通过网上生成传入财务系统，大大的减少了等候时间；同时网络报销也进一步规范报销流程、审批权限等环节，当一系列资料递交申报时，如果不符合报销要求，将被拒绝操作，报销人员可以及时修改，而不会像传统报销中需要多次奔波于工作地点，这样极大的减少了报销人员的工作量，同时也为财务人员减轻了审核压力；单位领导公务繁忙，报销人员找领导签字也很困难，通过网络报销中的数字签字可以有效的解决“领导签字难”的问题，领导可以在系统中进行批量处理，提高审批效率。

2.有效的提高监督、审计职能

网络报销模式需要将报销单的原始凭证扫描传入系统中，并在系统进行备份保存，如果需要查阅凭证只需要知道凭证号码就可以在系统中轻松的找到记账凭证，可进行再打印，这也有效的提高了审计部门的工作压力，不需要一本本的翻阅纸质凭证，通过数字网络就可对凭证再现，快速提高凭证的查阅效率，进而有效的提高了监督职能与审计工作。

3.规避现金风险，有效节约人力资源

在传统报销中当库存现金不够时无法进行报销业务，但在网络报销业务审核完成后将进行银行卡打款，可以通过网上银行、公务卡或校园一卡通等多种电子手段，彻底规避了现金风险，也极大的减少了库存现金的需要量，降低了现金存取、运输、保管等风险，省去现金盘点中盘亏盘盈的风险，同时可以极大解放人力资源，出纳可以进行更多的网络操作进行还款，优化岗位设置。

4.增强信息公开，提高预算控制

在传统报销中，报销内容有特殊情况时需要报销人员与财务人员口头进行沟通，财务人员再将该情况告知上级领导，这样无形的增加了工作量，网络报销模式下，报销人员可以将具体的情况说明写清，当任何人查阅凭证时都可看到该情况说明。同时在报账系统中有更新完毕的最新财务制度，报账人可以点击了解后再进行数据的上传，以免出错，这样有效的保证了会计核算的真实性，提高财务管理的规范化和透明度，高校相关人员可以授予权限定期检查财务报销的合理性，强化高校财务监督工作。同时在系统中设置预算预警系统，报账人与财务人员都可以看到该预警功能，进而从源头控制费用的超支，真正实现有效的预算管理。

高校网络报销模块设计对策

网络报销模式是基于网络化的全新财务管理模式，需要改变现有报销流程，报销单、审批单网上提交，系统设置签字权限，当报销审批完成后自动生成记账凭证，后台确认无误后进行网上银行付款，建议报销流程见图2。这样的报销过程与传统报销相对比，有利于保障预算管理、延展管理效能、带动整体财务管理水平，并有效加强会计监督力度、提高管理效率。但在构建高效网络报销系统时，需充分考虑高效财务报销特点，解决易用性、安全性、对接适配性问题。

1.界面设计简洁、科学

网络报销系统是是信息获取或输出的窗口，需要多用户共同进入，该系统可供高校教职工使用，因此在界面设计时需要简洁、明了，对新更新的文件自动窗口弹出，对点击率高的信息放置于页首，更加贴近用户需求，简化操作流程，使信息更为直观。同时设计还需更为科学，比如在报销时会自动弹出报账人是否有借款，是否选择借款冲销报销金额，如果借款不止一笔，还可选择借款明细予以对冲。同时在生成记账凭证时，也要科学的选择核算科目，这样才能保证网络报销的正确性。

2.充分考虑财务安全，设置财务预警

网络报销系统需可自动与各部门或各项目经费预算对接，设置财务预警功能，将即将超过预算或已超预算等行为发出财务警告，这样可以提醒报销人员，也可以有效的节约开支，在预算设计时也需要分部门、分项目，在网络报销中可自动跳转至预算系统，及时了解预算情况，报销人员可通过明细导出查明报销明细，进而从源头有效的控制经费。同时在报销过程中，网络化也体现在签字审批环节，各部门领导授权审批报销内容，可以将传统的亲自签字转换为授权审批，当审批完成后系统将自动签字，这样报销人员可以随时发起审批，领导可以及时掌握部门财务信息。

3.自动生成记账凭证，实现银行自动付款

网络报销设计中需要与账务处理相链接，当财务审核完成确认无误后可以自动生成记账凭证，将部门、负责人、摘要内容与对应科目准确无误的列示在记账凭证中，这样可以有效的提高财务人员的工作效率，避免凭证录入错误发生，减少工作量。将网络报销与网上银行系统相链接，只需提供某行的银行卡卡号与卡主姓名，就可实现首付电子转账，并且每笔付款有证可循，这样可以明显降低现金收付的风险，保证资金安全，有效监督资金使用用途。

总之，互联网+背景下，建立基于信息化平台的网上报销系统，变革现有高校财务报销工作方式，深入挖掘网上报销的优势并应用于高校的财务管理活动中，是现代财务管理的发展方向，通过完善设计网上财务报销系统，实现电子化的财务报销信息、内控流程、预算标准和制度规范，可以切实实现高校财务管理和服务水平的提升。

10.3969/j.issn.1001- 8972.2016.15.004