关于计算机技术与办公自动化分析

刘超

【摘要】 得益于计算机技术的发展，办公自动化在企业的日常办公和管理中起着十分显著的作用。因此，本文将计算机技术和办公自动化结合起来进行分析，总结了二者之间的关系，同时提出加强办公自动化的策略。

【关键词】 计算机 办公自动化 关系 策略

办公自动化（Office Automation，以下简称OA），是结合计算机技术、综合业务数字网络技术和现代办公的新型办公方式。不过OA暂无统一的定义，一般在传统办公室采用了各种新设备、新技术等从事办公业务，都可算作是OA领域。在行政单位一般叫做电子政务，企事业单位都叫OA，一般又称为数字化办公。

一、办公自动化

实现办公自动化的系统称为OA系统，是建立在计算机局域网基础上的分布式信息处理系统，其核心是计算机系统或OA工作站，如下图所示。

OA的核心在于easy office，也就是强调方便快捷的办公，提高效率，基于OA的软件一般具有五大特性。

其一，易用性，这是全面应用的基础。管理落地需要面对全体员工，因此相关软件也需能够被全员接受。直白讲就是要实现傻瓜式操作，这是将OA系统软件推向全体员工的前提，也是制度落地的基础。其二，健壮性，OA系统必须要能够容纳超多用户、高并发应用，并保持稳定。特别是大型集团型企业，OA系统必须能够支撑集团内部所有人员的应用并且保持稳定。提高系统健壮性的有效手段在于坚持网络风格，因为系统本身的软件并不决定应用并发数，而是在于网络速度和硬件设备，即理论上OA系统平台对并发数没有严格的限制。其三，开放性，即可与其他系统整合应用。针对管理落地来说，需要渗透到企业管理中的方方面面，目前尚无一套系统能够独立完成所有管理需求，这就决定了OA系统的软件需要具备广泛而全面的整合性，能够从其他软件获取信息，完成关联性的整合应用。在系统开发时，采用java（J2EE）编程语言，进行底层设计，对于整合性有着决定性的帮助，可预留下大量接口，为后续整合其他系统软件提供技术支持，同时现实的整合经验必不可少。其四，严密性，即信息数据的集成和独立系统的和谐统一。对于企业管理来说，特别是集团性企业的管理，一方面要有统一的信息平台，另一方面，各子公司也需要相对独立的信息空间。因此，OA系统需要实现“用户、角色、权限+数据”的思维管控模式，具备全面的门户功能，实现信息数据的集成和独立系统的和谐统一。其五，实用性，80%标准化+20%个性化，使OA系统功能与管理实务紧密相连，并适应企业管理发展的需求。

二、计算机技术与OA

2.1计算机技术为OA提供技术支撑

OA系统中，对信息的采集、存储以及处理都依赖于计算机设备的强大运算能力，建立和管理文件、数据库，开发各种办公软件也都离不开计算机的软硬件。因此，可以说计算机技术为OA提供技术支撑。

计算机技术也是OA系统的载体，各种连接计算机或OA工作站的设备如打印机、传真机、服务器等共同组成OA系统的硬件载体。特别是步入大数据时代以来，OA还需依赖数据中心以及功能强大的综合业务数字网。

2.2基于计算机技术的OA主要功能及层次

基于计算机技术的OA系统主要功能包括以下几个方面，具体如图。

其一，文字处理。包括文字输入、编辑、修改、存储、打印等，通常由连接计算机的复印机、打印机等设备完成。其二，文件管理。包括文件登记、存储、分类汇总、检索、制表等，通常需要建立分布式关系数据库完成。其三，行政管理。包括工作计划、日程安排、财务管理、人力资源管理等，通常依靠计算机图形系统、数据库和应用软件完成。其四，信息交流。“三网融合”政策出台后，目前OA系统使用综合性业务数字网，通过电子邮件，在线视频会议等方式实现信息交流。其五，决策支持。由于OA系统具备整合性，能够在系统中配置DSS（决策支持系统）和GDSS（群体决策支持系统）。其六，图像处理。OA系统可配置图像处理系统，使其具备图像识别、压缩、复原、增强等功能。还能够通过相关的仪器设备，如光学字符阅读器、光电扫描仪等将图像文字输入计算机。

完整的OA系统包括三个层次：OA系统、信息管理级OA系统、决策支持OA系统。可以利用计算机程序模块和综合业务数字网实现三者的互联。这就衍生出新的概念，如一体化OA系统、网络化OA系统。这种集成化的OA系统可有效改善企业内部信息的运转，同时也有利于同外界进行信息互通，并可融入进世界范围的信息共享，最终向大数据应用的方向发展。

2.3 OA基本要素

办公活动的过程主要经历以下步骤：信息的输入→转换→输出→反馈→修正→再次输入，如此循环。可以说办公活动的过程就是信息流的传递过程，过程中对信息流产生影响的因素就是OA的基本要素。主要包括以下几个方面。

其一，办公人员是OA的第一要素，同时也是OA系统的直接使用者，对OA系统要有清晰的认识。其二，组织机构影响OA系统的层次等级，计算机系统中有一个关键点API，据此衍生出来的就是权限，通过计算机授权可使组织机构的管理更加灵活多变。其三，办公制度是各部门人员需要遵守的规范，OA系统利用计算机的权限形成自动约束机制，实现制度落度。同时要将制度与OA系统融合，确保OA系统能够适应企业管理需求和管理发展的需要。其四，综合业务数字网传递信息，联合各独立系统，集成信息数据，提高效率。其五，信息是OA的基础，也是计算机技术得以充分应用的前提。其六，得益于计算机技术、通信技术的发展，办公环境变得更好，现代数字化技术使得办公人员可利用视频会议等手段进行办公，能够更加自由地发挥创造创造能力。

计算机技术与OA，前者是后者的载体与支持，后者是前者的应用典范。得益于计算机技术的发展，OA才能够实现真正意义上的应用。而OA的发展，功能不断增多，越发智能化、集成化的趋势，也会间接推动计算机技术的发展，形成良性循环。就我国目前的OA应用形势来看，部分企业有着上文所言的误区，因此需要制定相应的策略进行改善。

三、加强办公自动化策略

1、转变思想、提高认识，完善OA体系。根据上文的分析，OA系统可以提高企业人员的工作效率，帮助企业领导层制定决策，促进人员内部交流，同时也是企业管理、制度落地，提升企业核心竞争力的有效手段之一。“十三五”期间，面对经济下行的压力，企业需苦修内功，加强信息化建设，实现办公自动化，提升企业核心竞争力。因此，需要企业领导管理层转变思想，提高对OA的认识，不能单纯地将OA作为收发文系统、行政管理系统，也不能将其与ERP等软件混淆。要从思想上重视OA的重要性，以此为指导制定相关措施，加强办公自动化。同时，应在OA体系建设方面加大资金投入，根据企业自身实际，依照性价比的原则，引进软硬件平台，并且建立起培训平台，加强对相关人员的培训。就OA系统软件来说，国内外也有很多成熟的系统平台可以借鉴。要注意的是，OA系统是全体员工信息化的第一步，如果项目失败，上至领导下到基层员工都知道是谁在负责OA项目，对CIO或信息部门主管的影响很大。因此，在选择OA系统时，应关注OA的本质和核心价值，同时考虑OA厂商的态度，并考虑成本和售后服务，最终选择适合企业自身的OA系统完善OA体系。

2、实施指南。加强企业办公自动化，应遵循以下三个原则。其一，高效的项目实施团队，这是实现OA项目成功推广应用的保障，项目主管、经理需要拥有过硬的软件技术，同时还需精通项目管理和咨询。并在项目质量监管、进度、带领团队方面游刃有余，才能有效地将管理方式和OA系统结合起来。其二，协同OA系统是一项长期的系统工程，在实施过程中涉及的内容繁杂，同时还涉及到各种跨系统的业务系统集成，而企业员工的素质参差不齐，要全面提高OA项目的利用率，需要依靠先进的工具。首先采用项目管理软件，分解任务、人员分工、划分项目阶段、共享文档、资源调度和协同合作。并邀请相关专家对项目中存在的问题进行诊断和处理，对OA项目实施过程进行过程质量控制，提高效率。其三，标准化实施方法论，这种理论以项目管理理论为基础，对项目进行标准化质量管理。因此，需要引进先进的项目管理体系，针对OA项目实施的全过程进行管控。

3、其他。除上述策略外，还需注意以下三个方面。其一，加强办公人员的培养，提高其使用计算机的能力，使其能够熟练运用OA系统提供的应用程序。其二，OA项目实施后，应不断利用计算机的性能和实际的管理需要扩展相关的OA系统子功能。其三，管理层人员需要不断自我学习，加强自身的管理能力，提高素质，能够针对性地安排合适的员工从事适合的工作，人尽其才。

结束语：随着计算机、互联网的普及，OA系统协同化、智能化、网络化、平台化是必然的趋势。同时，随着移动互联网特别是WIFI和4G网络的普及，移动OA系统将逐渐成为主流，比如微信企业号。大数据时代的到来，OA系统必将高度集成化，移动化，以功能强大的数据中心为根基，改善企业管理方式，提高工作效率，促进企业核心竞争力的提高，进而使企业获得长久发展的驱动力。但在OA项目实施时要清醒认识到OA项目是一项长期的系统性工程，必须要有相应的策略为指导，促成OA系统的顺利建成。

参 考 文 献

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