完善散杂货港口企业预算管理探析

赵性芝

摘要：当前国内外经济处于低迷状态，航运业不景气，港口企业间的竞争愈加激烈，传统装卸服务利润空间压缩，港口企业想要生存和发展，就必须做好精细化管理，控制港口企业成本。预算管理是港口企业精细化管理的重要工具。本文结合笔者多年的工作经验，以X散杂货港口公司预算管理内容作为切入点，结合行业及公司实际情况，探讨预算管理中存在的问题，提出具体解决办法，希望为相关从业人员提供一些参考和借鉴。

关键词：散杂货 港口企业 预算管理

一、散杂货港口企业运营特点及实施预算管理的内在要求

（一）受自然环境和经济环境影响较为明显

散杂货港口主要提供对大宗散装化肥、散装粮食、散装饲料、散装工业原料等多种货物的装卸、灌包、储存、中转服务。港口企业在成立时不仅要考虑是否有广阔而经济发达的腹地、便利的交通，还要考虑码头吞吐能力、泊位水深、泊位数量、岸边装卸效率、库场面积、堆存货物周期等因素，这些因素决定港口企业在筹办期和运营初期，涉及大量的设施和设备投资，投资规模大、回报周期长，此时注重的是资本预算。港口企业在成长阶段，要将收入预算作为管理重点，提高收入的重要前提是提高业务量，即自然吨和吞吐量，但自然吨和吞吐量受世界经济发展、国际贸易形势、国内宏观经济政策和对外贸易发展的影响较大，做准货源预算是做好收入预算的关键。港口企业在成熟阶段，业务量增长稳定，收入波动变小，要提高经济利润，必须控制成本，强调的是成本预算。

（二）港口企业生产经营活动复杂和不均衡

货物从到港至离港要经过装卸、灌包、储存、运输等一系列生产过程，每一个生产过程都由若干个操作过程组成。每个操作过程都要港口生产调度做好周密细致的协调安排，因港口企业的生产在很多地方都是依赖于时间参数的一组随机变量的动态过程，有操作效率、船舶类型、船舶到达时间、临时变换的船期、集港车辆不均衡、货主存放货物时间、场地利用不均衡、潮水、大雨等因素的影响，这些因素增加了生产组织的难度和计划的准确性。操作部门要结合货源预测和生产过程及各种影响因素，做好吞吐量和操作量等生产数据和生产成本的预算。

二、X散杂货港口公司预算编制及实施管理的具体做法

X散杂货港口公司的预算是指以公司可利用的资源为基础，编制公司一个或者几个年度内的规划与目标，并对保障规划与目标实现所需的资源投入和经营行为做出预期安排。预算内容包括货源预算、生产预算、人力资源规划、投资计划（资本预算）、维修计划、安全生产费用使用计划、收入预算、成本费用预算和财务预算。

（一）预算管理制度健全

为规范和加强公司预算管理，提升公司管理水平，X散杂货港口公司制定了预算管理办法，对预算的组织机构及职责、预算内容、预算的编制程序、编制方法、预算的执行及分析、预算的调整、预算考核均做了明确规定，从制度上保证了预算管理工作的顺利开展和实施。

（二）预算编制流程规范

X散杂货港口公司每年10月份按照上级公司对公司的发展定位和重大事项指引，结合上一年度实际情况和宏观经济政策编制下一年的预算及五年规划，从业务量着手，预测下一年及未来五年的货量自然吨，码头收入（包括码头装卸收入、堆存收入、港管收入和其他收入）、预算生产操作成本、维修费用、人工成本、安全生产费用和资本性投资，以毛利率衡量运营成本总额是否合理，再预算管理费用、财务费用及营业外收支，得出总利润和净利润。财务部协调各部门共同参与完成预算的编制。预算初稿报总经理进行审核，并组织召开有公司领导和各部门经理参加的预算专题会议，共同讨论修改公司预算初稿。财务部根据修改意见调整公司财务预算初稿，形成公司财务预算申报稿。预算申报稿报上级公司审批，几上几下，最后定稿，定稿后除重大影响因素外一般不再做调整。

（三）预算实施机制健全

财务部将上级公司审批通过的财务预算及经营预算发送至各部门。公司和各部门以年度预算作为开展生产经营活动的依据，并将年度预算细分为季度预算，通过实施分期控制，以实现年度预算目标。

三、X散杂货港口公司预算管理存在的问题

X散杂货港口公司制定了《预算管理办法》，使预算编制、执行、分析、调整和考核进一步规范，但仍存在以下几方面的问题。

（一）对预算管理重视程度不够，认识存在偏差

全面预算最终以财务预算反映规划期内的经营成果，从本质上讲体现着财务工作属性，由财务人员牵头开展工作，这就使得公司中的部分人员对预算管理产生了错误认识，认为预算就是财务部门的事，只要由他们来负责展开即可，而不能从真正意义上达到对预算的认知及接受。理论上，预算管理涉及业务、生产、投资、人力、财务、资金等各个业务模块，各业务部门在预算的整个过程中都有其重要的功能，各部门的详细预算汇总起来才是公司的整个财务预算。

（二）货源和营业收入指标较难预测

货源预算是指在考量宏观经济、政策法规、市场情况、竞争状况、内部资源配置等因素的基础上，对公司在预算期内所接卸货种和货量的测算及相应的工作计划安排。收入预算，是指在预算期内，公司预期通过向客户提供服务而实现资金流入的计划安排。

由于港口企业受国家宏观经济政策、国内外市场环境影响较大，比如政府的规章制度、市场供应需求变化、国际航运市场的最新趋势、货主的偏好发生改变、新的运输方式的代替等，如果商务人员没有对行业的发展趋势和企业环境做出理性预测和分析，就不能对货源和营业收入做出正确的预测，往往对货源和收入指标的预测较为保守，从而使制定的预算缺乏一定的科学性和合理性。

（三）部分变动成本项目预测不准确，预算外项目经常发生

X散杂货港口公司为减少管理成本和降低设备购置费，将装卸和流动机械等非核心业务外包给供应商。装卸工成本、流动机械成本和外付进出仓费等均属于变动成本，与操作过程和操作吨关联度大。操作过程有船到船、船到车、船到堆场、船到仓库、仓库到堆场、仓库到车等多种形式，因客户要求不同和货种不同，操作过程差异非常大，每种操作过程所需的装卸工和流动机械也不相同，很难测算出单位操作吨装卸工成本和单位操作吨流动机械成本。由于缺少基础定额数据，往往是在上年实际的基础上考虑部分变动因素采用增量预算的编制方法进行预测，但X散杂货港口公司处于成长期，每年货量增长较快，导致装卸工成本和流动机械费用预测不准，与实际结果偏差较大。

在X散杂货港口公司成本预测过程中，物料消耗和维修费用占总成本相当大的比例。物料消耗分为机械设备维修耗用材料和操作现场耗用材料（如垫盖材料、捆绑带等）；维修费用分为土建维修、机电维修和行政维修。由于对土建设施和设备的更新、改造及维护方面缺乏科学系统的规划，对设备的保养没有按照科学的时间间隔进行检查维修，有时为了降低成本，对发生故障的设备不采取任何有效处理措施，让设备在有故障的情况下运行，这种做法不但不能保障设备的运行安全，反而会增加后续的维修成本。在预测物料消耗和维修成本时，没有综合考虑每项设施设备的使用寿命、使用情况、保养周期、维修配件市场价格、采购周期、安全库存等多个因素，因此预测出来的成本费用不准确。由此，预算外的资产购置和维修成本时有发生，往往需另外申请审批，耗时费力。

（四）预算控制较为简单，预算管理过程缺乏信息系统的支持

预算的核心功能在于控制，主要体现在将编好的预算作为业绩管理的依据和标准，定期将实际业绩和预算进行对比，分析差异原因并采取改进措施。为确保年度预算能够得到有效的落实和实施，X散杂货港口公司将年度预算分解到季度，编制季度预算；每月财务部将预算执行情况反馈给各部门，并在月度考评会上对KPI指标完成情况和差异大的预算项目进行分析。由于没有预算管理信息系统，财务部反馈的信息往往是滞后和有限的，不能起到实时控制的作用；在预算差异分析上，只注重预算数和实际数之间的分析，未形成多角度的预算分析体系和提出具体解决方案；在预算考核上也基本依靠手工对主要KPI指标进行考核，对于更多的非财务指标，没有足够的数据进行考核。由于缺乏信息系统的支持，只能靠事后控制为主，不易进行事前和事中控制，更不能建立有效的预警机制，预算管理的功能得不到充分挥。

四、X散杂货港口公司预算管理优化建议

（一）加强预算管理理念的宣贯，使公司全员足够重视

预算管理是能将组织的所有关键问题融于一个体系之中的管理控制方法之一，预算管理可以使企业的长短期目标、战略和企业的年度行动计划很好地协调，通过预算的编制、实施和修正，可以促使企业战略更好落地，为企业目标的实现提供合理保证，因此公司领导层人员必须意识到预算管理已经成为企业健康发展的重要手段，要展开对预算管理理念影响以及战略引领，要展开对全体工作人员的教育及培训，引导全体员工学习了解预算管理具体事项，使预算管理为所有员工所认同，并得到所有员工的配合实施。

（二）提高货源和营业收入指标预测的准确性

在货源和营业收入预测方面，公司可采用概率预算。概率预算指对具有不确定性的预算项目，估计其发生各种可能的概率，按照加权平均计算的期望值编制预算的方法。在国内外经济形势不稳定和航运市场形势不确定性的环境中，商务人员应对行业的发展趋势和企业环境做出理性预测和分析，采用概率预算编制方法提高对货源和收入预算编制的可靠性和准确性的预测，降低预算指标风险。

（三）优化港口设施设备管理，加强基础数据的统计和分析，建立消耗定额标准，科学预测成本费用

由于港口企业是主要提供码头装卸劳务的企业，装卸工成本和流机费用占很大的比重，操作部门应根据货物进出计划对装卸工和流机队进行合理排工，完善基础数据统计，加强对作业数据的审核与监督，逐月按照流机费用总额和不同工艺进行增减变动分析与结构分析；人事部门按月对装卸工成本的总额变化分析和结构变化进行分析，建立装卸工成本和流机费用与业务量之间的逻辑关系，进而建立消耗定额标准，即单位操作吨装卸工成本和单位自然吨流机费用，为预算管理提供数据支持。

装卸设备是港口企业的主要生产工具，设备的装卸能力、装卸效率和船舶进出港时间是港口实力的体现。X散杂货港口公司刚经历筹办期，处于成长期，每年新设施设备的投入和项修等资本性支出投入较大。对金额较大的港口设施设备和项修项目投入，既要组织招标比价，降低采购成本，又要重视工程质量和产品质量的验收，严把质量关；在设施设备的使用过程中，要做好定期检查和维修保养，在使用效率和使用寿命上下功夫，并逐月对材料消耗和维修费用进行分析，建立材料消耗、维修费用与设备故障原因及设备寿命之间的关联关系，企业在编制预算时，要从设施设备的投入、使用和维修方面综合考虑，科学预测材料消耗和维修费用。

（四）推进预算管理信息系统建设，加强预算执行过程管理，强化预算分析与考核

预算管理应着重于过程管理，通过对过程各个节点的把控，促进企业效益增长。运用信息化手段，可实现预算的过程管理，提升预算管理质量。在预算管理系统录入资本性投资、项修和成本费用的年度预算数据，当实际发生金额超过年度预算时，系统自动报警或限制申请，通过系统自动对资本性支出和成本费用预算做到事前控制；利用预算管理系统可以对预算执行情况进行实时反馈，帮助各部门及时了解预算执行情况，分析预算与实际差异，做好事中和事后的控制。X散杂货港口公司应尽快上线使用物资管理系统，资本性投资和项目修理从立项、招标、签订合同、付款到竣工验收整个闭环流程通过系统来控制；物料消耗从采购计划审批、供应商的选择、下单购买、材料入库、验收、出库和付款流程通过系统来完成。各部门和班组通过系统可及时查询项目的完工进度和预算执行情况。

X散杂货港口公司应建立月度预算执行分析制度，各部门应综合选取财务指标和非财务指标，从定性和定量两个方面对本部门预算执行情况进行分析，可采用对标分析、结构分析、趋势分析和因素分析等多种分析方法分析预算差异产生的原因并提出改进建议，财务部汇总公司预算和各部门预算执行情况及纠偏措施，按月向公司领导汇报，为公司领导经营决策提供依据，促进公司战略和经营目标的实现。其次应建立预算考核制度，预算考核内容包括预算目标的完成情况考核和预算体系的运行情况考核。预算目标的完成情况考核主要包括经营的效果与效率及工作计划的落实；预算体系的运行情况考核主要包括预算编制的准确性及预算管理制度的贯彻执行。预算考核应为各部门绩效考核内容之一，与预算责任部门人员的年终奖金挂钩，并作为公司内部人力资源管理的参考。对不同部门的考核内容要有所差异，如商务部，既要考核货量、收入、应收账款周转天数和成本费用，又要考核客户忠诚度和市场增长率；操作部既要考核成本费用的控制情况，又要考核操作系数和堆场利用率，从而最大限度地调动员工工作的积极性，保证预算管理的有效实施。

五、结束语

港口企业竞争加剧对港口企业的发展提出了更高的要求。预算管理是港口企业合理配置内部资源、有效控制成本和费用、不断提升应对外部环境变化能力的重要方法之一。本文分析了X散杂货港口公司预算管理存在的问题并提出了优化建议，旨在希望X散杂货港口公司加强全体员工对预算管理的认识，科学合理地预测收入和成本费用，运用信息化手段加强对预算执行过程的管控，强化预算分析与考核，充分发挥预算管理对企业经营的作用，使港口企业创造更大的经济效益，促进其他产业更快发展。

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（作者单位：深圳赤湾港航股份有限公司）