社会化媒体在档案管理中的作用分析

张英奎　房彦君　申晓辉

（北京化工大学经济管理学院，北京100029）

社会化媒体在档案管理中的作用分析

张英奎房彦君申晓辉

（北京化工大学经济管理学院，北京100029）

作为移动互联时代最重要的产物，以微博、微信、博客为代表的社会化媒体以其显著的包容性、开放性和互动性给人际交往、信息传播、商业营销、学习教育乃至政治文明建设等社会的方方面面都带来了颠覆性的影响。随着社会化媒体的崛起，关于社会化媒体的基础理论研究逐渐成为我国学术界的热点。本文立足移动互联时代传播方式剧烈变革的大背景，着力研究社会化媒体的产生、概念、特征、影响及在档案管理领域的应用，力图探索社会化媒体的发展方向，为推进社会化媒体档案管理的有效管理，规避负面影响，实现趋利避害提供一定启发。

社会化媒体；档案管理；信息传播

一、社会化媒体的概念和特征

（一）社会化媒体的概念

信息化时代，社会化媒体应运而生，它是时代发展的产物，也是与传统媒体差异显著的新媒体。社会化媒体的出现，迎合了当今大众获取资讯的强大需求，每个人既是信息的接受者，同时也是传播者。在新媒体中，人们享有前所未有的自由和参与权，大家可以自由发言，并且与他人共享，在讨论中学习经验，丰富视野。社会化媒体以互联网为基础和媒介，将个体紧密相连，改变了大众的交流方式。当下颇受欢迎的社交媒介有微博、微信、QQ等。

以微博和微信为例，人们通过手机终端接收和传播消息和资讯，摆脱了依赖电脑的传统互联网模式的束缚，随身携带手机便可以进行实时交流。全时空浏览、分享和传播成为了新型社会化媒体的最大的特点。表1为国外代表性社会化媒体的诞生时间。随着时代的发展，其中一些已经为层出不穷的新社交媒体所取代，所以想始终屹立在互联网的潮头就必然要着眼于用户需求，与时俱进。在我国，表2所示社交软件颇为典型。不难看出，2011年QQ空间曾风靡一时，但时过境迁，最新调查显示，微博和微信早已取而代之，这充分说明移动互联时代通讯工具更迭迅速，产品周期大为缩短。

表1　国外代表性的社会化媒体

表2　国内社会化分享网站排名（2011年5月）

（二）社会化媒体的特点

社会化媒体的概念人们并不陌生，其以大众为参与和接受对象。社会化媒体作为便捷的交流平台，为大众提供了一个全时互通的新窗口。

1.碎片化

社会化媒体和移动互联网的结合带来了碎片化趋势。越来越多的人通过手机等移动设备参与互联网世界。人们正在利用碎片化的时间创作、阅读和分享，与此同时，也引发了碎片式交流、碎片式思考、碎片式营销等等新的现象。虽然公民新闻的碎片化传播有它自身的价值，但是，碎片信息只有经过筛选整合，才能最大程度地实现其价值［1］。

2.草根化

在社会化媒体的发展中，最鲜明的特点即为全民参与，具有浓厚的草根气息，换言之就是“接地气”。从生产、传播、消费到反馈的内容都开始全面拥抱每一位社会成员。

3.互动化

社会化媒体的主要功能在于刺激大众主动交流和传播信息，通过媒介和大众的双向传播，对信息予以交流和提炼，从而逐渐模糊社会化媒体和社会大众之间的界限。

4.社交化

在社会化媒体中，人们的交流和沟通不受时间、地点和兴趣的限制。人们生产和传播的内容不仅能自我满足，同时也能维护和拓展个人社交网络，树立个体形象和强化社区地位。这里所指的社交，不仅囊括现实社会关系，也涵盖纯粹的网络关系。新媒体的社交化特征虽然在一定程度上降低了其内容的公共关注度和大众影响力，但是极大地提高了用户的归属感和社交粘性。

5.混沌化

通过社会化媒体交流时，不难发现用户之间的信息相对公开，其形式和规模难以控制，个人隐私易受侵害。因为社会化媒体缺乏有效管制，而用户活跃度又极高，导致虚假新闻、谣言等病毒式传播，危害社会。简言之，社会化媒体目前整体处于普利高津的“混沌”状态，但这并不代表新媒体会一直处于混乱状态，其独有的规律性，决定了它必然逐步走向正规化。

二、档案管理工作的涵义和功能

（一）档案管理工作的涵义

档案管理工作又可叫档案工作，主要任务是对档案文件和相关信息进行整理规划，使之为大众所用。

档案管理工作内容多样，例如档案整理修缮、搜集相关信息、集成资料库等。一般来说档案整理完成后，要及时开展管理工作，确保资料被妥善保管。因此研究科学的管理方法，可以简化繁重的档案工作。

档案管理分为实体管理和线上管理。实体管理多为档案馆和资料室，进行档案管理的同时，还要进行分类和编辑；线上管理则是通过运用互联网技术建立数据库，方便读者浏览和选择。

（二）档案管理工作的功能

1.档案管理工作的社会作用

档案管理工作以提供档案资源来服务社会，尽管不能直接带来经济利益，但其蕴含的精神财富不容忽视。

2.档案管理工作的文化内涵

档案管理工作对档案进行整理、规划，对历史进行总结研究，人们通过档案汲取经验，指导当今社会建设，其文化内涵值得深究。

3.档案管理工作的政治内涵

档案管理工作是总结社会生活经验的形式之一，是人类文化遗产不可或缺的部分，从中可以看到整体社会阶级的变化和人类政治文明的进程。

（三）档案管理工作的现状分析

档案管理工作中要首先考虑资料来源和编纂方式，以来源区分全宗，按时间顺序将全宗排序，然后集中归类，以便后续查考利用。在实际操作中，应制定一套合宜的三合一制度，明确需要收集和归档的范围，协调各单位，及时移交归档，做好鉴定工作，明确分类。而我国现阶段档案管理工作中还存在着大量问题亟待解决。

1.对档案管理工作重视程度不高

如企业管理人员缺乏对档案管理的认识，过分聚焦经营业绩，敷衍对待档案管理工作的情况极为普遍；档案管理部门对资料仅仅进行抄写、分类和保管等初级工作；同时，管理者们认为新的社会化媒体仅仅是档案管理工作的辅助工具，不能发挥其强大功能，与档案管理工作并无直接关联。

2.档案管理者档案管理能力缺乏

传统上看，因为政府、企业、学校等部门对档案管理工作的重视程度不够，人才储备不足，档案管理者专业能力欠缺，导致重要的档案常常无法及时地归档和整理。

截至2016年，我国已建成城市焚烧厂249座，焚烧处理量为2.02×105t/d，年焚烧量为7.37×107t，较2006年增长550%［1］。飞灰作为垃圾焚烧副产物，由于大量富集如Pb、Cd、Cr、Zn等多种重金属，国内现有的环境法规已将它归类为危险废物。一般地，焚烧飞灰产量约为垃圾焚烧量的3%～5%，GB 16889—2008生活垃圾填埋场污染控制标准中规定，达到浸出标准的飞灰可以豁免进入生活垃圾卫生填埋场分区填埋。

3.档案储藏条件差

因为缺乏重视，资源投入甚少，档案管理的环境不容乐观，有的档案室仅仅是一个普通仓库，条件极其简陋，潮湿阴雨，文件虫蛀霉腐严重；有的档案室虽引入信息技术，但也局限于对档案的简单处理和操作，没有发挥出社会化媒体的应有功能。

4.档案管理方法落后

目前我国档案管理工作依然落后。管理系统繁杂，职权不明，效率极低。随着新媒体的普及，我国应将档案管理工作从纸本管理上升至电子管理层面。

三、社会化媒体在档案管理工作中的应用

下面本文将以博客、微博、微信三个典型的社会化媒体为切入点，探索新媒体在我国档案管理工作中的新路径。

（一）博客

博客的出现具有革命性意义。虽然和网页新闻比较，技术没有太大发展，但博客具有浓厚的私人属性，简单易用，人人皆可撰写博文，使得公民从内容消费者变成了内容生产者。

博客的草根特性，使不同阶层自由表达成为可能，通过广泛流传和阅读，冲击了传统传媒的垄断地位，促进了文化传播，解放了大众思想。博客开启了Web2.0自媒体时代，它改变了以往单调、静止的文档提供方式，形成了图、文、声、像一体的信息媒介。社会知识的生产和传播方式因为博客发生了根本性变化，逐步由中心化阶段过渡到社会化或去中心化阶段。

1.博客是社会历史发展的载体

博客记录社会历史发展脉络，人民群众是社会历史发展的主体，博客丰富的内容实际是群众智慧的体现。自诞生伊始，无论是郭敬明、韩寒等青年偶像的热门博客，还是个人草根博客，或者是基于学习共享、兴趣爱好而聚集起来的公共博客都生动地反映了社会现实。加拿大档案学者T·库克认为：“档案工作者是建构社会和历史记忆的积极因素。在此过程中，他不仅有义务保护或记录过去，还有责任把未来的需要和期望铭记于心，唯其如此才更能反映社会的价值而不只是某些重要用户或传统用户的价值。”［2］既然博客是网络时代为社会公认的重要文化组成部分，那么在新时代背景下，以保存社会发展脉络为宗旨的档案管理工作，理应视保存博客文化为己任，将博客信息纳入到档案保护体系中来。

2.博客是传统档案管理体系的有效补充

传统纸本保存方式下，档案的整理、保管责任往往由独立的多个部门各自承担。通常各部门文书人员收集整理资料形成原始档案后，移交县、市、省、中央等各级档案部门立卷归档，通过垂直的档案机构体系保存具有恒久价值的文档，并负责搜集全社会散落在各组织、团体和个人藏家手中的宝贵资料。金字塔式的管理体系，为社会档案信息资源的长期、完整保存提供了必要条件。传统信息资源保管机构诸如档案馆、展览馆、图书馆、美术馆、博物馆等纷纷进驻博客，为搜集信息资源提供了更为直接的渠道，同时发挥了对社会大众的宣传、教育功能，唤醒了大众对保护人类历史文化遗产重要性的认识。这意味着博客既是档案信息的直接来源，也是互联网时代下新型的信息记录工具，发挥了促进档案工作发展的重要作用，二者形成了一个互相依存、互相促进的统一整体。简言之，博客具有信息源和信息管理的双重性质。

（二）微博

微博作为一种新型的自媒体，使用方便，内容丰富，功能强大，用户享有高度自主权。据中国互联网络信息中心CNNIC第31次中国互联网络发展状况统计报告显示截至2012年12月底我国微博用户规模为3．09亿，用户基数极其庞大［3］。微博可促进档案管理部门之间的信息共享、使档案工作透明化、有力优化档案工作方式、促使档案部门关注新话题，为各档案管理部门间的良性互动提供了诸多可能。更为重要的是，微博作为一个高度开放的平台不仅囊括新闻热点，而且聚焦社会民生，为相关部门提供了更社会化的档案资源。

1.重大事件微博热度

2011年中国社科院发布了《新媒体发展报告》，统计显示大陆微博用户已超过6000万人。在2010年的50起重大案例中，微博首发的有11起，占22%。随着时间的推移，微博用户活跃度的日益增加，这一比例也将水涨船高。

2015年，养老金改革、公务员调薪、推进权力清单、反腐、红色通缉令追逃、抗日战争胜利日放假、阅兵、网络提速降费、“史上最严”环保法、上海踩踏事故、“东方之星”沉船等热点问题仍历历在目。无一例外的是，微博在这些事件中扮演了关键角色。微博热点舆论话题与你我的生活息息相关，也毫无疑问是档案管理的一手资料，亦是档案部门与时俱进追踪社会进程的重要线索。

微博平台，尤其是新浪、腾讯等热门微博门户平台，凭借独具一格的开放性、交流性和便捷性为公共档案资料的征集开辟了更为通畅的渠道，拓展了信息发布平台。集成微博的先天热度优势的档案部门官方微博赢得了大量受众，为档案资料的全面搜集创造了更大可能。除此之外，档案部门通过公共官方微博与广大网友粉丝互动交流、集中民智，听取民意，有利于档案资料更为科学、更为完善的征集和整理。

2.微博构建政民沟通新渠道

政务微博，主要指代表政府机构和官员的、因公共事务而设的微博。用于收集意见、倾听民意、发布信息、服务大众。其通过与公众的良性互动，搭建了一个社会化参政、议政、问政的网络交流模式与平台。政务微博这种新的沟通媒介的出现本身就是对政治传播环境的重大变革，也对政府形象塑造工作提出了新的要求［4］。

2016年全国两会期间，成都市以成都政务大V为出发点，联动成都21个区市县、60余个市级部门及基层政务微博，形成2016全国两会成都风采展现矩阵，全面展示成都风采，彰显成都成就。据了解，成都各区市县、市级部门、基层政务微博共1000余个账号参与了话题讨论，成都发布、平安成都、微成都等具有全国影响力的政务微博也全面参与了账号矩阵。网友可以通过手机端直接点击查看相关内容，所有参与的政务微博发起的精彩新闻皆可浏览分享。

及时的参与体验、新颖的互动方式，让成都的各个区市县和职能部门在全国两会中脱颖而出。据统计，“聚焦全国两会之成都风采”话题创建三天内，阅读量已超过500万，汇聚网友讨论1.3万条，上千网友转评分享。如此广泛的阅读量和群众参与性也提高了档案资料的代表性和普适性。

当今信息网络技术飞速发展，各国纷纷踏足网络信息资源领域，具体来说，主要是研究如何有效抓取关键网络信息并有效保存。我国各级政府顺应社会发展的新潮流，陆续开设政务微博，产生了如“平安北京”、“政务风云榜”、“政务”等一批具有全国影响力的官方微博。但是针对这些微博产生的原创内容以及样本资料如何归档、保存的工作还没有引起社会足够的重视。怎样通过科学的方法搜索有效信息并存储是微博信息档案化管理亟待解决的关键。

尽管微博有诸多优点，但我国现阶段关于微博信息档案化管理的理论和实证研究尚处于起步阶段，无论是微博档案的收集、辨别还是整理、归档都存在很多欠缺。政策方面，显著短板之一就是缺乏具体、可操作的实施条例。微博信息档案化管理还应在实践中不断探索，总结经验。总的说来，随着微博这一新型的移动社交媒体在人际交往、文化融合、商业营销、政治建设等社会的方方面面发挥日趋重要的作用，微博信息档案化管理必将引起我国和全球档案界更多的探讨和研究。

（三）微信

1.微信的定义

微信是腾讯公司于2011年1月推出的一款即时通讯工具，用户可以将自己的朋友圈与好友分享，以此带来全新的体验。微信注册简单，操作容易，传递信息精准，社交性能强。

2.档案管理工作微信应用的可行性分析

近年来，档案管理工作逐步转型，由重保存轻使用向重视信息资源的开发利用转变，这也要求档案管理部门转变工作方式，运用新工具开展管理工作。截至2015年，微信用户已累计突破6亿，用户群稳定，社交粘性高，这为档案更好地服务社会创造了良好契机，可以帮助档案部门提高信息服务的关注度。微信服务成本低，目前大多城市都实现网络覆盖，费用几乎可忽略不计，对于档案部门这样的社会服务机构而言，这无疑是一个经济、节约的不二选择。作为公益型服务单位，档案部门经费有限，利用微信向大众传播信息、为大众服务实乃明智之举。此外，微信具有信息传播形式多样化和快捷化等优势。档案部门给外界的印象往往是沉闷、神秘，发布的信息也都以单调的文字和图片为主，而微信公众号可以帮助档案部门发布有趣、个性化的档案信息，并以文字、图片、音乐、视频等生动的多媒体形式传播，使之不再枯燥乏味。

3.档案管理工作微信应用的现状分析

在微信的通讯录中添加公众账号，输入关键词“档案管理”、“档案馆”，共得到142个公众账号，其中属于档案管理范围的有64个（公共类有15个，教育系统3个，企业或社会档案管理机构共25个）。这些微信公众号发布的信息70%为档案管理类，其余则是档案管理范围之外的内容，例如生活趣事、文学哲思、风土人情等。这些公众号存在的主要问题有：档案馆微信公众账号级别低，因此无法真正实现发布有效档案信息的功能；服务单一，仅提供基础信息发布，没有档案搜索查询等功能，用户只可被动接受档案信息的发布，交互性差；从内容来看，多是关于日常工作动态和国家档案局发布的法律法规，甚至是销售档案办公用品、推销档案管理培训课程的商业广告，内容繁杂而呆板，很难吸引用户注意力，从而限制了档案管理公众号受众的拓展。

4.档案管理微信应用的策略

当务之急应加大微信档案服务宣传力度，吸引微信用户体验档案馆的优质信息服务。从用户角度讲，如果能体验到微信档案服务的方便快捷和高隐私安全系数，加之微信具有安装简便、使用免费、传达精准等特点，微信档案信息服务必然赢得广阔市场。尤其对于新媒体接受度高的年轻和高学历群体来说，其便利性具有极大的吸引力。其次，目前档案馆的服务局限于档案查询、提取、档案管理知识普及和现行文件阅览影印等，对高校、科研机构、政府部门等档案业务频繁的机构而言，可以进一步拓展微信档案服务范围，例如：在线查询在校生学籍档案、往届毕业生档案去向、硕博士毕业论文成果、教师教研成果、校园建设基建档案等，免去广大师生和科研人员在图书馆和档案管理部门长时间等待的辛苦，提高单位工作效率。除此之外，档案管理微信公众号可以发布相关视频展示档案资源，设立互动咨询功能，成立在线交流、咨询、讨论的社交群，发布讲座信息，增强互动性，提高用户忠实度，拉近档案管理与民众的距离。

虽然微信在我国档案信息服务中的应用尚处在萌芽阶段，但是可以预见，随着移动互联时代的信息传播方式和档案信息服务模式的不断改进，微信在未来档案信息服务中将有更为广阔的应用空间。同时应当密切注意档案管理工作的特殊性，它不同于一般的公共服务，很多档案资料涉密，在微信这个信息流量巨大的空间里，如何在满足公众合理需要的同时保护好档案的安全，需进一步探索。

四、结语

在市场经济改革深入发展、社会化新媒体颠覆传统信息存储和管理方式的大背景下，要改进我国目前落后的传统档案管理体制，就应当拥抱以微信、博客、微博为代表的社会化新媒体，探索新的档案管理模式。

中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》明确指出：“当前，面对新形势新任务新要求，档案工作还存在一些不适应的地方”，“档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新”。这启示我们应把社会化新媒体应用到档案管理实践中，从实际出发，创新档案管理服务的思路与方法，形成信息化的档案管理新模式。同时任何时候都不能忽略国情，现阶段我国仍有一大部分人习惯于传统的档案信息服务，因此把二者相结合，各取所长，方能真正做到顺应时代潮流，转变档案管理思路，充分利用自媒体，强化档案管理宣传，提高档案公共管理和服务的质量。

（北京化工大学经济管理学院学生张东对本文亦有贡献。）

［1］彭兰.社会化媒体时代的三种媒介素养及其关系［J］.上海师范大学学报（哲学社会科学版），2013（3）:p56.

［2］［加］T·库克.铭记未来——档案在建构社会记忆中的作用［J］.李音，译.档案学通讯，2002（2）:p75.

［3］李彪.微博中热点话题的内容特质及传播机制研究［J］.中国人民大学学报，2013（5）:p10.

［4］丁艺，王益民，刘素宏.政务微博的应用与政府形象的塑造［J］.云南社会科学，2013（4）:p20.

Analysis on Social Media’s Application in File Management

Zhang Yingkui Fang Yanjun Shen Xiaohui
（College of Economics and Management Beijing University of Chemical Technology，Beijing 100029，China）

As one of the most important products in Mobile Internet era，social media，being significantly tolerant，open，interactive etc，such as Micro-blog，We-chat，Blog have brought subversive impact on every aspect of the society，including interpersonal interaction，information dissemination，business marketing，learning and education，even construction of political civilization.With the development of social media，research on the basic theory of social media has gradually become a hot topic in China’s academic circles.Based on the background of the dramatic changes of transmission mode in the mobile Internet era，this paper focuses on the origin，concept，characteristics，influence and its application in document management，in order to provide certain inspiration on promoting its positive application and effective document management，trying to explore the direction of development of social media，avoiding the negative effects and realizing the advantages.

social media；file management；information spreading

G206.2 G271

A

1671-6639（2016）01-0001-06

2016-02-26

张英奎（1956-），男，北京化工大学经济管理学院教授。房彦君（1990-），女，北京化工大学经济管理学院管理科学与工程专业2014级硕士研究生。申晓辉（1992-），女，北京化工大学经济管理学院企业管理专业2015级硕士研究生。