职业教育行政办公室职能化刍议

陈海英++樊安

【摘 要】 本文以职业教育系统中的行政办公室职能分析为对象，从日常工作职责、教学资源维护与使用管理和信息收集与宣传等方面对职能化的具体工作内容进行探讨。强调行政办公室工作的职责，保障工作内容和工作方式与教育发展趋势的一致性，为教学和研究提供服务和保障。

【关键词】 职业教育；办公室；职能化

行政办公室的管理在工作内容方面具有极强的复杂性，具体工作通常会涉及到内部的众多部门，在办公室行政工作中，只有有效结合众多部门、多方面的力量才能保证日常工作的顺利开展。在职业教育系统，行政办公室职能化不仅包含行政职能，同时在为教学和研究服务等方面有着重要的含义。

在职业技术学校中，作为教育的基本场所，主要的功能是教学和研究，在教育系统，服务是行政的主要工作，支持教学和研究的日常开展是行政办公室的主要工作目标。在职能化范畴内，制定学校（院）的管理制度、服务教学一线、维护学院正常工作开展等方面具有重要职责。本文以办公室具体工作内容为基础，对职业教育行政办公室职能化要求的工作职能、教学设施管理、安全管理、信息采集与宣传管理等方面进行分析，探讨主要工作内容和方式，努力完善行政办公室职业化管理的职责认知，提高办公室工作效率，保障工作的顺利开展。

一、行政办公室工作职能

日常工作中，认真学习贯彻党的教育方针和政策，树立管理育人、服务育人。具体工作职能主要包含文案制订、会议组织、教学资源管理、职工后勤保障等诸多内容。

做好公文收发和上传下达工作。认真做好各类公文起草工作，按照上级有关文件要求，起草工作计划、规划、汇报、总结、报告、请示、交流材料、合同、通知等公文；做好文印、收发文件、信函、传真、报刊分送等工作。

全面、周密做好会议会务工作，确保各类会议圆满成功的召开。组织安排学院领导班子党政联席会议和全院职工会议，督促、检查各部门执行会议决议。

在日常工作中，通过建立健全制度对职工的劳资，劳动纪律考核，岗位津贴及各种补贴分配和发放工作进行保障。处理接待群众来信和来访，及时将来访内容归类报送相关部门处理，不断完善工作内容，改进工作方式，提高工作效率。

抓好水电供应、清洁卫生等后勤保障工作。全院办公设备的日常维护保养工作及办公用品的使用和发放工作。

二、教学设施管理

教学设施管理涉及教室、教室内的公用资源、计算机多媒体教室及其配套资源和教具等教学过程中要用到的设施。在具体管理过程中，建立使用标准流程，通过制度涵盖所涉及的注意事项。

日常管理中必须注意教学设施的存放使用环境。例如，禁止在多媒体教室内进食、吸烟、随地吐痰等；及时采取措施保持教学设施的干净整洁；教学用品要各归其位，不能随意乱放；日常管理中要注意教学设施的防晒、防水、防潮等问题；行政办公室办负责教学设施的日常维护、维修与管理；定期检查桌椅、门窗、照明、电源、多媒体设备等是否完好。

使用教学设施应在教学计划内，获得批准后进行使用，教室使用必须保证教学内计划。在不影响正常教学的前提下，校内单位或个人可以借用教室，建立健全的教室借用制度和流程。例如，借用方需填写《教室使用申请表》并签署《教室使用告知书》。在保障教学计划内活动之外，教室由行政办公室统一调配管理，未经批准，任何单位和个人不得擅自更改教室用途，不得擅自使用教室。

教学设施的安全保障管理涉及使用安全、日常安全维护、消防安全和软件硬件安全维护等工作。在使用过程中禁止与教学活动无关的人员进入机房。日常应定期检查机房供电、用电设施，若发现故障必须停止使用并及时联系专业人员进行排查处理，不得随意乱拉乱接电线，用电器材应选用安全有保证的。

三、信息收集与宣传管理

行政办公室具有协调各部门之间配合工作的职能，为了促进各部门之间对各自工作内容的互相了解，进一步做好学院宣传工作，行政办公室应紧紧围绕学院的中心工作，积极收集各项工作信息，充分发挥信息宣传的重要作用，推进学院信息收集和宣传工作管理的科学化、规范化。

宣传稿件的主要内容坚持围绕学院建设、改革发展等重要工作与活动信息。以学生思想政治教育、素质拓展工程、学风校风建设等为基础。以教育教学改革、师资队伍建设、人才培养模式深化、课程建设、实训基地建设、校企合作、科研成果等内容为重点。针对学生最为关心的招生、就业工作信息开展专题报道。以学院及学校网站、各类正式出版刊物作为载体，宣传内容围绕各部门主要工作信息和院系之间交流的信息。

办公室根据信息收集和宣传状况，制定宣传工作方案，明确工作分工，统筹推进宣传信息工作。制定相关的考评与奖励制度，对工作成绩突出的科室和个人进行奖励。在信息采集和宣传工作过程中充分调动各部门职工的参与积极性。

职业教育学校行政办公室在日常工作中应强化具体工作的职责，以职责为己任，在教学资源管理、信息收集与宣传和日常事务中充分体现服务于上下级各部门的服务性；高效协调不同部门之间的协同工作，有效地应对工作内容的综合性和复杂性；及时准确地收集各方面的意见和建议信息，加强信息报道的全面性和时效性，保障行政办公室工作内容和工作方式与教育系统发展趋势的一致性。

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