企业公文电子审批系统设计

钱志骥

摘 要 本文通过对企业公文电子审批系统的实施和规划，探究文档管理中存在的问题和相应的解决方案，研究的是一套用于企业收发文的电子审批信息系统。

【关键词】企业公文 审批系统 设计

电子审批系统是典型的工作流处理系统，主要涉及的人员包括：领导、审核人员、流程管理人员、申请人员等。核心功能包括：流程审批定制，审批流转控制，用户角色管理三部分。除了功能性需求外，系统还考虑易用性，通过开发用户UI界面，简化常规操作过程，根据用户使用习惯设计一些常用的统计查询功能。本系统设计能提供5000人规模的企业进行日常审批的能力。

1 系统流程

功能的强壮代表着平台的可用性，能力的全面性，软件的可靠与安全性。系统功能模块分为流程配置模块、流转控制模块及权限管理模块三个部分。

2 系统设计

根据需求分析系统功能划分为流转控制、流程配置和权限管理。系统实施选用N层架构模型，为表现层、业务逻辑层、数据访问层、数据层，如图1所示。

2.1 流轉控制模块

该模块通过自主开发的流程控制引擎控制整个流转过程，如图2所示。

限定条件：只有所有审核人员都通过后才可由最后一位审核人员执行发送；会签环节所需审核人员可由上一环节处理人指定；会签人员不可执行收回操作；所有环节的退回操作都不可退回给会签环节。

2.2 流程配置模块

流程设置模块使用图形化界面让管理员定制及发布审批流程。流程调整不影响当前流转操作，对环节处理人的变更将即时生效。

2.3 权限管理模块

实现系统人员权限分配以及授权管理。系统从人力库中获取人员信息，对人员按不同级别进行权限设置。引入了角色概念，通过角色将权限分配给不同人员，系统查询级别为三个层次，个人、部门以及公司级别。从企业实际需求出发设计授权功能，限定条件如下：必须指定起止时间；授权人可随时收回权限；到期可自动收回授权；授权人有权查看被授权人处理的所有公文；记录授权信息。

把工作流模式创建在数据库内，不但能够简便公文系统和别的处理系统的合成，还能够让公文平台能更加方便地适合公文业务。

2.4 实体描述

数据 库规划中，参照数据流图抽取数据，获得系统实体关系模型。利用实体-关系图进行数据结构分析。本系统主要实体如下：平台用户、部门信息、系统角色、系统功能、流程信息、流程配置、流程节点、流转信息、流转记录、审核处理人、审核意见、授权信息、审核文档。

2.5 联系描述

本系统的E-R图如图3所示。

3 安全与可靠性设计

平台的安全性与可靠性对任何信息系统来说都是非常重要的。通过操作系统提供的可靠性保障，加上账户安全控制等措施，能够保证平台的安全可靠。本系统的具体措施如下：采用面向对象思想的分层开发设计，保证可维护性；系统设计过程中最大限度地满足实际业务需求；系统通过配置形式进行管理，调整都可以通过调整配置项完成；任何访问系统的人员都需要有相应登录账号及登录口令，每个用户都被授予相适应的权限。采用MD5加密技术保证了数据的唯一认可性。

4 总结

系统实现了审核流转控制、审核流程配置和权限管理等功能，无论是数据的录入、修改还是数据的查询、统计等功能，都符合系统设计的要求，实现了公文电子审批管理信息系统的信息化、智能化及网络化管理，满足了企业日常行政审批的业务需求。

随着企业管理理念的迅猛发展和管理方法的日新月异，在企业里也务必要对行政管理方法进行更为深刻的研究。企业公文电子审批系统作为企业行政办公管理的重要组成部分更需要与时俱进，不断的进行完善与自我提升。包括现代通讯技术、移动办公技术、云计算技术在内的各类技术的应用，争取在系统后续版本中对系统的实时性、安全性、共享性等方面进行持续的改进。

参考文献

[1]（美）Phillip Laplante，Thomas Costello.CIO Wisdom II：More Best Practices[M].北京：机械工业出版社，2013.

[2]李晓慧，何玉润.内部控制与风险管理：理论、实务与案例[M].北京：中国人民大学出版社，2012.

作者单位

上海理想信息产业（集团）有限公司 上海市 200065