基于Lotus Notes的高校办公自动化系统设计与实现探讨

刘华敏 刘显杨 姚宏

摘 要 本文讨论了Lotus Notes做为办公自动化的平台的优势和特点，并系统介绍了高校办公自动化的系统设计，以在对高校办公自动化中需要提供的八大子系统进行了详细叙述，并在安全性做了总结，办公自动化较传统办公模式有很多的优势，在本文都有体现。

【关键词】Lotus Notes 群件 工作流 办公自动化

随着现代信息技术地飞速发展，加上校园各部系上网工程的政策推进，计算机与网络技术的应用日益普及，在日常工作中，用计算机系统处理各种业务已经成为常态，在信息处理工作中，可以通过计算机系统实现信息的高效收集与汇总，伴随着Internet技术的快速发展，基本上所有的高校都已经建立起了自己独立的办公系统，这不仅使得其办公效率得到了有效的提升，另一方面也使得其办公费用得到了有效的降低。

办公自动化系统（Office Automation，简称OA），是从发达国家迅速发展起来的，是在20世纪70年代中期产生的一门综合性技术。OA系统目前已经发展成为以实时协作作为技术支撑手段，以知识管理为核心的综合信息资源管理系统，具有广阔的应用前景。

1 系统功能设计

1.1 需求分析

建立高校办公自动化系统最主要的目的就是为了能够实现高校办公自动化，在该系统正式投入之前，学院所采用的办公模式还是传统的办公模式，由于各个部门之间信息的传递比较麻烦，导致各个部门之间很难实现信息的集成与共享，因此没有办法实现高效率协同工作。出现了诸多问题：一是上下级部门之间没有办法实现协同工作，很难及时的沟通；二是各部门的信息传递方式还是人工为主；三是信息和工作流程两者分离开来，使得工作的效率大大降低。

Domino/Notes是Lotus公司的一个新型的群件系统，在开展高校办公自动化系统建设的过程中，应用该群件系统来开展办公自动化系统的构建，具有诸多的优势，主要表现为：

（1）其自身具有非常灵活的伸缩性，这使得其能够很好地满足各级办公自动化的实际需求，不管是在分散部署还是统一管理工作中都能够很好的发挥管理性能，从而有效降低管理风险；

（2）其具有非常好的中文信息处理功能，这使得其能够很好的满足用户绝大多数的中文处理需求；

（3）其具有非常好的面向文章的数据管理系统，从而具备高效的通信能力，从而实现各个机器上数据库的高效共享，并且能够实现多个平台上的同时操作。

1.2 系统功能模型

本次研究中所设计的高校办公自动化系统在进行各个部门的信息传递时，主要是通过网络通信技术来实现的，从而实现无纸化办公，整个系统的构成是：基于Lotus Notes系统，融合了计算机网络技术及群件管理技术，有效地提高工作效率，将工作环境由传统的人工传递变成无纸化办公。

1.3 开发与运行结构

系统分为服务器与客户端两个部分，采用的结构模式为C/S模式。操作系统为Windows Server 2008 R2，系统开发维护平台为Lotus Notes client，Domino服务器用来保存办公数据与应用，达到服务器对客户的响应、解释等功能；

在客户端身份认证的过程中，主要采用的是Lotus Notes的认证方式，在实际的运行过程中，若用户想要实现与服务器的之间的通信，就需要能够通过双向的认证服务，依据用户身份的不同，为其提供相应权限的服务，具体的用户权限设置，学院可以结合自身的行政结构进行设置，使得系统的安全性大大增加。

2 核心业务的设计与实现

整个系统可以分为七个子系统：

2.1 公文流转子系统

该系统是整个办公自动化系统的核心，结合高校的传统办公的审批和签批等过程，实现办公的拟定、审批、查询等工作全程处理。

2.2 综合信息发布子系统

该子系统是高校的新闻，公告等信息发布平台。各部门的信息员都可以在校园网上随时随地的将本部门的信息、新闻发布在该子系统中，方便高校人员及时的了解高校各部门动态。

2.3 讨论园地子系统

该子系统是为了给高校的教师提供一个讨论的地方，教师可以在这里讨论大家关注的问题，发表一些自己的建议和意见。该子系统类似于BBS的模式，只限于学校内部使用，没有公开的账号。

2.4 会议管理子系统

该子系统提供了一个处理会议的平台，在此系统中可以先申请召开会议，之后申请通过后，发布准备情况，之后部门管理人员再对参加会议的人员发出邀请，并以邮件的形式发送出去，并收到回执。

2.5 办公指南子系统

该子系统包括学院的各项规章制度，通过归类规章制度，提供工作指南。高校内的人员可以根据自己的需要，找到处理事务所需规章，便于找到相应部门处理，提高办事效率，少走弯路。

2.6 个人助理

在Lotus Notes的基础上，提供日程安排、内部邮件、代办事宜等等，每个人都可以通过该系统来得知自己的安排。

2.7 意见箱

该子系统可以为高校提供一个监督和发表意见的地方，在这里提交的意见会自动提交给相应部门。

整个系统功能完备，适合高校的行政办公流程，便于工作人员实现各部门的协调沟通。

3 结束语

传统的C/S结构目前面临着越来越多的障碍，B/S模式渐渐出现，Lotus Domino中的Web开发能够使得Lotus Notes直接使用Internet和内部网络合二为一。因此，我们利用Lotus Domino/Notes提供的一整套完备的Web支持系统，对系统进行了改善，实现了更多的功能，便于用户的使用。但在安全性提出了相对的更高的要求，实现真正的办公自动化就是解决这类问题之后，我们也必将迎接网络时代的来临。

参考文献

[1]尹晓燕，吕淑萍.OA系统中动态工作流模型的设计与实现[J].应用科技， 2003（03）.

[2]揭安全，化志章，薛錦云，李云清.基于RBAC的高校办公自动化系统设计[J].计算机工程与设计，2009（11）.

作者单位

江西赣州技师学院 江西省赣州市 341000