信访工作中的档案管理创新思考

刘翩翩

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）07-000-01

摘 要 随着时代和企业的发展，企业信访档案的收集工作也日益变得重要和紧迫，本文旨在结合本档案部门的实际工作情况，归纳总结，浅谈如何做好这方面的工作。

关键词 企业 信访工作 档案管理 创新思考

档案，承载历史，服务当下，启迪未来。随着科技时代的到来，电子信息化的高度普及，信访工作及其档案管理的模式、对象、渠道、平台，也与时俱进地发生着改变。随着国家档案行政部门“三个体系”档案建设的提出，以及构建和谐社会、“以人为本”理念的文化社会创建，民生档案的地位不断提升，各机构档案部门对信访档案的管理也更加重视。

一、信访档案及其特征

信访档案与信访工作紧密联系，在档案分类中较为独立，按属性划分，可归入民生档案一类。信访档案是信访活动的真实记录，在档案中具有一定的特殊性。该类档案具有一般文书档案的原始记录性、信息性、凭证性、价值性等特点外，还具有公正性特点。

信访档案，真实记录了信访活动的全过程，是群众信访案件处理的重要事实依据，信访档案是信访工作管理和处理事务过程中形成的原始性、记录性、知识性、信息性的重要信息资源。一份完整的信访档案，详实地记录了信访事件发生的时间、地点、事情的经过以及关联人物，不仅有信访人和机关的印信，而且有主管机关的调查处理经过和结论，上级机关的批复和当事人对处理结论的态度，具有很强的真实性、准确性和历史参考价值。

二、信访档案工作的重要性

信访档案工作是信访工作中一项不可缺少、不能替代的重要的基础性工作。信访档案能真实、准确反映出一个时期企业或组织的政策行为和结果，可使领导掌握有关的历史资料，了解信访工作规律，便于对现实问题做出正确的分析和判断，同时也为贯彻有关政策和规定、指导工作提供了历史依据和处理问题的借鉴案例。

信访和各党政机关、社会团体和企事业单位在各个时期、各个阶段指导和开展信访活动的情况，其中既有成功的经验，又有失败的教训。充分借鉴和利用信访档案材料，从历史经验教训中汲取经验教训，利于当下工作的顺利进行，利于今后工作的科学决策，为经济社会和谐发展提供有利而充分的条件。

此外，信访档案能开口说话，能说出历史真相。信访档案中有信访者提供的证据、言辞、观点，有组织的调查处理过程和结论。因此，对现实同类问题具有借鉴作用，对处理重信重访、越级信访、申诉信访等是重要而关键的历史依据。笔者曾亲手处理过一件历史遗留信访旧案，亲身感受到信访档案的重要作用。由于机构更换，人事变迁，以完整齐备的信访档案为可靠依据，才能有效避免随意性，减少失误。也只有完整齐备的信访档案，才可以变“死档案”为“活证据”，从根本上解决问题。

三、对做好信访档案管理的建议和对策

信访档案分案件档案和文书档案两类。案件档案即信访部门对某个信访问题从接待、调查、核实、处理等全过程中形成的具有保存价值的归档案卷；文书档案则是信访部门在日常行政工作中上传下达的业务性文件和资料。

信访档案的保存形式分纸质和电子两种。一是把以纸质为载体的信访事项，通过收集、整理、加工等程序，按每件信访事项受理的编号顺序，用专门的档案装具（盒、柜）存放。二是对数字信访档案归档，就是对以光盘、硬盘、优秀等新型介质为载体的信访档案进行归档。应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联，在数字信访档案与传统信访档案之间，建立准确、可靠的标识关系，按照年度、类目进行打压缩包，拷贝至新型介质上，并贴上标签存档。这样，通过建立数字信访档案，既可以提高档案的利用效率，又可以减少借阅过程中对纸质档案的人为磨损。

四、加强信息化建设，实现信访档案大数据管理服务

信息时代，信访工作人员收集档案以电子文件为主，纸质文件备份为辅，档案信息资源数字化、体系化成为主流。而建立高质量的信访档案信息数据库，成为新时期档案管理的基本需求。1.更加精准地定位用户的需求。信访档案工作仅仅提供被动的查询服务是远远不够的。在信访档案的管理和利用的过程中，对档案利用者的需求定位必不可少。只有准确掌握了利用需求，才能有针对性地提供相应的服务，满足他们的需要。利用大数据系统的技术和手段，通过获取丰富的相关数据，找出他们的关联关系，对这些数据进一步挖掘和分析，准确地描绘出用户的需求行为。2.通过数据分析提供更优质的服务。随着大数据时代相关业界对大数据的重视及应用，大数据的特性与优势将在日常办公和行政事务中凸显出来。通过对这些大量非结构性数据的分析，使得信访档案服务定量化、精确化，个性化。3.在大数据的背景下，档案馆需要吸收高素质、复合型的人才，还要对已有的工作人员进行培训，建设知识型、智慧型档案馆，提高档案馆的服务能力。