信息化对民政档案管理工作的影响研究

王海靖

摘 要：民政部是我国政府部门的重要组成部分，也是与我们日常生活息息相关的最为密切的机构之一，民政档案是记录各个时期的民政工作的文件、资料，是面向整个社会群体的，随着档案数量逐年增加，民政档案的管理也顺应着时代的发展走向了信息科学信息化的道路，与之相应的，民政档案工作的流程、管理制度也应该同样与时俱进的做出相应调整。本文将从实际出发，深入探讨信息化对民政档案管理工作的影响，并分析论述应对措施。

关键词：民政档案管理；信息化；影响研究

一、前言

民政工作是面向广大社会阶层群众的具体工作，承担着维护社会和谐稳定，提高人民生活水平的巨大压力，随着档案资料随时间的增多而增多，民政档案的管理难度也随之增加，传统的档案管理模式已经无法满足日新月异的社会发展速度。因此实行档案的信息化、现代化管理建设就变得愈加重要，同时，档案管理的工作也应引起各级民政部门的重视，相关工作人员也应尽快落实工作，争取早日取得实际性进展。

二、民政档案工作的特点

民政档案是记录各个时期的民政工作的文件材料，与人们生活息息相关，其中涉猎的范围极广，内容极多，所以为档案的管理带来了不少的难度。但档案的真实性、便捷性关系到群众的切身利益，需要档案管理部门对档案进行有效的收集和科学的管理，针对民政档案管理工作的众多特点，可以更好的实行民政档案管理工作的信息化进程，确保档案整理高效、有序。

（一）便于查询与管理。虽然都是以查询和管理为出发点，但民政部门的档案管理与档案局的管理有着本质上的不同，后者的大部分档案都是封存以用于保存，与之相反的民政部门的档案则是面向群众，取之于民用之于民的对群众建立档案，将至分门别类，在群众办理更项手续时提供各种信息证明与支持，所以需要民政部门的管理系统是实用开放的，甚至在信息化的进程中对一部分档案资料进行公开，让民众可以通过当前流行的PC端、手机以及平板等设备随时利用网络向民政部门系统进行相关查询和检索。

（二）资料数量大、种类多。民政档案资料随着时间的流逝而逐渐增多，具备了数量大、种类多等特点，其中档案资料的来源涉及了群众社会生活的各个方面，婚姻、养老、地名、慈善救助、社会救助、优抚安置、社会团体等众多具体内容，因此民政档案管理对保障公民权益，社会和谐稳定，推动经济发展都有着无可取代的作用。但因年代、分级制度的不同，很多资料有着数量多、格式不统一的问题，为民政档案的管理增加了难度，不利于各地区各部门间的档案调取查阅工作。也正因为民政档案管理工作的特殊性以及敏感性，信息化对民政档案管理工作的影响是积极向上的。

三、信息化对民政档案管理工作的重要性

（一）信息化建设已成为大势所趋。随着科技水平的发展，电子书、电子账单逐渐出现了人们的视野中，逐步取代了过去的生活方式，由此可见，信息化建设已经成为整个社会的发展方向。顾名思义，民政档案管理的信息化就是将档案的信息以数字化的形式保存，运用相应的软件对信息进行分类、管理，这也符合档案管理规范、严禁的工作要求。民政档案的信息化建设与档案工作规范管理也是相辅相成的管理，档案信息化是档案工作规范化管理的必要条件[3]。即便是在信息爆炸的今天，部分地区的民政部门由于缺乏信息化手段的支撑，加之管理方式落后，如果要在不同地区进行档案的交换或转移，都要付出巨大的物质代价和时间代价，在很大程度上阻碍了档案管理工作的效率，只有大力推进国内民政档案信息化的进程，才能跟上时代的脚步，与时代一同进步，一同发展。

（二）社会工作方式的大势所趋。近二十年，社会发生了翻天覆地的变化，现在的世界早已脱离了书信传递信息的年代，也脱离了传真传递信息的年代，随之而来的是PC、平板电脑、智能手机在互联网时代的大规模普及，从方案的起草到修改，办理，归档到分发至各单位部门，甚至银行账单都可以通过计算机和网络进行。这种便捷的生活方式也深入人心，为了顺应这种改变，需要民政档案管理部门借助信息化的手段对民政档案进行科学、系统的管理，以计算机硬件为起点，提高计算机硬件的水平，完善档案资料的数据库等方式，着手更新档案管理的工作方式。

四、推动民政档案信息化建设的主要措施

（一）对原始资料的电子化。可以想象，随着时间的流逝，民政领域所保留的原始资料的数量会有多么巨大，所以，将这些原始资料电子化是一项十分艰巨的任务，其中民政部门不仅仅是面向各阶层群众同时还承担着维护社会和谐稳定，提高人们生活水平等十分重要的责任，加上系列具体内容，年代久远的原始材料与现代材料格式不统一的问题也暴露了出来，而数字化可以有效的解决这些问题，显著降低民政档案部门工作人员的工作难度。同时，在进行电子信息的收集时，应同对待传统储存媒介一样，避免硬件丢失或损坏引发潜在的泄密现象，所以应定时对资料进行备份，防止不可抗拒的外力原因导致的巨大工作量，做到有备无患，早日实现不翻阅纸质材料便能及时为群众提供查阅服务的目标。

（二）提高民政工作者的信息职业素养。科学技术是第一生产力，只有熟练的掌握档案信息化的核心所在，才能将档案信息化建设提升到一个新的高度。随着经济水平的发展，民政部门的服务对象也逐渐增多，从人们的衣食住行到生活保障再到人生大事件件都与民政工作息息相关，同时，也为民政档案管理来大量技术性难度，这就需要民政工作者着眼提高自身的知识储备以及工作能力，加强职业素养的相关教育，深化保密意识与观念，提高自身的专业技术水平，积极地参与到档案管理工作的培训中去，认真解析理论与实践的本质区别，以便更好的应对工作中出现的问题

（三）提升民政档案管理部门的硬件配置。俗话说得好：“巧妇难为无米之炊”。所以民政档案管理的信息化建设必须依靠合适的硬件设备才能进行。扫描仪、打印机、电脑等信息的输入输出设备，在整个信息化进程中起到至关重要的作用，其中老旧的设备不应参与到信息化建设中去以避免不必要的麻烦，所以民政部门应加大对民政档案管理的资金支持力度，使用性能优良，方便快捷的设备进行信息的输入输出。

此外，还可以将历史资料扫描整理、编辑入库，丰富档案馆藏资源，提升库房存量。全面推进档案资源的基础设施建设，管理制度，加快民政单位对历史资料清理的进展。

五、结论

信息化技术的广泛应用和发展让我国各行各业发生了翻天覆地的变化，随之也给民政档案管理工作带来的前所未有的挑战，要求对民政档案的实时化、人文化、多样化，当面对这种挑战，应当发挥坚持不懈，迎难而上的精神，不断发现问题、解决问题，提高工作效率，不断提高民政档案资源的利用率，加强民政档案信息在不同端口的平台的数据更新以及系统维护，充分利用网络的平台搭建更加开放的档案查阅形式，积极探索努力实践，才能更好的提高民政档案管理的工作效率，变相提升经济效益与社会效益，适应信息化时代的发展需求。文章简要论述了民政档案管理工作的特点，重点讨论了信息化对民政档案管理工作的影响及相关研究。（作者单位：威海市文登区民政局）

参考文献：

[1] 雷立梅.信息化对民政档案管理工作的影响分析[J].河南科技，2012，16：10.

[2] 雷立梅.谈信息化对民政档案管理工作的促进作用[J].东方企业文化，2014，02：134-135.

[3] 万雪莲.试论信息化对民政档案管理工作的影响[J].黑龙江史志，2015，13：155.

[4] 卢瑾.谈信息化对民政档案管理工作的促进作用[J].办公室业务，2016，01：116.

[5] 魏伟，杨莹.民政部门档案管理存在问题及优化对策[A]..《同行》2015年9月（上）[C].：，2015：1.