组织沟通障碍形成的原因及克服方法

杜晓昕　李茜萍

作者简介：杜晓昕，女，汉族，硕士研究生，就读于辽宁大学商学院会计学专业。

李茜萍，女，汉族，大学本科，2016年6月毕业于辽宁大学新华国际商学院工商管理（国际工商管理方向）专业。

摘 要：有效的沟通有助于组织内信息的传递和共享，同时也提高了组织的工作效率。然而，在沟通的过程中仍然存在许多障碍，本文以组织沟通的六个障碍为例讨论了克服它们的方法。本文将从以下几个方面进行探讨：信息过载、噪音、时间压力、网络故障、信息失真和跨文化障碍。本文总结出，克服沟通障碍的方法分为两个部分：一是个人的解决方案，如换位思考；二是组织解决方案，如进行定期沟通审计。

关键词：组织沟通；障碍；克服方法

沟通在组织活动中起着重要的作用，它是成员合作的基础，是实现组织目标的重要组成部分。组织沟通障碍在现实中的确存在，而且们总是危害沟通过程。因此，有必要采取一些措施，以减少障碍。

一、有效沟通的障碍

（一）信息过载

如今，管理者和员工总是被各种信息来源超负荷所累。这会浪费他们大量的时间，而且耗费他们太多的精力。这么严重情况是如何形成的？

我们可以把原因归结为两个方面：客观原因和主观原因。客观上，存在非托管的事物干扰，人们收到许多垃圾电子邮件或即时消息，如微信或MSN，这需要大量的精力和时间去处理。（杨智博，2006）主观上，现在许多组织希望了解他们的竞争对手和整个行业环境的信息。由于快速发展的技术，人们从互联网上获得大量的信息。他们也需要大量时间区分来源的真实性。

为了解决信息过载，解决方案归结为两个方面：管理者和员工。过于复杂的结构和不明确的责任感会降低沟通效率，管理者应建立合理的信息传递结构。（高菲，2010）他们应该针对时间管理和信息识别对员工培训，以便他们可以更好地处理类似的问题。另一方面，员工应该在交给管理者之前组织文件和信息，使用尽可能简短的语言。员工使用的结构越清晰，管理者会阅读地越仔细。对于信息超载，最好设定一个固定的时间来处理它，比如在业余时间每天20-25分钟。员工应该使用合理的信息搜索策略，避免太多无用的互联网资源。

（二）噪音

噪音是中断通信或歪曲信息的干扰。（Hitt Miller，2008）它发生在通信过程中任何角色之间。因此，减少噪音的负面影响是非常必要的。

从组织和个人两个层面上可以形成噪音。从组织方面来看，我们已经讨论过的信息超载和不合理的结构性问题也会造成噪音。当集中于个人的部分时，员工可能会错误地传递信息，或者他们误解了信息的含义。另一方面，有时他们也会有目的地发出噪音。例如，员工向管理人员报告时，经常隐瞒对他们不利的信息。（何犀，2010）

除了信息过载问题的解决方案外，我们要提高信息结构，而且要注意环境状况。重要的是，我们要创建一个员工可以很容易相互沟通的可信的环境。（李秋和，2005）

（三）时间压力

在组织中，大多数工作需要在截止日期前完成，这就造成了时间压力，并限制了人们的交际能力。在发送之前人们可能不会仔细检查他们的工作。（Graham，2002）此外，时间压力通常限制了信息反馈，发送者不知道他们的处理是否正确。

虽然这个问题棘手，我们仍然可以找到解决问题的方法。首先，管理者应该更早地缩短信息传输链和订单分配，以便给员工更多的时间。其次，员工应该学会提高自我管理能力，先做紧急的事情。另外，他们最好提高工作效率，留更多的时间用于反馈。（杨智博，2006）

（四）网络故障

许多组织有网络故障，特别是较大的组织。因为信息将传递给更多的人，肯定会增加错误发生的概率。面对网络故障时，管理者需要做一些有效的措施来重组整个系统，将信息传递模式变得更简单。例如，将他们的整个组织分成几个小组，每一个独立工作，可以有效地避免信息的网络分解。

管理者也可以减少不必要的专家的数量。（Hitt and Miller，2008）专家们总是有他们的专业知识，但对其他领域却知之甚少。对于不同领域的专家来说沟通比较困难，因为他们有不同的术语。普通员工也无法理解专家的意图。

（五）信息失真

我们可以把失真分为两大类：无意和故意的失真。无意的信息失真通常是由于太多的组织中间水平，这不仅导致低效率，也浪费了大量的时间。（李秋和，2005）

故意的失真。一些部门认为可以通过扭曲或抑制信息更有效地竞争，通过持续得到准确的信息从而使竞争对手处于不利地位。（Morgan and Hitt，1977）当员工知道比他们管理者更多的信息，也会发生扭曲。研究表明，员工可能会阻止有关旅行费用的信息，除非管理者设置沟通审计。（Bairman and Evans，1983）

无意的失真。我们可以减少不必要的组织水平并且扩大各层次的管理领域，使各部门了解自己的责任。同时，我们也应该在整个组织中建立一个友好、积极、健康的工作环境，尽可能减少故意歪曲。

（六）跨文化障碍

许多因素会导致跨文化的障碍，如偏见、语言障碍和文化误解等。种族歧视确实存在，比如白人总是看不起黑人。当他们在同一家公司工作时，就会形成一个沟通的差距。大多数人缺乏语言流畅性，当面对一种外语，人们不了解这门语言，很容易误解。

为了解决跨文化障碍，我们应该通过培训来提高员工的文化流畅性和语言技能。当他们相互了解对方的语言和文化，障碍将被清除。我们可以建立一个可以被每一个员工所接受得健康积极的组织文化。员工都专注于企业文化，有相同的目标。因此，彼此之间没有障碍，他们需要做的只是让整个公司的运行越来越好。

二、克服沟通障碍的整体方法

（一）个体解决方案

对管理者来说，认识到有效沟通的重要性是必要的。为了消除消极的障碍，他们必须做好以下事情。首先，他们应该了解换位思考的重要性，学会变成一个听众。（李和穆，2011）他们应该了解员工，给予他们足够的尊重，知道什么是员工真正想要的。其次，当管理者安排一些作业给他们的员工时，使用简洁的词汇可以让他们更好的理解。

员工也应注意有效的沟通。他们需要提高自己的记忆力和思维能力，这可以提高信息传递的准确性。他们还需要注意语言的准确性。

（二）组织解决方案

当涉及到沟通障碍的解决方案时，也有一些组织方法。管理者可以建立一个非管理工作组，由一些管理人员和志愿者员工组成。这个小组调查公司存在的主要沟通问题，然后在公众中宣布，每个人都可以参加讨论如何克服它们。此外，定期进行沟通审计也很有帮助。（Kopec，1982）

三、结语

本文对影响组织沟通的六大障碍——信息过载、噪音、时间压力、网络故障、信息失真和跨文化障碍，一一展开分析和探讨，并针对这些障碍提出了相关的解决策略，希望能有助于组织克服这些障碍，提升沟通有效性，提高组织工作效率。