新时期下企业办公室管理实践分析

李威

【摘 要】作为综合性部门，企业办公室在企业中起到枢纽作用，具有综合协调、服务保障等多项功能，企业办公室工作水平、质量是企业综合实力的核心体现。为此，在运营过程中，企业要多角度加强办公室管理，提高员工工作积极性、主动性，优化工作模式，转变工作作风等。以此，使企业办公室基本职能得到更好地发挥，确保企业办公室管理工作的顺利开展。

【关键词】新时期；企业；办公室；管理实践；分析

随着社会不断进步，经济持续发展，企业面临的经营发展环境发生了质的变化，企业管理工作也被提出新的更高要求，办公室管理工作存在各种问题，比如，员工工作压力过大、工作职能范围复杂化。为此，需要根据新时期的新形势，以根源为切入点，客观地分析办公室管理工作存在的问题，结合其具有的特点，采取各种有效的措施，加以解决，提高办公室工作人员工作效率和质量。

一、企业办公室基本职能

就企业而言，企业办公室具有较强的综合性，工作内容繁杂，涉及方面较多，其基本职能主要体现在这些方面。一是日常工作、辅助决策。简单来说，就是办公室的常规工作，比如，处理公文、管理文书档案，确保相关工作的顺利开展。辅助决策是企业办公室工作不可或缺的核心组成要素，使企业员工参与到决策中，为领导者决策提供关键性的参考依据，要详细记录应到这相关决策，做好保存以及公布工作。二是协调各个部门，及时完成领导下达的任务。在日常运营过程中，企业办公室人员必须全方位了解企业运行状况，不同部门具备的职能、关系，加强部门之间的联系、沟通，顺利完成任务，顺利实现已制定的发展目标。还要完成领导突然交给的任务，但不具备其规律性，不受时间限制，随时都可能接收到不同类型的突发任务，必须按时保质完成。

二、新时期下企业办公室管理存在的问题

就企业办公室而言，是企业日常管理与执行的重要部门，是传递各方面数据信息的重要窗口，能够加强和员工之间的沟通、交流，提高更加优质的内、外服务。

在新时代下，企业办公室管理现状并不乐观，存在多方面的问题。在运营过程中，缺乏完善的管理制度，办公室管理工作执行力度、落实力度不够，特别是缺乏健全的责任制，不工作岗位职责模糊化，流于形式，权与责混淆，工作人员经常不清楚自己的本职工作，加上考核工作没有得到应有的落实，员工工作积极性、主动性不高，内部管理处于混乱中，各项工作任务无法有效完成，大大增加了运营成本，不利于提高经济效益。在此基础上，企业缺乏必要的服务能力。在办公室工作开展过程中，服务的广度、深度都比较有限，加上社会市场环境复杂多变，工作内容繁杂，无法满足社会大众的客观需求，为他们提供更加优质的服务。此外，在运营过程中，工作人员缺乏较高的综合素质，内部人员结构、岗位结构都不合理，导致已有的人力资源得不到优化利用，没有对办公室员工进行系统化的培训，不具备相关工作岗位所需的知识、技能，不具备扎实的专业知识，专业的技能，不注重工作经验的积累，无法有效解决工作中遇到的各种问题，导致相关工作无法有序开展。同时，他们也不具备基本的职业素养，经常违规操作，不认真工作，工作效率低下，对办公室工作的优化创新无法很好地应对，工作中经常出错，服务质量也不高。

三、新时期下企业办公室管理实践策略

1.健全企业办公室规章制度，实现办公室的均衡发展。

就企业而言，不论大小，必须综合分析各种影响因素，健全已有的办公室规章制度，约束并端正日常办公室工作行为，确保办公室工作有序开展。具体来说，所构建的办公室规章制度必须客观地呈现出办公室工作程序、工作标准等，要制定可行的责任制，落到实处，明确不同工作岗位职责，避免办公室管理人员权与责任混淆，在使用相关权利的同时，更好地履行自身职责，认真做好本职工作，有效解决工作中遇到的各种问题。在此基础上，还要结合办公室工作程序，制定相关的规定，使办公室工作具有鲜明的规范化、程序化特点，能够简化工作程序，减少工作人员工作量，提高功能工作效率与质量。此外，要适当强化那些工作量大且任务多的办公室职能，结合办公室管理人员已有能力，优化调整人员结构，实现办公室的均衡发展，确保相关工作任务顺利完整。

2.强化服务意识，提高服务能力。

办公室管理工作是一项系统而复杂的工程，难度较大，建设周期较长，需要经过长期的努力。企业要转变负责接待工作员工的思想观念，要坚持为领导、基层服务的理念，必须强化管理人员的服务意识，要全方位分析工作中存在的问题，采取可行的措施加以解决，为提高自身服务能力做好铺垫。还要围绕服务职能，进一步提高服务职能的深度、广度，确保领导者科学决策。此外，办公室管理人员还要客观地分析基层员工的具体诉求，根据了解的情况，及时向相关领导汇报，构建健全的上、下级沟通渠道，领导者也能更好地了解基层员工各方面情况，合理调整相关决策，确要具备鲜明的人性化特征，坚持以人为本理念，有序开展办公室工作，在强化员工服务意识的同时，逐渐提高他们的服务水平。

3.培养办公室管理人员综合素养

在办公室管理中，提高管理人员综合素质至关重要，是办公室工作正常开展的首要前提。在运营过程中，要定期对办公室管理人员进行系统化地培训，开展形式多彩的学习交流活动，认真学习各方面知识技能，相关的政策规定，不断完善已有的知识结构体系，熟悉业务操作流程，能够正确操作，具备较高的业务技能。还可以组织办公室人员深入实践基地，亲自体验、调研，积累他们的实战经验，有效解决工作中遇到的问题。在此过程中，要注重人才的培养与引进，采取各种激励措施，留住人才，避免人才大量流失，不断为企业发展注入新鲜的血液。在此过程中，要提高人员招聘的要求，对其各方面机能进行必要的检测，合格者才能入职，并进行必要的岗前培训，使其更好地胜任本职工作。

4、注重接待来访，做好基层工作，协调好内外关系。

书信来访、员工亲自来访是企业员工来访的主要形式，有利于办公室管理更好地了解企业运营情况，处理好企业、员工之间的关系。企业可以根据自身实际情况，科学设置专门的职员来访窗口，及时向企业领导者等反映情况，企业运营者也要对他们的反映引起重视，全方面分析运行过程中存在的问题，采取可行的措施，要多关心员工的工作、生活，不要拒绝员工的来访，解决他们遇到的问题，加强基层建设。此外，在知识经济时代下，企业要随时关注社会市场的动态变化，要与时俱进，转变已有的观念，时刻拥有最新的数据信息，确保数据信息的畅通、更新，促使办公室工作人员更好地利用这些数据信息，更好地开展相关工作。在此过程中，需要全方位分析各种影响主客观因素，协调好内、外关系，随时了解企业内部运行情况，协调好内、外关系，促使企业和外界之间的联系更加紧密，能够随时掌握社会市场的动态信息，利用外界各方面有利的资源，提高工作效率与质量。

四、结语

总而言之，在新时代下，企业要把办公室管理实践放在核心位置，要坚持以人为本理念，强化工作人员的服务意识、创新意识等，结合地区发展实际情况，提高工作水平，促使企业办公室基本职能得到更好地发挥，提高工作效率与质量。在运营管理过程中，要合理劃分办公室管理的具体工作事项，尤其是那些重大的突发问题，要多方面对员工展开系统化的培训，把协调、管理、服务等功能落实到具体的工作岗位中，使其更好地发挥自身作用。以此，帮助企业塑造良好的外在形象，具有较好的社会效益，合理控制运营成本，具有较好的经济效益，不断增加企业核心竞争力，更好地面对来自各方面的挑战，走上持续发展的道路。

参考文献：

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