从一起企业印章管理漏洞引起的思考

钟伟

摘 要 长期以来，一些国有企业的印章管理始终停留在制度管理的层面上，流于形式，实则印章管理的现状令人担忧，因印章管理不善出现的各类问题触目惊心。因此，切实防范印章管理中可能出现的漏洞和风险，成为企业管理的一项重要内容。公章虽小，但代表的意义可不小。“祸患常积于忽微，智勇多困于所溺”，管好权利，必须从小小的印章抓起，防止印章被私用、乱用、滥用，不能让不法分子随意触碰权力的底线。

关键词 企业 印章管理 漏洞

一、印章使用的特点

印章风险历来是企业法律风控的重点。随着企业经营规模的不断变化，工作地点变化，随着现代社会中经济、文化交往的日益频繁，企业印章管理的法律风险也尤为突出地显现出来。印章是企业生产经营的重要凭证，在法律上意味着企业的承诺、认可和证明。确保印章的安全性、有效性，是保证企业正常开展各项活动，顺利实现其社会目的和价值的必要条件。特别是公章作为维护和体现社会诚信的一种手段和凭证，在企业以及个人社会活动中发挥着非常重要的作用。不同类别的印章在企业的内部效力虽然不同，对外效力却有一定的相似之处，用印后企业都要承担相应的法律后果，都会给企业利益带来不同程度的影响。而法律赋予印章的兼备权力和责任的特殊身份，也决定了印章管理的重要性。

笔者所在的国有企业，各级印章多达150枚，其中各级行政公章就占了二成多，如果再算上其他各类具有对外业务功能的印章，那么需要严格管理的印章就更多。而且在实际工作中，许多分支机构在印章使用时，存在大量因文件性质内容不清而代盖乱用、为了达到不可告人目的偷盖盗用印章的现象，这些行为极有可能成为企业未来的“定时炸弹”。

随着社会经济的飞速发展，经济发展的水平也越来越高，对国有企业的发展来说，既是一种挑战又是一种机遇。国有企业要想在市场经济的压力和竞争中坚守住自己的位置，首先必须做好思想政治工作，加强理想信念教育。本文主要分析了理想信念教育在国有企业中的重要性，以及国有企业在进行理想信念教育过程中出现的问题和面对的挑战，结合实际情况进行具体分析，找到解决问题的方法和改进措施，以期提供一些借鉴。

二、印章管理漏洞典型案例

2000年7月6日，某国有企业X公司将企业名下一间酒店地下一楼及场地的物业对外租赁，与一家私营企业L公司签订了《房屋场地租赁合同》，在履行过程中经数次调整，至2005年6月，双方共达成四个补充协议，租期延至2008年7月5日。

2005年4月，X公司原法人代表在出访美国期间叛逃，此前该单位行政公章由原法人代表和经办人两人共同保管。经办人利用原法人代表忙于企业主营业务，无暇顾及酒店出租事宜之机，通过工作便利，将大量加盖有公司公章的空白A4纸张，出卖给L公司谋取私利。2005年

11月～2007年期间，L公司法人代表利用盖有X公司行政公章的空白A4纸，伪造了其与X公司签订一系列所谓《补充协议五》《补充协议六》等假法律文书，分别使用多名自己的堂兄弟名义，对X公司进行敲诈勒索。事发后，X公司经手人迫于L公司施加的压力，又怕自己被L公司收买的事东窗事发，利用企业减员增效机会，买断工龄拿了20多万元补偿费后离开企业。眼看自己由企业职工成了社会人，立即转守为攻，不惜上法庭为L公司作伪证，谎称上述《补充协议五》《补充协议六》系受现任公司总经理委托，加盖X公司公章，又拿不出任何加盖公章手续记录。认定伪造的主要事实证据

如下：

第一，从伪造的协议行文格式看，语法不通，用词不规范，不符合正规国企行文的基本要求；从内容看，条款全部对自己有利，如合同到期后如果乙方愿意，可延长合同期10年，租赁价格不变等明显一边倒的条款；正常公文函件盖章格式，均在右下侧，L公司无法改变空白纸张事前已盖印章的位置，制作假协议时，只得把乙方落款放置在文件左下侧，伪造协议甲乙双方落款及盖章，与此前双方全部真实协议盖章位置均相反。上述几点明显露出的马脚，已经印证了其伪造协议的行为，即用非法手段取得X公司盖印章的空白A4纸所为。

第二，经法院委托司法鉴定机构对《补充协议五》《补充协议六》的盖章时间进行鉴定，鉴定结果：“检材《补充协议五》《补充协议六》中乙方（L公司）公章印文不是2005年11月形成，而是所谓的协议签订后约三年形成。”正常签订协议，双方盖章时间基本相同，而此两份协议双方盖章时间却相差三年。由此可见，两份《补充协议》就是被L公司利用不光彩的手段获取的盖有X公司公章的空白A4纸伪造而成。

第三，法院还将伪造的《补充协议》作为典型案例，发给各法庭借鉴学习，防止国有资产被不法分子侵蚀，保护国有资产的安全，维护法律的尊严。

第四，为了防止对方继续以此伪造文件，骗取相关利益，X公司不得不于2008年10月登报声明更换了公章。

印章管理漏洞实际上是所有企业共同存在的问题，能不能管理好印章，已经关系到企业能否正常运营和企业资产的安全性。

三、企业印章管理漏洞引起的思考

要解决企业印章管理中存在的问题，防范可能带来的法律风险，仅仅靠制度是远远不够的。首要问题是必须加强思想政治工作，加强理想信念教育力度，尤其是提高经营者和手中掌握权力的相关人员道德修养和规范意识，其次才是加强管理能力建设。企业应当采取的具体管理措施如下：

第一，新的企业注册成立，在领取营业执照后，应首先直接到行政服务中心的公安机关刻制印章并备案。企业临时刻制印章，必须由印章管理部门统一提出，经过法律部门、专业部门审查，报公司主要领导审批。经批准后，由印章管理部门统一在公安机关指定的单位刻制并备案。印章管理部门在印章交付使用前，应下发印章启用文件，未经启用的印章不能

使用。

第二，建立岗位法律风险防控体系。印章管理岗位人员要签订法律风险岗位承诺书，明确印章管理岗位的法律风险防控职责；同时，要加强对印章管理岗位人员法律风险意识的教育，使其切实认识到印章对企业管理具有十分重要的意义，不断提高印章管理的技能和法律风险防范意识。

第三，企业要健全相关管理制度并切实认真执行，制定严格的、行之有效的印章管理规定，指定印章归口管理部门，明确企业各部门印章管理职责，明晰印章刻制、使用的业务流程，做到有规可依、有章可循。

第四，保管人责任。印章保管人员必须加强对印章的保管，未经企业主要领导批准，不允许将印章携带外出，特殊情况下需携带外出时，必须指定两个监印人随同。印章遗失必须在第一时间向公安机关报案，并取得报案证明，同时在当地或项目所在地报纸上刊登遗失声明。

第五，申请用章人权利责任。企业应当建立统一的印章使用记录台账，制定印章使用申请表。申请使用印章必须按印章管理规定履行审批程序，经过有关部门和企业领导批准。经企业领导批准后，印章使用应填写统一的用印登记表，文书人员对用印章文件要仔细认真审查，审核与申请用印内容、用印数量必须一致，才能在相关文件上加盖印章。用印时必须由印章保管人员亲自用印，不能让他人代为用印，同时不能让印章离开印章保管人员的视线。防止非企业工作人员通过其他手段（包括犯罪手段）盗盖公章，防止他人伪造公章。

第六，未经批准擅自使用的风险。使用印章必须经过有关部门批准，未经批准不能使用，更不能在空白纸张上用印。

第七，企业应加强对事业部和部门印章的使用管理，限定其用途和使用审批程序，严格按公司行政公章的使用程序要求各级印章保管和使用单位。事业部和部门印章要严格限定使用范围，不能用于对外签订合同，不能在对外承诺、证明等材料上使用，必要时需将使用权限通知客户、原材料供应商等利益相关方。事业部和部门要指定印章用印和保管人，建立使用印章记录。

第八，各环节风险把握。企业必须定期检查印章使用情况，印章管理部门应按照印章管理规定组织法律、监察等部门对所属单位印章使用情况进行检查，发现问题及时采取相应措施。

第九，留存登记有据可查。企业所属单位发生整合、重组等变更或被撤销后，档案管理部门必须收缴上述部门印章及用印记录；所属经营单位注销后，在工商注销手续完成后，必须收缴经营单位包括行政印章、合同专用章、财务专用章、负责人名章等在内的全部印章及用印记录；事业部关闭后，其印章及用印记录必须全部上缴企业印章管理部门。企业印章管理部门会同法律部门将收缴的印章统一销毁，用印记录由印章管理部门按档案管理规定存档。

第十，企业在遇到仿冒本单位或项目部印章的情况时，企业印章管理部门要及时将有关情况通报法律管理部门，由法律管理部门按法律规定解决。基本做法如下：首先，及时向公安机关报案，追究仿冒人的法律责任；其次，在相关报纸上发布澄清声明，及时知会潜在客户；再次，及时通知仿冒合同的相对人，陈述相关事实，解除相关合同，如果相关人员不予配合，应及时向当地法院申请，通过法律途径认定解除无效合同。

第十一，网上交易以及电子商务亦存在众多安全隐患。随着互联网的迅猛发展及《电子签名法》的颁布，企业和个人进行网上商业活动愈发频繁。但网上交易无可避免地会涉及许多保密信息，如买卖双方个人、交易和产品等信息。由于网上电子交易是建立在网络技术基础上，网络的开放性、匿名性和广泛性，使得电子交易在给我们带来便利的同时，也带来了巨大的安全隐患，如身份认证、信息真实性、信息机密性、信息完整性、信息无法确认性等问题。

四、结语

众所周知，印章在各行各业的广泛应用，已不仅仅是权力与身份的象征，它更是每个企业单位对外进行社会经济活动的诚信凭证与法律依据。无论是行政印章，还是业务印章，都有可能在一纸文件上给企业带来或大或小、或明或暗的风险。印章管理漏洞实际上是所有企业共同存在的问题。能不能管理好印章，已经关系到企业能否正常运营和企业资产的安全性。由于网络的广泛性、公开性和匿名性，以及交易过程中存在信息真实性、机密性、完整性和抗抵赖等行为，使得网上交易平台的运营商在建设和运营网上交易平台并提供交易服务时，很难达到建立诚信的交易环境的目标。

随着我国经济社会发展水平的不断提高，相关企业的发展规模也不断扩大，推动着社会经济的繁荣发展，印章、印鉴对社会经济交往中的重要作用更加突出，是履行契约的必要手段和重要工具。望有关部门对此项工作充分重视起来，积极采取防范和控制措施，降低风险。权利管理需要制度监督，只有一切活动照章办事，一切活动有章可循、有法可依，做到公私分明、铁面无私，而不假公济私、假公肥私，才能真正杜绝印章成为“定时炸弹”的风险。

（作者单位为广东省纺织品进出口股份有限公司）