PDCA循环在公共图书馆文献资源共建共享中的应用

付 禄上海中医药大学图书馆，上海 201203

PDCA循环在公共图书馆文献资源共建共享中的应用

付 禄
上海中医药大学图书馆，上海 201203

结合PDCA 循环特性，分析PDCA 循环应用于图书馆信息资源共建共享的必要性，构建了PDCA 循环理论在文献资源共建共享中的应用模式，同时针对如何保证PDCA顺利开展提出了相关的思考，以达到提高文献资源共建质量和读者满意度的目的。

PDCA循环；公共图书馆；文献资源；共建共享

PDCA循环法是全面质量管理的基本工作形式，它常应用在企业的全面质量管理中。图书馆文献资源采购质量也需要加以控制，因此PDCA也可运用于公共图书馆图书文献资源建设方面。

1 PDCA循环法的基本概念

PDCA循环理论的基本含义是：工作之前要制定一个计划，然后将计划付诸实施，再对实施情况及结果进行检查、总结和处理，由此循环往复，以期提高工作质量或水平，从而促进人们事业的快速发展［1］。PDCA是策划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）、处置（Action）4个英文单词的首字母简写，由美国学者戴明博士发明并逐渐使用的工作方式。本文将其运用于公共图书馆资源共建共享中，为公共图书馆构建一个不断改善的质量管理体系，以推动公共图书馆文献资源共建共享事业的长远发展。

2 PDCA应用于文献资源共建共享必要性

近年来，随着图书馆事业的蓬勃发展，我国公共图书馆资源共建取得了长足发展，各地在构建公共图书馆共建体系的过程中，设计出了多种类的体系。根据构建方式、成员馆间的紧密度，可以将它们划分为3种类型：以建设和强化基层图书馆为导向的公共图书馆服务体系，基于总分馆体系的服务体系，基于区域性服务网络的服务体系［2］。这些资源共建模式的使用提高了文献资源的使用率，促进图书馆事业的繁荣发展，但也日益暴露出很多需要改进的方面。

2.1实施PDCA是促进文献资源共建事业持续发展的需要

区域性的公共图书馆之间基本都建立了资源共建共享联盟，以深圳地区图书馆和上海地区公共图书馆为例，其图书馆事业发展水平和质量居于全国前列，它们利用先进的文献管理系统对资源进行整合，并统一开展服务，形成了有效的共享模式。但由于其成员馆发展水平不平衡，且联盟约束力不强，导致都存在大量重复性资源建设，出现很多不科学、不合理、不规范的情况，导致共建事业停滞不前，而PDCA循环就是一中不断提升工作质量的科学方法。

2.2实施PDCA循环是提高文献资源共建质量的需要

公共图书馆文献资源共建过程中存在很多亟须解决的问题，例如管理体制协调不畅，图书馆业务人员素质参差不齐，专业技术人员匮乏，经费保障机制缺失，中心馆和成员馆之间利益博弈等问题，这些都可以在PDCA循环实施过程中开展全面质量管理，针对出现的问题不断改善和优化，保障资源共享模式质量的全面提升。

3 PDCA循环在文献资源共建中的应用

3.1P——策划阶段

依据本区域图书馆文献资源共建的发展现状，确定本区域文献资源共建的目标和战略规划。这个过程中，共建体系中带头的中心图书馆首先要做好调研工作，了解中心馆和分馆文献资源建设的总体情况，发现其中存在的问题，做好文献资源共建共享的总体规划和实施思路。其次要做好文献资源的需求分析工作，采用问卷调查，读者座谈，专家咨询等方式，全面了解读者需求。中心馆做好相关的准备工作后，与各个成员馆共同商议确定共建方案，包括每个成员馆文献资源建设的量化，以及经费的合理配置等问题进行分解和落实。公共图书馆从战略规划的高度对文献资源共建共享予以重视，对于克服组织中实施阻力，顺利展开文献资源共建有着重要的指导作用。

3.2D——执行阶段

按照既定计划，各个主体展开工作，努力实现预期目标。首先成立文献资源共建协调工作小组，组建一支业务能力强的团队。成立由中心馆分管资源建设的馆长、各分馆资源建设部主任及采访人员组成的工作小组，全面负责采购计划及预算方案的制定、落实工作［3］。做好文献资源供应商的招标工作，定期采购各种文献资源，召开季度、年中协调会议，查看各馆计划完成情况，摸清资金使用情况，确保文献资源共建计划顺利进行。与此同时，重点做好在资源建设过程中的各种数据的采集和保存工作，便于发现其中的规律和问题，有利于工作进一步开展。

3.3C——检查阶段

确认文献资源共建的实施方案是否达到了预期目标，因此检查是非常重要的一个环节。一是检查各馆文献资源覆盖率情况。将当年所购文献资源进行统计，核查是否完成当年的采购任务，文献资源占有量是否符合有关的量化考核；二是检查各馆文献资源使用情况。对一年内采购到馆并使用的文献资源从借阅量、借阅比例等方面进行统计分析，掌握实际利用情况，为下一年开展PDCA循环提供数据支持；三是检查供应商的服务情况，包括数据库提供商，查看文献资源到馆的时效性，数据加工的准确性，数字资源服务的及时性等问题；四是核查各馆资金利用情况。针对各分馆资金使用的自主性，往往会存在重复采购过多相同资源情况，开展资金利用检查，避免资源建设的重复与浪费，从而使分馆经费使用产生的效益最大化。

此外，还要检查文献资源共建过程中形成采购记录、验收记录、服务商反馈信息、文献资源利用报告等材料，并形成检查报告。通过检查，确定哪些计划已经完成、哪些工作有待改进，并提出整改建议，为下一阶段的计划改进提供依据。

3.4A——处置阶段

这是第一轮循环的结束；根据检查计划执行过程中得到的反馈信息，图书馆要吸收文献资源共建中的成功经验，并把这些经验形成标准化的文件，让各个成员馆遵照执行；同时对存在问题的过程，要及时采取纠偏措施；对在实施过程中出现的新问题，要调研其出现的原因。其中，中心馆和文献资源共建协调小组扮演着很重要的角色，需提出合适的解决对策，这些问题的有效解决关系着下一轮PDCA 循环的顺利实施。

4 图书馆在资源共建共享中应用PDCA循环的思考

4.1加强全体员工对PDCA循环法的理解，提高领导认识水平

要想将PDCA循环法顺利应用于文献资源共建共享之中，提高全体员工对PDCA循环法的认识是至关重要的。首先做好培训工作，聘请有关专家开展PDCA的知识普及讲座，让大家真正了解它的本质，让更多图书馆员参与到PDCA循环中，让全员意识到PDCA给图书馆带来的不仅仅是业务工作上的革新，更重要是的管理理念和服务理念的转变。其次，共建体系中的中心馆和分馆的领导，需要了解PDCA循环法的优势，加深对PDCA循环的理解和认识，并给予大力支持，是保证PDCA循环在公共图书馆文献资源共建中能顺利开展的前提。

4.2注重文献资源建设团队的建设

中心馆应从图书馆各个职能部门以及分馆中选取拥有不同专业的背景的优秀馆员组成了一个人才结构非常合理的PDCA项目实施团队，包括文献资源建设主管、馆藏资源发展馆员、信息技术人员、图书情报专业人员。其中在这个团队中，团队主管的作用是不容小觑的。他不仅是这个项目的发起人和策划人之一，而且是熟悉图书馆各项业务的管理层。他要在项目团队中，担任领头羊的作用，他需要对项目实施的整个过程进行全面有效的关注，保障项目实施的顺利进行。其次，设立首席信息官（CIO），提高团队人员的统计分析能力。统计分析在整个循环中至关重要，没有正确的统计分析就不会有循环的层层递进［4］。首席信息官不仅掌握信息技术，还要掌握统计分析方法，用以帮助团队成员提高统计分析能力，这样团队不但可以对收集到的数据进行深入的研究分析，得出可靠结论，还可以运用不全的数据推论出可行的结论，促进PDCA循环的持续改善。

4.3强调合作而非竞争关系，提高分馆工作人员服务意识

公共图书馆文献资源共建过程之中存在各种利益的纠纷，每个图书馆获得财政支持力度不同，在共建中可能会出现因资金问题而消极怠工的情况，这样就会削弱共建共享的效率以及社会效益，只有各个馆精诚合作，获得文献资源共建效益是远远高于其他任何消极的情况。因此分馆之间以及中心馆部门间应该加强理解与合作，可以提高组织整体效率，从而支持资源共建共享战略目标的实现。各个分馆之间并不存在竞争关系，整个团队应该相互合作共同进步。

其中，中心馆应做好协调培训工作，并建立激励机制，提高分馆管理人员服务意识和管理意识，保证合作共建的顺利开展，进而才能保证整个PDCA循环正常运转。

4.4重视过程监督和控制

文献资源建设团队中，设置合理的监督检查人员，对PDCA实施的整个过程做好相应的监督和检查工作，并及时向小组的管理层汇报。通过沟通掌握馆员工作进展状况，可以对馆员可能出现的问题进行干预。过程考核人员要对所有工作流程加以监督，包括共建政策的制定过程、文献资源的采购过程、验收加工过程、资金使用情况、文献资源典藏等整个过程，都要进行认真的监督。一个过程的控制和完成，必然影响下一个过程目标的实现，只有全过程都能及时准确的完成，才能保证PDCA循环的顺利进行，才能推动图书馆文献资源共建战略目标的实现和可持续发展。

4.5以用户需求作为持续改进的焦点

对于图书馆来说，做好读者文献资源需求的调查，采选读者喜欢的文献资源，并让读者走进图书馆使用这些资源，才是图书馆资源共建共享的最终目标。然而读者的需求是不断变化的，因此图书馆应该时刻关注并获取读者的文献需求，在PDCA实施过程中，不断地对文献资源共建过程中读者反馈的问题进行调整，以达到提高文献服务质量和读者满意度的目的。

［1］朱海峰.PDCA循环理论在阅读推广中的应用——以安徽省图书馆为例［J］.农业图书情报学刊，2014（2）：100-103.

［2］肖希明，张新兴.公共图书馆服务体系中文献资源建设探讨［J］.中国图书馆学报，2011（6）：4-10.

［3］郭以建.基于PDCA循环法的纸质图书采购质量管理［J］.图书馆学刊，2013（4）：21-23.

［4］王嘉雷.PDCA法在总分馆制中的应用［J］.图书馆学刊，2012 （1）：23-25.

G2

A

1674-6708（2016）170-0053-02

付禄，上海中医药大学图书馆。