浅谈高校人事档案知情权的实现

杜宇

中共中央组织部、国家档案局联合颁发的《干部档案管理条例》规定，人事档案是指组织、人事或其他有关部门在人事管理中形成的，关于个人经历和德才表现，以个人为单位集中保存以备考查的人事材料。人事档案知情权是指当事人依法所拥有的，对档案部门保管自己的档案材料及其利用情况有知晓的权利。积极探索以知情权为保障的人事档案管理新模式，对于人事档案在高校人力资源开发中的应用具有重要意义。

1 高校人事档案知情权缺失带来的问题

1.1 损害高校教师的合法利益。高校人事档案是考察、提拔、任用干部的重要依据，与教师的个人利益密切相关。经收集、鉴定、送交、归档等环节，难免发生错漏。由于缺乏知情权，当事人对其档案的管理及应用情况无法知晓，合法利益难以得到保护。

1.2 降低人事档案的利用效率。高校人事档案利用群体狭窄，需求单一，严重影响了高校人事管理工作的活力。知情权的实现可满足教职工和学校的档案需求。比如财产纠纷可由档案中记载家庭成员组成界定；高校透过人事档案，研究现有教师年龄、学历背景，结合未来师资队伍和学科建设的需要，做好人才梯队建设，实现人力资源科学规划。

1.3 制约档案管理的模式创新。人事档案以传统的手工检索和纸质查阅为利用方式，既耗费时间，又会因反复翻阅对纸质档案造成必然的损害。再者，人事档案是当事人自高中起的所有材料，只借阅其中部分内容不能避免查阅到材料范围之外的涉密信息，创新人事档案的现代化管理势在必行。

2 高校人事档案知情权的提出

2.1 人事档案本身性质而定。人事档案内容由组织人事部门提供或由本人撰写而成，至于归档后档案是否被篡改，是否按照要求装订入档案卷宗，不得而知。因个别内容不宜公开而全面否定高校人事档案的知情权，违背了档案本身的真实性。

2.2 人事档案监督管理的需要。高校人事档案是教师过去经历和未来发展的真实写照，赋予档案知情权，实现对高校人事档案工作的监督，可促进人事档案管理公开、透明地运行。

2.3 公平的人才竞争机制所促。随着民主进程的持续推进，公平、公开、公正的人才竞争选拔机制得以推行。尤其是高校教师，综合素质高，渴望进步的需求强烈。赋予档案知情权，充分发挥档案在人才选拔中的参考作用，做到以师为本，立档为师，有据可循，取之于师，用之于师。

3 高校人事档案知情权的实现

3.1 树立人事档案知情权的理念。高校人事档案管理工作应树立立档为师的理念，把握保密和开放的双重要求，兼顾个人和公共利益的关系。对涉及国家机密的档案实行严格保密，而本人应知晓的档案，给予知情权，允许本人查阅。然而知情权和隐私权是相生相长的，人事档案的知情权仅指当事人对本人档案的知情权，而非对他人档案的知情权，任何窥探别人档案隐私的行为都是明令禁止的。

3.2 明确人事档案知情权的内容。对人事档案分类管理，充分保障知情权和隐私权的权益平衡。首先，查阅本人档案的问题。人事档案中大部分材料由自己撰写或根据组织要求填写，赋予知情权，予以公开。但对于组织考察材料、谈话内容、病史应严格保密不能被本人或他人查阅。第二，查阅他人档案的问题。高校因竞聘上岗等事宜需要查阅档案，利用的对象应仅对组织、人事开放，使适度开放的原则得以贯彻。第三，对于涉及国家公共安全、社会利益、国家秘密的档案材料，严格保密，知情权应无条件让位于保密性。

3.3 保障人事档案知情权的技术。知情权的提出扩大了查阅对象的范围，使得传统纸质档案材料翻阅率提高。如何保存，这是最大的挑战。鉴于档案材料的原始性和唯一性，使用先进的技术手段，将不需保密的档案材料放至互联网上，参照教育部学历查询网的做法，设立一个用居民身份证进入的口径，仅给本人查阅权限。第一，建立人事档案管理信息化平台，利用现代化的信息设备如扫描仪、相机等，将已有的档案纸质材料数字化，存储至人事档案信息系统中。高校教职工实行自动编号，批量管理，由各部门兼职档案员按要求实现本部门教师归档内容的录入和更新。第二，档案馆对各部门上传的电子版档案数据进行审核并加密，做好备份。第三，查阅档案材料应由当事人提出申请，将查询内容及目的录入人事档案系统中，等待上级主管部门审核意见，通过即在系统中授权查询允许范围内的人事档案内容。当事人每次查阅，及各部门更新档案内容的行为均会被记录在系统中，便于统计人事档案利用情况。通过平台进行实时查询，既提高了档案信息的利用率和档案人员的工作效率，也确保了档案纸质材料的完好无损。