酒店企业内部控制体系优化

2016-09-10陕西职业技术学院杨敏茹

财会通讯 2016年14期

陕西职业技术学院　杨敏茹

酒店企业内部控制体系优化

陕西职业技术学院杨敏茹

内部控制具有显著提升管理效率与降低风险水平的属性，在保证企业正常运营与发展方面取得了不错的成绩。虽然我国很多酒店业企业都建立了内部控制体系，也制定了相应的内部控制管理制度，但内部控制收效并不理想，且体系本身的完整性与全面性也有待提高。基于此，本文以酒店企业的内部控制体系为研究对象，分析酒店企业内部控制存在的问题，并提出优化内部控制体系的建议，以期对完善我国酒店企业内部控制体系起到一定借鉴作用。

酒店企业内部控制体系流程

随着我国经济开放程度不断提高，旅游与酒店行业迎来了全新的发展契机，不少酒店企业为了抢占市场份额、扩大营业规模，纷纷在大中城市设置连锁机构，不但刺激了酒店行业自身的发展，也带动了很多其它相关行业。基于酒店企业的特殊服务属性，其管理的完善程度不但直接反映了酒店自身的发展水平，还体现着地区、乃至整个国家的经济与社会文明发展水平。酒店企业主要向客户提供的是服务，因此服务内容与形式会根据具体客户的需求而存在很大区别，相应的内部控制管理难度也就更大，需要控制的关键点更多，出现问题的可能性自然也就更大，本文研究的目的就是为酒店企业完善内部控制管理提供新思路。

一、酒店企业内部控制存在的问题

当前，很多酒店企业的管理者还没有认识到内部控制对酒店运营的重要推动与保障作用，因此并不重视内部控制管理，也没有将内部控制作为一项重要的管理工作来抓。

（一）人为失误酒店企业绝大部分的管理工作都是由管理人员负责完成的，而管理人员的职业能力与专业知识水平有时未必能够满足工作的需要，所以酒店企业时常会出现因为管理人员人为失误而导致的内部控制问题。

（二）越权管理很多酒店企业没有为内部控制体系中的各责任岗位设置明确的管理权限，导致实际工作中存在严重的越权管理现象，架空了内部控制管理机制。

（三）经营的多变性内部控制体系是建立在一定的经营实际基础上的，因此，当酒店企业经营实际发生变化的时候，内部控制制度就很有可能与运营实际脱节，从而失效。酒店行业的市场竞争非常激烈，企业为了保证在市场中的地位需要频繁调整经营策略、改变业务类型，这无疑会导致原有的内部控制制度失效。此外，随着酒店信息化管理程度不断提高，内部控制系统也暴露出了很多新问题。

二、酒店企业内部控制体系优化建议

（一）预算内部控制管理

（1）酒店企业应完善预算管理组织。结合我国酒店企业的预算管理实际，建议其成立专门的预算管理委员会与预算管理部门。预算管理委员会负责统筹与管理企业的预算工作，包括：确定预算管理目标；制定预算执行方案，监督预算执行等。预算管理部门负责执行具体的预算工作，包括：细化分解并落实预算管理委员会确定的预算目标；监督各预算责任主体的预算执行情况；及时将预算执行情况反馈给预算管理委员会等。

（2）实施全面预算管理。酒店企业的管理者应意识到全体员工、所有业务流程都是预算管理的对象，实施全面预算管理。实际工作中，要将确定的预算管理目标逐层分解并落实至各部门，再由各部门根据自身的实际情况将接到的预算管理任务分解并落实至具体岗位，从而保证不存在任何预算管理盲点，进而保证预算管理目标能够顺利实现。

（3）采用弹性预算编制法。前面已经提到过了，酒店企业在运营的过程中需要经常调整经营策略，因此，如果预算的编制过于刻板僵化会很容易与运营实际脱节。建议酒店企业采用弹性预算编制法，结合当前的业务实际编制预算，并预留一定的调整空间，这样在经营策略与业务类型出现变化的时候，预算也能及时进行相应的调整，避免出现预算失效的情况。

（4）完善预算考评机制。酒店企业想要提升预算管理效率，就应完善预算考评机制。预算考评不但能够帮助企业管理者了解当前预算执行的实际收效，还能及时发现预算管理中存在的问题并进行相应的整改，从而在提升员工执行预算积极性的同时，提升预算管理工作的完善性。

（二）销售与应收账款内部控制方面

（1）内部控制机制的设计思路。

一是优化内部控制流程。酒店企业应优化销售内部控制流程，在接到客人提出的服务要求之后生成相应的“预订单”，同时将其发送至前台；前台根据预订单的具体内容准备相应的服务。等到客人入住之后，就应按照客人的要求将相应的服务及时提供给他们，并按照事先约定的标准计价与收取费用。财务部要审核每天的现金收入日记账，并做好相关凭证的存档工作。对于应收账款来讲，企业应根据客户的类型设计针对性的账款催收程序，并安排专人负责催收。

二是完善客人账户管理系统。酒店企业应为每个入住的客人建立专门的账户，从其入住开始到结账离开为止，将所有向其提供的服务一项一项详细记录下来，并核对相关的原始凭证，从而避免结算错误，为客人造成麻烦。实际工作中，酒店企业需要切实抓好建立账户、记账、核算以及结算工作，以保证销售收入成功收回。

三是完善应收账款管理机制。随着酒店业的竞争日益激烈，很多酒店企业为了抢占市场份额纷纷采取了赊销的销售方式，这种方式虽然在短期来看能够提高酒店的营业额，但从长期来看则增大了企业的财务风险，因为并不是所有的应收账款都能成功收回。基于此，酒店需要建立完善的应收账款管理机制，做好客户资信评价与授信政策制定的工作，从而在源头上控制发生坏账的风险。这里需要说明的是，保守的授信政策固然能够保证酒店营业收入的安全性，但同时也限制了企业在市场中的发展，因此，酒店企业需要衡量发展与资金安全之间的关系，建立符合自身运营实际的信用管理制度。

（2）内部控制的实施过程。

一是客房收入。酒店企业的最重要营业收入来自于客房，因此，在实际工作中必须做好客房收入的内部控制管理。建议酒店企业采取图1所示的客房收入内部控制流程。

图1　客房收入内部控制流程

预订。是客房收入内部控制的起始环节，根据酒店企业接待客人的类型，将其细化为个人与团体两种情况：首先，个人预订的流程应如图2所示，酒店前台接受客人预订的同时收取一定数量的订金，并允许客人在入住之前修改具体的预订内容。其次，团体预订的流程应如图3所示。

图2　个人客房预订的流程

图3　团体客房预订的流程

登记。登记入住的流程对各种类型客人都一样，见图4。

图4　登记入住的流程

记账。酒店前台人员为每个登记入住的客人建立专门的账户，并将其消费详单录入账户系统之中。

结账。客人离开酒店结账时，收银员需要仔细核对客人账户内的各项消费信息以及消费总额，同时查看是否还有新发生的消费内容没有记录在内。

稽核。前台收银员交班的时候，稽核人员需要核对其记录与结算的资金项目并编制稽核统计表。

二是餐饮收入。结合酒店企业的餐饮服务类型，建议其采取图5、图6、图7的收入控制流程。

图5　菜料内部控制管理流程

图6　餐单内部控制管理流程

图7　资金内部控制管理流程

三是应收账款。包括三个环节：第一个环节是制定信用政策。因为采取了赊销的销售方式，因此，酒店企业必须制定科学合理的信用政策，从而在源头上控制应收账款回收风险。首先，确定合理的授信标准。酒店企业应在全面分析自身运营情况的基础上，制定总的授信额度；再根据客人的资信情况确定具体的授信标准。这样不但能够减少资金的占用，还能降低应收账款风险的集中程度。其次，设置合理的信用条件。酒店企业可以向客人提供信用期限或者现金折扣。通常来讲，客人希望信用期限越长越好，但太长的信用期限虽然能够提升酒店服务对客人的吸引力，同时也会增大酒店企业的资金占用以及回收压力，因此，在确定信用期限的时候，酒店企业应权衡营业额与资金使用成本以及风险之间的关系。另外，酒店企业也可以设置一定的提前还款优惠条件，像是现金折扣等，如果客人能够在约定的日期之前还款，则可以享受一定比例的折扣，这样能在一定程度上提升客人还款的积极性，降低企业的应收账款回收风险。第二个环节是分析与评价客人的资信情况。酒店企业需要分析与评价以下几方面的客人资信情况：品质，客人是否拥有积极的还款意愿；能力，客人是否拥有良好的偿债能力；资本，客人是否拥有良好的资金实力；抵押，客人一旦出现还款困难时，是否有相应价值的财产可以作为抵押。第三个环节是收账管理。酒店企业应在客人离开酒店的时候与其结算账款，并对账款进行跟踪管理。除了定期与客人核对账款余额以及还款期限之外，还应多了解客人的经济状况，避免发生坏账。

（三）采购与应付账款内部控制方面

（1）优化采购流程。酒店企业应优化采购流程，合理设置采购流程中各环节的人员职责与权限，并制衡不同采购管理岗位之间的权力，从而避免由于一人独大而出现渎职或者舞弊的现象。

（2）设置合理的采购标准。酒店是向客人提供服务的企业，因此采购物品的品质标准直接决定着其提供服务的标准。酒店企业应结合自身的运营实际与业务特点，设置合理的采购标准，不但要明确采购物品的质量要求，还应在外观、新鲜度等方面设置标准，以保证服务的品质。

（3）完善应付账款核对机制。酒店企业需要完善应付账款核对机制，以便掌握未来一段时间内需要支出的资金数量，从而合理安排现金流，既保证运营活动能够正常开展，又减少资金占用与闲置，进而提升资金的使用效率。

（4）完善事后监督机制。采购流程结束之后，酒店企业需要对整个流程进行事后监督，分析存在问题的环节与节点并进行相应的整改，借此不断提升采购流程的完善程度，避免同样的问题一而再再而三的发生。

（四）成本费用内部控制方面

（1）完善人工成本内部控制机制。酒店行业属于劳动密集型行业，因此酒店企业的主要成本除了运营伊始投入的固定成本之外，就是人工成本。酒店企业应完善人工成本内部控制机制，提升每名员工的工作效率，让他们在工作中充分发挥个人能动作用，借此提升劳动生产率，降低人工成本的总体水平。酒店企业的管理人员应编制人工成本预算，并以此为基础开展人工成本管理工作，除了严格控制人工消耗的数量与价格之外，还应及时修正人工成本管理过程中存在的问题。

（2）完善费用内部控制机制。酒店企业在运营的过程中不可避免地会发生各种费用，而这些费用直接影响到最终的利润水平。基于此，酒店企业应完善费用内部控制机制，根据经济性原则对重点费用项目进行控制，除了控制其资金的使用数量之外，还应控制其资源的消耗数量，从而实现全面的费用控制目标。

（五）货币资金内部控制方面

（1）内部控制机制的设计思路。一是按照不相容原则设置岗位。酒店企业应按照不相容原则设置货币资金管理的岗位，具有审批或者衔接性质的工作岗位，绝对不可以由同一个人兼任。酒店企业运营过程中涉及到的货币资金业务非常多，因此需要记录、核算与审批的资金项目也很多。酒店企业应在明确各岗位员工的职能与权限之后，实行个人工作责任制，这样就能及时找出资金管理过程中导致问题的岗位与具体人员，从而进行相应的整改与完善。二是定期轮换岗位。为了保证资金管理工作的透明度，建议酒店企业实行相关员工定期轮换岗位的制度，这样就能有效降低渎职与舞弊情况发生的可能性。三是严格审批控制。酒店企业应严格审批控制，所有的资金业务都需要在得到有效授权人的审批之后才能够进行。需要注意的是，必须是有效授权人审批的资金业务才能开展，即使审批人拥有过高的管理权限，如果不是有效授权人也不能审批资金业务。

（2）货币资金内部控制的实施过程。一是现金方面。包括两个方面：一方面是现金收入。结合酒店企业的业务特点，采取图8所示的现金收入内部控制流程。另一方面是现金支出。结合酒店企业的业务特点，采取图9所示的现金支出内部控制流程。二是存款方面。包括两方面：一方面是存款收入。结合酒店企业的业务特点，采取图10所示的存款收入内部控制流程。另一方面是存款支出。结合酒店企业的业务特点，采取图11所示的存款支出内部控制流程。