科技档案有效利用探析

文·窦梅　葛兆富　孙仁诚

科技档案有效利用探析

文·窦梅葛兆富孙仁诚

科技档案是高校科技工作的重要组成部分，二者之间互相促进、互相依赖。但多年来，高校科技档案管理一直“重保管、轻利用”，为高校科技工作发挥的服务作用微乎其微。随着科技管理工作方式、方法的改变，现有的科技档案载体也由传统的纸质载体向电子载体转换。如何发挥已有科技档案的作用，提取出有效信息供高校科技工作参考，是科技档案工作一个急需解决的问题。本文以青岛大学2012-2014年获得的科技奖励和发明专利为研究对象，对基础数据的内部信息进行挖掘，以期探索出科技档案的有效利用方法。

一、研究内容及研究方法

首先是数据收集。本文收集了青岛大学2012-2014年获得的厅局级及以上科技奖励信息，包含奖励名称、完成人、所在单位、一级学科、奖励类别、奖励级别等。收集了青岛大学2012-2014年获得的发明专利信息，包含申请号、名称、发明人、主分类、分类号代表内容等。

其次是研究内容和方法。本文以青岛大学2012-2014年获得的科技奖励和发明专利为研究对象，运用数据挖掘技术对数据进行基本分析，系统挖掘出通过定性或浅层次统计分析无法获取的隐含在数据内部的有价值信息。

二、研究结果

（一）科技奖励基本情况及类别分析

1. 科技奖励基本情况

青岛大学2012-2014年科技奖励基本情况（表1）

2012　2013　2014　合计省部级一等奖　0　0　0　0二等奖　6　4　7　17三等奖　11　10　0　21市厅级一等奖　2　3　5　10二等奖　14　14　12　40三等奖　19　12　17　48

从获奖数量上来看（见表1），青岛大学2012-2014年共获得省部级科技奖励38项，占奖励总数的28%；厅局级科技奖励98项，占72%。在对获奖层次及等级进行年度统计后发现，省部级科技奖励3年均无一等奖，二等奖数量3年基本持平；厅局级科技奖励中一等奖呈逐年递增趋势，3年获奖总数基本持平。

2.科技奖励成果类别情况分析

按照获奖成果类别统计（见图1），青岛大学的科技奖励主要来源于山东省高校优秀成果奖、青岛市科技进步奖及山东省科技进步奖，三者共111项，占总获奖项目数的81.6%。

获奖成果类别统计分布图（图1）

从各个学科2012-2014年的获奖情况（见图2）可以看出，基础医学与临床医学获奖数量占绝对优势，分别为48和39项，占总奖励数的64.0%，其次为物理学和材料科学，分别为13项和11项，这四个学科获奖励总数为111项，占获奖总数的81.6%。

学科统计获奖分布图（图2）

（二）发明专利基本情况及类别分析

1.发明专利基本情况

2012-2014年青岛大学共获得发明专利194项，其中2012年54项，2013年56项，2014年84项，整体呈逐年递增趋势。

2. 发明专利类别情况分析

对2012-2014年青岛大学获批的发明专利，按照大类统计后发现（见表2），人类生活需要和化学两个大类获批最多，分别为54项和53项，其次为纺织和物理大类。

发明专利按大类统计情况一览表（表2）

按照分类号代表内容统计3年来青岛大学发明专利获批情况（见图3）后可以看出“医学或兽医学；卫生学”专利获批数量最多，达到40项；其次为“天然或人造线、纤维；纺纱”达到17项。另有6个分类仅获批了2项发明专利，14个分类仅获批了1项发明专利。

发明专利按分类号代表内容统计图（图3）

（三）数据挖掘对青岛大学科技奖励分析

医学类学科科技奖励占青岛大学科技奖励的很大部分，因此在分析时将医学类学科与其他学科分开挖掘。医学类学科包括临床医学、基础医学、药学、预防医学与公共卫生学、口腔医学共5个学科，从词云图（见图4）中可以看出，医学类奖励主要涉及临床、基因、细胞、生物、损伤、受体、甲状腺、脑、帕金森、原发性痛风等方面。

医学类学科科技奖励词云图（图4）

从青岛大学医学以外其它学科获得的科技奖励词云图（见图5）可以看出，非医学类奖励主要涉及纳米、材料、制备、非线性系统、控制、石墨烯、高分子、复合、智能、纤维等方面。

去除医学类学科后其他学科科技奖励词云图（图5）

三、研究结论

面对科技档案繁杂的电子数据和大量材料，如何从数据库中提取出有效信息为科技管理和科技决策服务，一直以来困扰着高校档案管理人员。数据挖掘作为一种深层次的数据分析方法，是数据库研究中一个极富应用前景的新领域。现有数据挖掘与科技档案结合应用的研究多集中在理论层面，而真正举实例验证的研究很少。

科技奖励的数量与质量，专利尤其是发明专利的数量与质量在衡量一所高校综合办学水平中发挥着非常重要的作用。如何通过对已有数据库进行分析，有针对性的引导和组织科技奖励和专利申报，对提升科技奖励和发明专利的数量和质量有重要的研究意义。本文通过对2012-2014年青岛大学科技奖励和发明专利信息进行基本统计和数据挖掘分析后，发现有如下特点，一是科技奖励在各学科之间分布很不均衡，医学最多，其次为材料学。二是没有高水平科技奖励，尽管省部级二等奖和市厅级一等奖数量3年来递增明显，但没有一等奖，更没有国家奖。三是发明专利逐年递增明显。四是发明专利在各学科之间分布很不均衡，主要集中在医学和化学领域。五是综合性大学的优势没有体现，科技奖励和发明专利都是隶属于某一个学科，而作为学科交叉领域的科技成果较少。

综上得出，青岛大学的优势学科为医学和材料学，学校应该加强对这两个学科的支持力度，提升他们的影响力，将其打造成为提升青岛大学国内外知名度和影响力的品牌学科。另外，学校应该通过顶层设计，充分发挥综合性大学的优势，鼓励学科交叉，鼓励科研团队抱团取暖，进一步凝聚科学研究方向，打造具有影响力的高层次科技奖励。本文通过系统分析，挖掘出了青岛大学科技特色优势及存在的问题，为制定正确的顶层设计和科研发展战略提供了参考依据，也为科技档案的有效利用提供了可行性研究方法。

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[1]王玉斌.高校科技档案管理:问题、原因及对策[J]. 档案学研究 2015（1）.

[2]朱玉清.北京地区高校科研文件档案管理现状调查研究[J].档案学研究，2009（2）.

[3]杨大鹏，丁静.论电子文件迅速发展带来的档案管理模式变革[J]. 山东档案 2015（4）.

[4]陈源.数据挖掘在高校档案管理中的应用研究[J]. 办公室业务， 2013（22）.

[5]段凤，王小芳. 数据挖掘在科研档案管理中的应用研究[J].兰台世界 2012（35）.

[6]窦梅，孙峋，陈艳，朱莹，孙仁诚.数据挖掘在科研档案管理中的应用[J]. 兰台世界 2012（17）.

[7]2014中国大学排行榜评价指标体系. 艾瑞深中国校友会网http://www.cuaa.net/cur/2014/xj02.s html.

（作者单位：青岛大学）