基于工作流的数字档案管理系统在云平台上的设计与实现*

杨芳萍，门瑞

（陇东学院信息工程学院，甘肃庆阳745000）

基于工作流的数字档案管理系统在云平台上的设计与实现*

杨芳萍，门瑞

（陇东学院信息工程学院，甘肃庆阳745000）

摘要：该系统将云计算和基于工作流的技术引入到数字档案管理平台建设中，将解决省内数字档案管理系统中市县级平台资源的重建、各档案管理机构资源共享程度低、无法满足使用者个性化需求等问题。它不仅满足了用户对数字档案资料管理的需求，提高了工作质量，实现对庞大档案数字资源的高效管理，而且也推进了我国档案管理事业的发展。

关键词：工作流；数字档案；云平台

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.03.003

1　概述

1.1研究目的

通过阅读大量相关文献发现，省内数字档案管理系统建设普遍存在以下问题：（1）平台重复建设，资金重复投入；（2）硬件资源使用率低，设备闲置多；（3）各档案管理机构资源共享壁垒，导致档案资源共享程度低，形成“信息孤岛”；（4）大多档案资源共享平台由于缺乏专业维护人员，资源陈旧，更新周期长，使用者已对其失去兴趣，利用率低；（5）档案资源平台大多是低质量档案资源的堆积，无法满足使用者个性化的需求。为解决省内数字档案管理平台中存在的以上问题，笔者尝试将云计算和基于工作流的技术引入到数字档案管理平台建设中，该平台的建设既可满足用户对数字档案资料管理的需求，有助于提高工作质量，推进我国档案管理事业的发展；也可推广到其他应用领域，实现对庞大资源数据文件的高效管理，具有一定的通用性。

1.2国内外研究现状

在上世纪80年代，西方发达国家就开始从工作流程的角度对数字档案系统的功能进行设计并应用，并被大多数设计单位和部门认可。但由于国内外在管理体系和管理模式上的不同，国内的相关部门和单位在使用国外的软件系统时存在很大问题。在国内，随着数字档案管理工作的信息化改造不断深入，基于工作流的档案全生命周期管理已经成为管理部门尤为迫切和重要的需求［1］。陈康明的《云计算在档案管理中的应用》（云南档案，2012（5）），针对云计算的特点来探讨其在档案管理中应用的可行性及相关策略，并分析推广过程中可能遇到的问题和挑战。在探讨数字档案馆建设云模式方面比较典型的是薛四新、陶水龙和崔伟的《数字档案馆云计算建设模式的思考——以北京市区域性数字档案馆为例》（档案学研究，2012（3）），结合数字档案馆建设的难点，以北京市区域性数字档案馆建设为例，分析云计算模式下数字档案馆的构建特征，指出区域性集约化建设模式是我国数字档案馆的发展趋势。Lawrence W.Serewicz在《New tech reshaping record keeping：Retrievingrecords gets easier as social networking，cloud computing converge》中指出云计算提供的无限云存储空间给电子文件、数字档案资源的存储方面带来前所未有的的重大机遇。Jim Ericson在《New Ideas for Old Information；Software/service providers area natural fit for a growing archival headache；for many or－ganizations，thecloud looks like the best answer》中提出云计算为档案信息的存储提供了新的解决方案，云计算能实现档案服务的低成本、高效率，并在云环境中从收费服务的角度拓展档案服务工作模式。

2　基于工作流的数字档案管理系统在云平台上的设计

2.1系统功能模块介绍

系统功能模块见图1所示。

图1　系统功能模块划分

2.1.1档案录入模块

在该管理系统中，最基本的功能是录入档案管理人员的基本信息，通过对档案管理人才的录入管理，把数字档案的具体信息录入到系统中，以便对后续的数字档案的输入、输出及阅览的审批流程提供重要的依据。

2.1.2档案输出模块

对档案管理人员的基本信息录入完成后，针对不同用户对数字档案的不同要求的调出情况做统一的管理。主要是当档案单位的工作人员提出调出申请，在工作流的驱动下，经相关部门领导给出批复后，并将审批的数据信息存储到数据库中，与此同时也把相关领导批复的信息反馈给工作人员。这样，不仅有效地提高了档案调出的速度，而且也保证了人才档案调出管理功能的有效性［2］。

2.1.3档案阅览模块

要实现该模块的功能，应从档案资料的借出和归还两个方面实现它的流程设计。经符合档案资料借阅资格的人员提出申请，按照档案管理系统预先设定的工作流程。首先，经档案单位的工作人员把该申请提交给相关部门领导审批，领导审批通过后就完成了档案资料的借阅流程。当申请人完成档案借阅后，申请人要进行档案的归还工作。当档案完成借出后，系统还要标记出该档案目前的信息及档案等待归还状态，这样才能实现对数字档案的精细化管理的功能。

2.1.4档案统计模块

为了能有效实现数字档案统计的功能，该模块应从已有的数据出发，实现对人才档案信息的统计、档案调入调出的统计、档案借阅归还的统计以及客户信息的统计等功能。主要是通过查询语句SQL实现，根据指定的条件检索数据库中的数据，然后把查询结果反馈到操作平台。

2.1.5档案系统设置模块

该模块的权限只针对系统管理员，主要的功能是对人才档案管理系统的基本信息进行初始化，也可设置功能权限与角色信息，维护用户信息等功能。

2.2数字档案管理系统在云平台上的模型设计

2003年，开放档案信息系统参考模型OAIS（Reference Model of Open Archival Information System）正式成为一项新的国际标准（IS014721：2003），该参考模型定义和规范了数字资源长期保存系统的功能和结构，为数字资源的长期保存提供了国际范围内可以遵循的标准，适用于图书馆、档案馆等机构、政府部门、私有机构。将依据OAIS参考模型来设计服务型数字档案馆的环境模型［2］［3］，见图2所示。

图2　基于云计算的数字档案馆环境模型

3　系统实现

依据服务类型可将云计算划分为三种：（1）基础架构即服务；（2）平台即服务；（3）软件即服务，据此并结合数字档案馆资源共享实际需求，该平台设计架构分为5个层级：最底层是基础设施层，由各市县级的基础网络设备、服务器、数据库等组成，它是整个平台的基础。第二层是虚拟资源服务层，是利用虚拟化技术对底层硬件资源设施进行虚拟管理，构造一个虚拟硬件资源池，资源池向上提供计算服务、数据存储和网络通讯等虚拟资源服务，即IaaS。第三层是平台服务层，构建在虚拟资源服务层之上，为软件开发人员开发各类基于云计算的数字档案应用软件提供开发与测试环境与接口，即PaaS。第四层是软件服务层，提供数字档案资源库应用软件服务，即SaaS。第五层是用户接入层，主要是各类用户根据使用协议和权限，使用各种终端设备、通过信息门户登录数字档案资源服务平台，该层根据用户的具体情况进行个性化推荐服务，见图3所示［1］［2］。

图3　数字档案管理系统在云平台上的实现

4　结束语

该系统在云平台的环境下，利用工作流技术对省内数字档案管理系统的功能进行了详细的设计和开发，实现了工作流技术与省内档案管理业务流程的融合，将切实提高档案管理工作人员的工作效率，实现IT资源的统一建设、多方利用，避免重复建设，降低运维成本；实现各类档案数字资源的整合共享，提升档案服务能力，满足民生需求，但该系统的实施却是一项长期且艰难的任务。

参考文献：

［1］娄玉垒.基于工作流的档案管理系统设计与实现［D］.济南：山东大学，2013.

［2］吴骊.基于云计算的数字档案馆建设与服务研究［D］.苏州：苏州大学，2014.

［3］程克非，罗江华，兰文富.云计算基础教程［M］.北京：人民邮电出版社，2013.

［4］芬加（美）.云计算——21世纪的商业平台［M］.北京：电子工业出版社，2009.

［5］何嘉荪，楸峰.保存电子文件背景信息的重要手段——再论全宗、案卷形态的异化［J］.档案学通讯，2001（5）：43-47.

［6］赵海峰.档案馆应用云计算技术的可行性分析［J］.兰台世界，2012（20）：23-24.

［7］卞昭玲，张玥，谢海洋.基于ASP模式的数字档案馆运营管理与服务研究［J］.北京档案，2012（06）：20-23.

［8］刘慧婷.人事档案数字管理系统设计与实现［D］.成都：电子科技大学，2011.

［9］谭浩强.C++面向对象程序设计［M］.北京：清华大学出版社，2012.

［10］刘温聚.基于工作流的档案管理管理系统的设计与实现［D］.成都：电子科技大学，2012.

中图分类号：G270.7

文献标识码：A

收稿日期：2016-1-25 项目基金：甘肃省档案科技项目（2014-07）。

作者简介：杨芳萍（1977-），女，汉族，甘肃甘谷人，副教授，主要从事计算机的研究和教学工作。