我国智慧档案馆研究述评

2016-08-24蔡美波

云南档案 2016年4期

关键词：档案馆智慧数字

■　蔡美波

我国智慧档案馆研究述评

■蔡美波

本文从智慧档案馆的产生背景、内涵、功能特征、架构、应用技术等五个方面梳理了已有的研究成果，从智慧档案馆的定位、用户需求设计、应用技术、制度标准、实证研究等五个方面分析目前研究存在的不足，并提出我国的智慧档案馆研究需要理性的反思。

智慧档案馆智慧城市数字档案馆

继IBM在美国纽约外国关系理事会上的演讲报告中正式提出“智慧地球”的概念之后，关于“智慧地球”“智慧城市”“智慧图书馆”的研究在全球范围内展开，“智慧档案馆”的概念应运而生。本文对我国有关智慧档案馆研究的文献进行了调查统计与分析评述。

一、文献统计分析

笔者以中国知网（CNKI）的四大数据库（中国期刊全文数据库、中国博士学位论文全文数据库、中国优秀硕士学位论文全文数据库和中国重要会议论文全文数据库）为主要检索工具，用“智慧档案馆”、“智慧城市+档案馆”、“智慧+档案馆”为检索词，分别进行题名检索，检索截止于2015年12月31日，得出相关度较高的文献42篇。

笔者又以“smartarchives”、“wisdom archives”、“intelligent archives”为检索词在Web of Science、Science Direct、谷歌学术等外文数据库和搜索引擎中检索，未得出与智慧档案馆直接相关的外文文献。笔者推断，国外档案学者并没有提出智慧档案馆的具体概念，与之直接相关的研究主要在我国档案界进行。

（一）文献的年代分布

表一　相关文献发表数量年代分布

由表一可知，2013年之前的文献数量几乎为零，表明“智慧档案馆”作为一个新兴概念，是在2013年之后逐渐引起学者的注意。2013年以后文献数量逐年增长，表明我国对智慧档案馆的研究热度正持续提升。

（二）文献的类型分布

表二　智慧档案馆相关文献的类型分布

由表二可知，检索出的所有文献中，以期刊文献居多，占83.3%；会议文献较少，占9.5%；另外值得注意的是，仅仅只有一篇文献（硕士论文）来源于近年的优秀博硕士论文。笔者认为，这反映出我国目前此领域的研究多停留在宏观层面，其研究深度还有待进一步提高。因为与要求较高的优秀博硕士论文相比，期刊中的文章一般篇幅较短，在质量上也参差不齐，所以较难形成系统完整的论述。

（三）文献的期刊分布

表三　智慧档案馆相关文献的期刊分布

由表三可知，文献数量最多的档案学期刊是《中国档案》，占17%；其次是《档案学通讯》，占14.3%。这表明这两种期刊是智慧档案馆研究的主要阵地和核心期刊。另外，相关文献在非档案学期刊中也有一定分布，且共占14.3%，表明智慧档案馆的研究与其他非档案学学科之间存在一定的交叉关系。整体上看，相关文献在各类期刊中分散分布，表明该话题引起的社会讨论比较广泛。

二、主要研究成果

（一）智慧档案馆产生的背景

1.智慧城市建设的推动

智慧城市环境下，数据的产生进入了自动的感知式系统阶段，射频识别（RFID）和物联网技术可以使各种社会活动中的声、像、图、文都被不断地记录下来。为此，许多学者提出，智慧档案馆的研究离不开智慧城市建设的大背景。例如彭秋先认为智慧城市建设可以提供“无处不在的网络环境、无所不包的海量数据环境与共享、无所不容的业务管理和服务模式”。［1］杨来青认为“云计算、云存储、大数据为智慧档案馆的海量信息资源提供了更强的数据计算能力和存储能力、服务能力”。［2］可见，这种技术环境的变化，促使各地、各部门的档案馆开始运用智慧化手段提高档案管理水平，使智慧档案馆成为“智慧城市建设的题中之意”、“信息化发展的必然产物”［3］。所以，智慧城市的建设为智慧档案馆提供了必不可少的环境条件，而智慧档案馆的发展又将进一步推动智慧城市的建设进程。

2.数字档案馆存在的不足

国家档案局于2001年将深圳和青岛确立为数字档案馆建设的试点城市，经过十多年发展，我国数字档案馆建设已取得不少成绩，但还存在一些问题。首先，数字档案馆由于缺乏宏观层面上的档案管理组织架构和工作体系上的全局部署，也就很难实现城市档案资源的整合管理和高效利用。［4］其次，大部分数字档案馆的服务网站集成化水平低，存在“网页速度慢、模块设置乱、在线内容少、全文访问难”等问题。［5］最后，数字档案馆不具备档案信息“再造”功能，无法有效帮助档案管理人员开展业务工作；［6］再加上技术的制约，导致数字档案馆在信息管理、信息服务、信息安全等方面存在不同程度的缺陷。这些问题的存在既有人为因素，也有数字档案馆自身的原因，要解决这些问题的必须突破管理模式和功能应用上的瓶颈。

3.信息集成服务的需要

在国家信息战略的推动下，“智慧城市背景下的档案信息总量又将出现新一轮几何式增长”［7］；同时，人们的档案信息需求将更加迫切，小到日常生活，如智能交通；大到社会服务，如“一站式统办”“在线即办”等便捷的政府公共服务，都急需一种新的信息集成方式以实现信息资源的互联互通。由此，刘延平等人提出“一站式服务系统集成了内部档案信息资源和外部信息服务网络，用户通过移动终端即可检索到档案馆的档案目录、全文、图片、多媒体等信息和各种网络信息资源。”［8］这种统一的信息集成服务不仅可以有效克服数字档案馆的局限性，还有助于提高档案资源的共享效率。可见，为实现高效的档案信息集成服务，我国未来的档案馆建设需要进一步创新应用技术和服务模式，智慧档案馆应运而生。

（二）智慧档案馆的内涵与关系

1.智慧档案馆的内涵

智慧档案馆作为一个较新概念，目前国内尚未形成统一的定义，不同的学者站在不同角度进行阐述。毕娟认为“智慧档案馆是以一种利用新的信息技术来改变用户和档案馆系统信息资源交互的方法，是实现智慧化服务和管理的档案馆模式。”［9］吴绪成提出“智慧档案馆是大数据背景下的第四代档案馆，它以应用新一代信息技术与相关工具和方法、最大限度地提高档案资源的整合建设能力和开发服务能力为最终目标。”［10］笔者比较赞同“智慧档案馆是采用物联网、云计算等新技术智能管理多元化档案资源、具有感知与处置档案信息能力并提供档案信息泛在服务的档案馆模式。”［11］因为该定义采用的方法为组合式，即被定义概念=种差+邻近属概念，并突出了“智慧”的内涵。

2.与数字档案馆的关系

关于智慧档案馆与数字档案馆的关系，目前国内有两种观点：一种认为两者是“同向发展关系”，如“数字档案馆是智慧档案馆发展的基础，智慧档案馆是数字档案馆发展的必然结果”［12］“智慧档案馆是档案馆信息化建设的高级阶段”［13］。该观点以杨来青等人为代表，主要从功能角度分析，智慧档案馆较数字档案馆应更具智慧化、智能化，即“智慧档案馆是数字档案馆的发展与提升”［14］。另一种观点则认为两者是“并行存在、略有交叉”的关系。该观点以陶水龙为代表，他通过分析智慧档案馆和数字档案馆在“现有规划、现有工作、核心价值”三方面的具体差异，提出两者的边界是“智慧档案馆为数字档案馆提供智慧化和感知等技术服务，数字档案馆为智慧档案馆提供基础数据支持”。［15］简而言之，即智慧档案馆的核心是感知技术，数字档案馆的核心是数据处理技术。［16］

（三）智慧档案馆的功能特征

对于智慧档案馆的功能特征，学者们从不同角度进行了论述。薛四新等人立足智慧档案馆内部系统，提出“档案馆业务系统的实现体现全面化特征、档案系统支撑平台的建设体现服务性特征、档案信息资源库的建设体现精细化特征”［17］。王小健从社会功能的角度提出智慧档案馆的三大功能：行政管理的智慧政务功能、经济发展的智慧产业功能、面向民众生活的智慧民生功能。［18］杨艳等人则从技术系统角度提出“档案馆信息化全面化、馆藏资源管理精细化、档案业务实现感知化和档案信息服务知识化”四个方面的典型特征。［19］另外，还有陈静等人从服务用户的角度提出“全面感知的一站式服务、基于用户多元化的分众服务、基于用户多元化的分众服务”等三个特征。［20］

（四）智慧档案馆的架构设计

智慧档案馆的设计架构，是指对智慧档案馆构成系统及其组件之间关系的设计构想。田雷首先提出“7（层）+2（体系）”［21］的整体架构并进行论述。彭平平则提出“感知层、网络层、应用层”这样一个三级结构，并认为“感知层是智慧档案馆建设的基础，网络层负责智慧档案馆中信息的传递和处理，应用层主要涉及到档案管理、档案实体和档案内容三个方面”［2 2］。这种构想主要参考了智慧图书馆的设计思路，是一种基于物联网技术的架构。杨智勇等人在前者基础上将网络层细分为数据层和平台层，提出“应用层、数据层、平台层、感知层”四级结构。［23］与前者不同，迟伟凡等人站在宏观管理角度提出智慧档案馆的三大平台——物理管理平台、逻辑管理平台、信息发布平台，并认为前两个平台是后者的基础和保障，后者是前两个平台的延伸和发展。［24］另外，他还提出“获取数据——云计算——智慧化”的思维路线［25］，该路线与三大平台相结合之后，可形成三位一体的智慧档案馆发展新模式。

（五）智慧档案馆的应用技术

随着各种信息通信技术在城市系统中的广泛应用，许多学者提出智慧档案馆的建设重点应当是与移动互联网技术、物联网、云计算、大数据等关键技术的融合。其中，张应福认为物联网技术是核心支撑，它将互联网技术的终端由传统的信息技术设备延伸到任意物体，并使任意物体之间可进行通讯。［26］徐晓屏提出“云计算、海计算等技术环境是智慧档案馆得以实现的助推器，与云计算的后端处理功能相比，海计算侧重对智能设备的前端处理。”［27］近年来，为满足用户多样化、个性化的信息需求，杨智勇等人提出利用移动互联网技术，帮助档案馆推行移动档案馆服务，如档案馆APP应用等。［28］另外，还有学者建议，档案部门可在云计算环境下利用OCR识别技术，实现档案信息与载体的完全分离。

三、总结评价

总体上看，我国在智慧档案馆研究领域已取得了许多成果，但也存在着一些不足。笔者认为，未来的研究可从以下五个方面进行改进。

（一）应明确智慧档案馆的定位

首先需要进一步明确智慧档案馆的定位。笔者倾向于认为“智慧档案馆是建立在数字档案馆基础上具有感知功能的档案馆模式”［29］。因为与数字档案馆相比，智慧档案馆的档案信息化工作更为深入，对馆藏资源的管理更为精细，对各项档案业务更具智能化。另外，从现实来看，我国多数城市的数字档案馆只完成了实体档案馆的部分数字化，智慧档案馆还肩负着数字档案馆未完成的使命。因此，对智慧档案馆的研究和讨论，应基于“智慧档案馆是对数字档案馆的继承和发展，是档案馆发展的高级形态”这一认识。

（二）应重视用户需求调研

当前研究中，许多学者更多地将目光聚集在应用技术层面，而忽视了更为重要的用户满意度问题。要改变目前过于重视技术因素的倾向，就必须加强用户需求调研，在这点上，笔者比较赞同“智慧档案馆的核心内涵是面向用户体验最优需要，以档案馆信息资源有序化与档案馆装备自动化为基础，实现以档案馆实体形态为主要表现形式的档案信息组织和服务。”［30］所以，在智慧档案馆的功能设计中，我们要充分考虑用户需求，以实现管理范式的转变，即“由政府范式转换为社会范式”［31］，因为数字档案馆关注的重点是档案的信息化问题，可主要由政府部门来完成；智慧档案馆则不同，它必须站在用户的角度上，注重服务质量和管理品质来实现档案的社会价值。

（三）应加强应用技术研究

不可否认，智慧档案馆的建设离不开强有力的技术支撑，但我们也要考虑大数据、物联网等新技术应用于智慧档案馆的可行性问题。事实上，由于我国的档案数字化推行情况很不均衡，导致实体物联缺乏统一的标准与实施环境，物联网的广泛应用还面临着成本、涉密等多项挑战。［32］再者，档案数字资源更多的是滞后、静止、稳定的数据，与大数据的实时与动态性不符合，而经过鉴定筛选后的档案数据集也与大数据要求的“全数据”相背离，不宜作为实时决策或者预测的基础数据。［33］另外，与智慧档案馆相关的无线射频识别技术、OCR识别技术、数据挖掘技术由于成本较高，只是部分应用于档案部门。利用微信、微博、智能手机等现代媒介进行的宣传和服务也只是起步阶段；在应用效果评估方面，目前尚未形成完善的评价体系，更缺少相关的可行性研究。所以，我们要加强应用技术在适用性和可行性方面的研究。

（四）应完善制度标准研究

有学者提出“标准、安全等问题是智慧档案馆得以实现的阻力器”［34］，为消除智慧档案馆建设中的阻碍，首先要做的是制定技术性和业务性标准规范。但是，目前除了青岛市档案馆外，智慧档案馆的成功案例还是太少，缺少全国性的统一规划和标准化的技术规范，致使智慧档案馆的建设基本处于各行其是的状态，各地标准不同还会造成重复建设的浪费现象。所以，智慧档案馆的建设应从标准规范体系建设入手，严格遵循国家制定出台的标准和行业政策，保证智慧档案馆建设符合城市建设要求。同时，随着档案信息化工作不断深入，可初步明确以元数据为核心的标准体系建设思路。

（五）应注重实证研究

目前本领域内宏观研究较多、微观探讨较少，理论研究较多、实证研究较少。我们可以选择一些具有代表性的智慧档案馆建设案例进行研究，通过实地调查，案例分析获取客观材料，得出智慧档案馆建设过程中存在的问题和应该采取的措施。例如，各地的智慧档案馆项目大都是本地区智慧城市建设的组成部分，其资金支持亦来自于本地区政府部门。照此下去，若各地区的智慧档案馆变成了各城市自己的智慧档案馆，会不会造成“信息孤岛”问题？在我国先计划、再预算、后建设的工作原则下，如何才能提高智慧档案馆的效益，避免出现“数字黑洞”［35］现象？因此，我国智慧档案馆研究的实践层面还有待于进一步探索。

总之，随着智慧城市建设的开展，智慧档案馆的讨论引起了我国档案界的广泛关注，关于该主题的研究也取得了许多成果。但是，现有研究还处于宏观层面、零散状态，缺乏微观层次的探究和系统化的论述。面对研究热度的不断上升，我们更需要理性的反思，不仅要注重相关制度标准的完善，还要考虑应用技术的局限性和用户需求调研。此外，还要结合当前我国档案工作的实际情况，只有立足于我国城市建设和档案工作实际的探讨，才是研究之道。

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