信息化电力系统档案管理工作的探讨

2016-08-11梁洁瑜

大科技 2016年13期

关键词：纸质载体电力企业

梁洁瑜

（增城市联电供电用工程有限公司）

信息化电力系统档案管理工作的探讨

梁洁瑜

（增城市联电供电用工程有限公司）

随着信息技术的发展，以及电力系统信息化进程的逐步深入，给档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时给档案管理带来了发展机遇。传统的“实体档案”管理模式受到全新的数字化网络环境，文件的接收、储存、应用和文件的真实性、完整性巨大的冲击，摆在我们面前的紧迫任务是怎样使档案数字化建设加快，使信息化技术利用充分，服务的更快、更好。电子档案的管理也渐渐被纳入到信息化建设的日程中。本文对信息化电力系统档案管理工作进行了简单的探讨，希冀同行能够借鉴。

电力系统；信息化建设；档案管理

引言

档案是各个企业发展的记录，是对于客户纠纷处理的重要依据，还是企业最重要的核心信息资源与知识资产，与企业的发展和生存有着直接关系。随着电力行业在我国的飞速发展，电力企业的档案信息内容变得日益丰富，使用的价值也随着提高。在信息时代飞速发展的背景下，电力企业管理工作的主要任务是怎样管理电力企业宝贵的信息资源，使其提供更好的服务为电力行业的生产经营、科学决策和科技研究。

1 电子档案管理的优势

信息通信网络与技术的迅猛发展给我们创造了一个广阔的数字世界，电力企业档案管理的发展趋势是档案的电子化管理。如今档案电子化的存在形式主要是由计算机直接生成的电子档案、数据和计算机扫描的图形档案材料、图像，以往单一的纸质档案已融入了图像、电子文本、影音等新型载体，具有更形象、全面和生动的表现形式，档案管理方法和手段的多样化和数字化也被激发，注入了全新的活力为档案信息的管理。电子档案具有以下优势，与传统的纸质档案相比。

1.1 优越的保管方式

纸质的档案载体很容易老化，微缩拷贝或复制时很易出现降低清晰度、丢失信息、畸变等问题，并且不停增长的纸质文件的需要是有限的存储空间不可以满足的，但电子档案只需占据极少量的空间，已而为是电子化的信息处理，在复制时，具有完好的保存度。

1.2 方便操作

对遗漏文件的补漏增缺非常有利，方便增、删、改形成档案之前的电子文件，使档案管理人员的复杂的整理工作减轻，为他们对档案的编研和二次信息的开发利用腾出更多得时间和精力，使利用效率和工作质量有着很大的提高，发挥更好的时效价值。电子档案还有着高度的标准性，更加方便的进行检索。

1.3 归档及时，保密性强

为了保证电子文件在传送、处理和接收档案时准确无误，电子档案要及时确认文件信息，设置密码保护。同时，电子文件可以随时归档在处理好之后，选取定期进行归档的方式或使用备份的形式，经过传输的形式由生成部门移交给档案的管理部门，管理人员进行电子档案的号码编排、访问权限和密码保护的设置，便于后期使用查找。

1.4 传递快捷、实现资源共享

计算机和网络技术是处理电子档案的环境，免受纸质档案只可以在某时、某地才能读阅读的限制，信息传递在网络上方便快捷，并且，能够同时给若干个网络终端发送一个电子文件，速度快并且效率高，不受存储载体的限制和空间和时间的制约，真正的实现对资源的共享。

2 档案信息化采用的技术

现代化档案管理是现代科学技术尤其是网络技术和数字化技术发展的必然趋势，应用这一科学技术，从传统的纸质载体向“无纸”的数字载体将档案管理工作进行转变，使工程档案资料的数字存储与查阅得以实现。使用扫描、手工著录等形式将纸质载体档案信息存储到光盘、服务器等计算机的存储器中是现在普遍的使用方法。

数字化技术。

信息的离散化表述、感知、定量、处理、控制、传递、存贮以数字电子计算机硬软件、协议、周边设备为基础的集成技术就是数字化技术。在档案数字化技术中，把纸质载体转换成“数字”载体是关键的环节之一，而把纸质档案转换成计算机能够使用的数字信息的过程应用现代扫描技术是纸质载体转化成“数字”载体的过程。这种数字化扫描技术使用计算机、扫描设备等硬件设备，符合国家电网公司纸质档案数字化技术规范的要求。

2.1 设备选型

档案纸质载体转化成“数字”载体的设备就是扫描设备，经过我们分类分析纸质载体档案，技术要求，和对档案进行扫描的要求与扫描设备参数对照，符合“技术先进、经济合理”的原则，对功能适当的扫描设备进行选择。

（1）档案类型分析

目前，依照档案数字化的发展方向，需要从纸质载体转换成“数字”载体的档案如下：

科技档案：对公司基本建设、生产等活动反映的档案。

文书档案：对公司行政、党务管理等活动反映的档案。

照片档案：对视察工程项目的照片、施工的照片、各种活动的照片等反映的档案。

纸质载体的档案，因为功能、保管期限、用途等不一样，所以纸张的大小、厚薄、装订形式不同等。扫描的设备在客观上有着不一样的要求，使设备选型的复杂性增加。

（2）技术要求

《国家电网公司纸质档案数字化技术规范》当中，提出了明确的技术要求对数字化文件的质量：①图像的页面要清晰可辨；②不能有杂点、黑边等在数字图像中；③图像的偏斜角度要不能大于1度；④图像的偏斜不可以超过页面内半个文字。

（3）档案扫描的要求和扫描设备参数对照表1。

表1

结合上述分析，在论证充分的基础上面，通过对扫描设备的经济技术比较、市场调查分析，依照“优质高效适用、满足功能要求”，使用松下kv-s7065ccn彩色平板式高速扫描仪，其可以使高速和平板扫描的一体化实现。在100～600dpi的分辨率之间，对各种清晰度的要求都能够满足。有黑白和24位真彩色两种图像输出，对图像的原貌能够最大程度的保持。图像处理软件R.T.I.V.可以对数字文件进行去污、纠偏等技术处理。

2.2 档案“数字”载体的形成

转换成“数字”载体把一份纸质载体的档案，通常要经过以下工序：

（1）档案出库，对档案进行整理，除去装订物。

（2）对档案的纸张厚薄、大小进行检查，选择自动高速扫描或手动平板扫描。

（3）调整分辨率，依据档案原件的清晰度。

（4）采用真彩色扫描来扫描彩色图像，其它的就使用黑白二值。

（5）进行去污、纠偏等技术处理对扫描的图像。

（6）保存到服务器上将数字文件，采用TIFF文档保存科技档案和文书档案的文件，采用JPG文档保存照片档案。用实体档案的档号命名文件，逐个对应。

（7）把档案恢复原装订，交还库房。

（8）把数字文件刻录成光盘备份。

3 电子档案管理的现状和存在的问题

电力企业中应用电子档案还属于新兴的事物，与纸质文档相比，虽然优势很大，但不足也存在很多。

3.1 安全系数低

使用数字设备生成的电子档案，只要其中一个操作环节出现问题在处理过程中，就造成全部文档都不能确定。电子数据的易复制性、易改动性、易消失性和网络的易被侵害性，带来了极大的威胁给电子档案的安全保密。这些是如今电子档案管理存在的较为突出的问题。此外，对于有些缺乏责任感的管理人员，没有进行较好的备份和存档，使文件损毁现象变得很容易出现。

3.2 认识不足电子档案管理的重要性

电力企业通常对加快电力工程的建设较为注重，却对企业的档案建设忽视。有些领导认为档案工作不能够起到实质性的作用对企业的发展，不够重视档案的管理工作，不够重视库藏的档案资源。对档案管理电子化、网络化的重要性没有充分意识到，没有对信息社会的需求适应调整封闭守旧的档案管理观念，使得档案管理电子化的建设受到影响。