“互联网+”模式下的档案资源共享研究——以云南财经大学为例

李仕金，何瓦特，石 婷，王玺冰

1.云南财经大学，云南昆明 650221 2.云南大学，云南昆明 650091 3.云南商务信息工程学校，云南昆明 650204

“互联网+”模式下的档案资源共享研究
——以云南财经大学为例

李仕金1，何瓦特2，石 婷3，王玺冰3

1.云南财经大学，云南昆明 650221 2.云南大学，云南昆明 650091 3.云南商务信息工程学校，云南昆明 650204

随着社会的进步与互联网的发展，将带动档案信息服务内容和方式的变化。目前我校档案管理大多以纸质形式储存为主，而所谓的档案管理现代化也只是将大量的档案信息编制成专题目录录入到电脑中。文中通过构建“互联网+”模式下的档案管理信息系统并引入手机App终端，有效改善了传统档案资料的收集、查询、修改等功能，并提升了档案管理人员的服务意识和管理能力。

互联网+；档案信息化；档案云；数字化档案；档案App

目前，我校师生如果要对我校档案加以检索和使用，需要走复杂的程序，先向档案馆提交申请，经相关部门领导签字审核后，才可以到档案馆进行查询，这无疑给档案需求者和档案管理者增加了工作难度。其实对于一些我校档案级别比较低的，应该建立一个统一的档案信息管理系统，实现档案的资源共享。针对这一现状，在“互联网+”的风口下，我们应当构建“互联网+”模式下的档案管理信息系统，这样方便档案检索者的使用和档案管理者资源的管理。

1 “互联网+”概述

“互联网+”（internet plus）一词是2015年度的高频热词，其最早是由于扬在2012年11月第5届移动互联网博览会中首次提出［1］。2015年3月，腾讯CEO马化腾向全国两会提交了关于“互联网+”的提案，呼吁以“互联网+”为驱动，鼓励产业创新，促进跨界融合，普惠民生。同月，李克强总理在两会报告上首次正式提出“互联网+”行动计划，它就是利用互联网的平台和信息通信技术，把互联网和包括传统行业在内的各行各业结合起来，在新的领域创造一种新的生态［2］，它是一种实实在在的互联网服务模式。

2 国内外研究现状

在国外已有了档案机构与其他机构联网使用，用计算机进行信息收集、存储、管理和提供利用的档案图书馆信息网络系统，并且已有60多个档案机构参加了该网络系统。国内，笔者从中国知网资源总库、万方数据资源平台、维普科技期刊和超星数字图书馆为检索平台，将“高校档案馆”“信息化资源共享”等关键词进行结构化组合查阅了相关的文献资源，通过仔细的分析和阅读，目前大多局限于档案、档案一体化、档案互联网环境下面料的挑战与对策等的理论研究，这些文章仅指出了档案管理的问题所在，很少有文章探讨基于“互联网+”档案共建共享思路、模式、标准和技术问题［3］。近年来，档案馆这种传统独立的运行方式和管理模式逐渐显露出它的弊端：档案资源的零散、零乱、质杂等特点难以符合档案利用者的集中、系统、优质等需求，更难以实现资源的交流与共享。

3 “互联网+”档案信息化的构建

目前各个高校都有一个档案管理信息系统平台来实现档案管理信息化，档案系统中只是一个专题目录，通过专题目录给相关资源一个编码，然后以附件的形式将档案资源存在磁盘中，这使得各个高校之间的档案资源都是一个信息孤岛，很难与其他平台实现共享，且还存在如下问题：现代化管理软件缺乏统一性；档案管理基础工作标准化、规范化不足，系统移植性差；档案管理的技术标准，组织工作程序未从计算机信息处理技术特点和发展考虑；绝大多数归档资料采用磁盘、光盘等现行方法保存；档案信息管理人员的专业技能水平较低。基于上述几点，我们需要构建一个“互联网+”档案信息化管理系统，主要从以下方面考虑：

1）制定统一的系统标准规范：传统档案资源管理系统中，存在多种数据格式。若要实现档案之间的统一管理，则需要对著录、标引和组织等数据进行统一标准和规范。

2）数据库原型的设计：建立统一的档案管理信息平台，就需要充分考虑数据库和数据表的设计，表间字段的联系，如何能够让我校档案的资源实现共享。

3）功能模块的划分：档案管理信息化不是简单地将传统档案以电子形式进行存储，分类。而是充分考虑档案管理者和档案利用者的用途，例如，主要有档案查询申请及批复、档案信息公告、档案资料查询、档案资料上传、档案的修改等。

4）权限的划分：通过将档案管理信息系统与目前流行的手机App结合，可以让不同权限的用户可以对不同级别的档案进行不同的操作。一般的游客可以浏览、查询到档案级别比较低、公开的一些档案。一些保密级别的档案用户可以通过客户端提交申请，学校档案管理人员审核通过后，档案利用者可以找时间到档案馆进行查阅，这大大节约了档案管理人员和档案利用者的时间。

5）推荐功能：为档案管理信息系统增加一个推荐系统，根据档案使用者在档案管理信息系统平台上的历史行为数据，判断他的喜好，并因此推荐其他相关活动档案信息资源供用户浏览和查看。

6）推送功能：推送系统是当前互联网环境下App终端的一个特色，只要是关注和下载了手机App的用户，都可以利用档案管理信息平台将我校档案管理的最新动态和特色档案推送给手机客户端，这样极大实现了档案的转型发展，改变了传统档案的推广和宣传问题。

4 “互联网+”档案信息化的挑战

4.1“互联网+”档案信息化的数据采集

档案资源种类繁多，我校档案馆主要有教学档案、基建档案、学生成绩档案和活动档案等，“互联网+”环境下的档案就需要有海量的信息资源，供用户去查询浏览，那么要构建这个海量的信息平台，就需要有丰富的档案资源，而且需要源源不断地供应。而且务必保证这些档案资源“质”好。传统的档案管理是以纸质的形式存储，而数字化档案则丰富了档案的存储形式：一般有文字、图形图像、音频、视频等。目前需要充分利用互联网技术、信息技术建立档案管理信息系统，把档案录入到数据库中，这不仅利于档案的归档和保管，还可以避免数据和资料的丢失，提高数据的检索和利用率。

4.2“互联网+”档案信息化服务的转变

“互联网+”是一种趋势，要做好”互联网+”这项工程，我们必须要做好3个方面：一“敢”，二“能”，三“会”。“敢”就是敢于尝试，有点开拓精神，富于进取创新；“能”就是能做、有东西，它更多强调的是“资质”。“会”就是有手段、讲方法，“会”的中心是搞好服务。面对“互联网+”这个“风口”，纸质档案下的服务模式显然已经不适应，然而“互联网+”讲究服务至上，增强”互联网+”时代的主动性，为我校师生提供优质服务，充分发挥档案的应有价值，开拓服务项目，开展在线服务，并采用多种手段进行档案信息传递：微博、微信、QQ、App等，最大限度、快速、便捷地服务我校师生，把档案利用服务提高到一个新的水平。

4.3“互联网+”档案信息化安全

当档案管理遇上”互联网+”后，信息化安全是我们着手需要解决的问题。我们不仅要做好硬件的维护、加强防病毒工作，而且要做好数据备份，防止档案管理系统因意外带来的不可恢复性。除此之外，我们还要加强档案内部管理体制的建设，提高管理工作人员保密意识，确保档案管理信息化的安全运行。

5 结论

“互联网+”档案管理不是简单的网络化，而是结合当今主流的云计算、大数据技术等互联网新兴技术，通过搭建云管理平台，收集电子档案的数据，最终利用大数据分析软件进行决策，方便档案管理者进行管理的手段。并在依附当前的时代背景下，学校相关工作人员应该再接再厉，做好新机遇下的档案管理。

［1］马化腾.“互联网+”激活更多信息能源［N/OL］.光明日报.

［2］解读：李克强政府报告中的“互联网+”是什么［EB/OL］.财经网.

［3］何田.浅谈新时期学校档案管理的创新［J］.出国与就业，2011（2）：71-72.

TP39

A

1674-6708（2016）167-0126-02

云南省哲学社会科学规划项目（QN2015059）资助。

石婷，云南商务信息工程学校。

李仕金，云南财经大学。何瓦特，云南大学。王玺冰，云南商务信息工程学校。