如何维护计算机办公信息安全

2016-08-09杨意超

大科技 2016年4期

关键词：备份办公信息安全

杨意超

（中共广西壮族自治区纪委、自治区监察厅反腐倡廉信息教育管理中心广西南宁 530000）

如何维护计算机办公信息安全

杨意超

（中共广西壮族自治区纪委、自治区监察厅反腐倡廉信息教育管理中心广西南宁 530000）

随着信息化时代的来临，办公已经在朝着集成化和智能化方向发展，不仅逐渐实现了无纸化办公，而且在互联网的影响下，办公的效率越来越高，但是信息化时代也有诸多不足，会给计算机办公的信息造成很大的影响，例如互联网时代可以实现资源共享，所以就会导致信息存在巨大的安全隐患。对此本文重点通过对计算机办公存在的安全问题进行分析，经过问题找到相关的解决策略，不断提升计算机办公信息的安全性和可靠性。

维护；办公信息；安全；管理；措施

1 引言

不知不觉中我们已经进入了无纸化办公的时代，如何有效利用计算机的便捷性大大提升互联网环境之下的办公，就成为很多人关注的重点问题。一方面计算机相当普及，所有人共处于一个开放的网络系统中，信息资源实现了共享，但是在共享中无疑存在信息漏洞，受诸多的制约因素限制，导致计算机办公网络的信息安全性存在很大的安全隐患，所以办公人员如何通过计算机提高办公效率同时又减少信息安全的故障发生就显得十分重要，除了应该懂得一些基本的办公技巧之外还需要对办公的信息安全问题引起高度重视。

2 办公室信息安全的威胁因素（如图1）

2.1 设备问题

图1 计算机办公信息安全影响因素流程图

在无纸化办公的时代，整个计算机办公的系统十分庞大，储存了大量的数据与文件，所以一旦丢失会造成严重的后果，在通常情况下，信息的安全隐患是由于办公系统网络以及基本的电子化设备自身的原因导致，例如整个办公楼将所有的计算机办公硬件设备以及线路连接在一起，所以势必会加大电力线路的承载力，如果处于办公的集中期就会导致网络瘫痪或者引发重大的断电事故，从而由于计算机正在处理的信息以及文件来不及备份导致数据丢失，所以办公管理人员能否对整个办公网络系统以及自身的计算机软件、硬件设备进行定期的维护与检查，关系到整个办公系统的稳定性与安全性。有的办公场所人员混杂，多台设备安装在了公共场合，所以对于十分重要的文件以及办公数据来讲就会留下了巨大的制度漏洞，所以很大程度上，办公室信息安全的威胁因素主要是设备存在严重问题。

2.2 人为因素

如果说电子计算机设备问题是客观的故障因素，那么人为因素将是需要高度引起重视的主观因素。由于办公人员的计算机操作水平不高，所以对办公软件的错误操作就会造成保存信息的丢失，有的由于人为的信息泄露，所以直接导致办公信息安全性大大降低；可见人为因素的信息破坏将是无纸化办公时代十分致命的信息安全隐患因素，通过数据统计分析发现，很多先进的管理人员也会由于技术失误导致办公信息泄露，最严重的的就是有的单位存在报复心理从而故意篡改公司的办公文件信息记录，这样就会使电脑网络以及程序设置发生改变，存在严重的利益纠纷，对网络信息进行越级、越权访问，导致核心的机密信息遭到非法窃取。从而不难发现，计算机信息的安全工作要想做到位离不开办公人员的精细化管理，减少技术性失误，降低信息安全风险。

2.3 病毒侵入

21世纪是信息化时代，所以互联网带给我们的巨大影响无法忽视，但是也有人针对此提出了“互联网是一把双刃剑，利用得好可以起到事半功倍的办公作用，如果利用不好就会贻害无穷”，显然计算机网络大大提高了我们办公的效率，但是互联网巨大的风险我们不得不引起高度重视，当我们在网上寻找信息、资料时，每一次浏览记录很可能会被不法分子利用，所以并不能保证每一次办公都是安全可靠的，网络就像一个鱼目混杂的市场，有我们所需要的各种形形色色的信息资源，但是殊不知每一次资源的共享就会伴随着巨大的网络病毒进入我们的办公网络系统，很多病毒文件、木马信息严重造成了信息的干扰，如果我们在办公室时过于疏忽，就在复制这些文件的同时遭受病毒的侵害，严重时导致整个计算机办公系统发生瘫痪，从而引发重大的信息丢失事故。

2.4 黑客攻击

计算机操作技术如影随形，很多网络中的不法分子技术手段非常高明，所以会有大量的黑客攻击我们的办公系统，从最近的实践发现，常见的黑客攻击主要是计算机本身存在严重的信息漏洞，另一方面TCP/IP协议之间存在技术漏洞与风险。随着新的技术不断出现，黑客的攻击手段也越来越多，所以每天都会有不同形式、不同种类的黑客攻击事件发生；但是计算机网络办公系统的应用更新周期相对较长，因此这些黑客攻击事件很多情况下我们并不知情，要经过人为处理才能发现，所以黑客可以采取趁虚而入的方式进行攻击。但是当我们发现诸如此类的技术失误问题时，另外的信息安全事件又出现了，所以，黑客总是采取多样化的手段对我们的办公数据信息进行窃取。

3 如何维护办公室信息的安全

图2 维护计算机办公信息安全流程框架图

3.1 做好数据备份工作

数据的备份工作是保护计算机办公数据安全性的一个重要方法，在平时的办公过程中，办公人员要逐渐养成一种勤于备份数据信息的习惯，备份主要是针对计算机网络中相对重要的文件信息进行复制保存，这样一旦数据办公文件遭到人为因素的损失或是技术设备因素造成的损失，都可以找到备份的源文件，最重要的就是可以通过备份的数据文件将计算机网络办公环境下的操作系统进行恢复。

3.2 强化信息安全意识

随着信息化的时代来临，计算机的安全意识我们需要不断加强，尽管计算机系统可以在不安装查杀毒软件的情况下进行，但是这样势必会加强网络办公的风险，对此管理人员以及办公人员需要提高自己的信息安全防范意识，除了勤于对每天的办公重要信息进行备份之外，还需要将杀毒软件安装以及定期进行更新，减少病毒的侵害，在计算机病毒的防治方面要加强管理，经常清理不必要的文件，在上网的同时通过正规的渠道以及途径查找资料和信息，减少病毒的侵入，在访问网络时要定期对浏览的页面数据信息记录及时清除，以免不法分子窃取重要的信息资料。总之网络是一个不安全的信息环境，在每一次办公时都要将信息安全的理念牢记心中，防微杜渐，以免因信息丢失造成不必要的麻烦。随着科学技术的发展，多种多样的网络危害围绕在我们的办公过程中，当在计算机中使用外接的数据或电子设备时，要经过病毒消除降低危害，例如常见的U盘等信息传输介质在信息保存时一定要全盘进行清理病毒，然后再安全打开，这些基本的防范意识都是一个现代化信息时代，网络办公人员需要具备的安全防范意识。

3.3 设置信息密码

由于单位的办公计算机网络是处于一个巨大的公共场合，所以人员的混乱就会导致信息的窃取，在自己的电脑中要设置一定的开机密码，密码的设置要经常更换，难度要适中，经过分析发现，大多数的办公用户都通过给自己的电脑设置开机密码来保护其中的信息数据安全，这不失为一种良好的信息保护方法，但是要有效保证信息数据的安全性除了设置基本的密码之外，管理人员还需要对该单位的整个计算机操作系统设置一套管理的标准，除了防止内部人员的机密窃取之外，还需要减少外来因素的信息盗取行为发生，减少用户的非法登录，保证客户端的数据安全。

3.4 提高认证等级

办公系统的认证需要高科技的认证系统奠定基础，为了增强信息的使用安全，人们在通常的办公过程中通过数字认证证书的形式以及USB智能卡的形式，把二者相结合认证提高了认证的等级，与传统办公用户输入口令结合用户名认证的方式相比，提高了数据保护的安全性和可靠性。