谈谈新时期全区国土资源档案管理工作

裴兰英

摘要：国土资源档案是国土资源行政管理工作的重要组成部分，是一项基础性工作。做好新时期的档案工作，充分发挥其作用，更好地服务于国土资源行政管理、服务于全区经济建设发展有着特别重要的意义。本文通过对全区国土资源系统基层档案工作的调研，从“十二五”末期档案管理现状出发，针对基层档案管理工作中存在的一些问题，提出“十三五”全区国土资源档案工作的建议和对策。

档案是历史的真实记录，所提供的各种历史资料、数据，对揭开历史、解决遗留问题起了很大的作用。国土资源档案详细记录了国土资源行政管理的全过程，是地籍管理、建设用地、土地规划、耕地保护、专业测绘、地质勘查、矿产管理、执法监察等国土资源工作的科学依据，与上自政府工作、下至百姓生活息息相关。因此，如何做好新时期国土资源档案工作，对全区国土资源管理工作及经济建设的发展有着特别重要的意义。

一、当前国土资源档案管理现状

近年来，面对当前的新形势和新任务，国家和自治区相继出台了一系列针对档案工作的新标准、新要求。为了适应新形势，做好新时期的国土资源档案管理工作，自治区国土资源信息院受国土资源厅委托，开展了对全区12个盟市和2个计划单列市国土资源局，以及15个厅属单位的档案管理的实地调研工作。笔者从2001年起，担任自治区国土资源信息院副院长，长期以来一直分管档案管理工作，国土资源信息院下设地质资料馆和土地档案馆，肩负着全区地质资料、土地档案及国土资源厅机关的综合档案管理工作。此次调研结果显示，自2000年国土资源系统成立以来，本系统所属单位全面投入到国土资源政务、业务工作中，档案工作的开展较其他中心工作相对滞后。一些单位到目前为止才开始着手建立综合档案室，接近半数单位的档案还没有实现集中统一管理。不过厅系统及所属单位档案工作也不乏亮点，一些单位的档案工作甚至走在了全区前列。如乌兰察布市和鄂尔多斯市国土资源局及厅信息院先后在2012年～2014年经自治区档案局测评，晋升为机关档案测评“自治区一级”单位。特别信息院成为厅属单位中第一个也是唯一一个获此称号的单位。

1.档案工作机构与人员设置

通过调研发现，全区各国土资源局对档案工作的重视程度相对较高。各盟市局机关都设置了综合档案室，明确了一名机关领导分管档案工作，基本建立了以局档案室为中心的档案工作管理网络，各科室设有兼职档案工作人员，档案室对各科室归档工作也能够进行有效的监督与指导。然而厅属各单位档案工作相对盟市国土资源局而言起步较晚，档案工作整体水平相对薄弱。

2.档案室的设施与设备

在档案室设施、设备方面，部分单位能够做到办公、阅览、库房三室分开，还有一部分成矿单位由于办公条件限制，难以设置阅览室。档案库房的条件各单位差距较大，条件好的单位库房坚固、安全，面积达标，密集架、图纸柜、防磁柜、消毒柜等设施、设备齐全，排列合理有序，档案装具符合国家和自治区行业标准，也能够适应本单位工作需要。条件较差的单位则库房空间狭小局促，档案设施、设备陈旧简陋，档案装具也不符合相关标准。还有一些单位因办公场所不足或档案存量较大，采取借用或租用档案库房的方式保管档案，在安全方面难以保障。

3.档案工作规章制度的制定与执行

经调研，厅系统所属单位基本建立了完善的档案体制机制，形成了以综合档案室为中心的档案工作管理网络，做到了分工明确、各司其职，各部门能够密切配合、形成合力，促进本单位档案工作顺利开展。但在档案工作规章制度制定方面，大多数单位不够完善，表现在文件材料归档范围和保管期限表、档案分类方案两个方面。如有单位还没有制定；有的单位虽然制定了，但尚未取得档案行政管理部门的审核；还有的单位仍在使用原土地管理局印发的标准，与当前的实际工作情况不符。这两项制度是开展档案工作的根本依据和实施准则，只有完善了这两项制度，才有可能较好地推动档案工作的顺利开展。如土地整治中心和国土资源储备交易登记中心两个单位的档案工作全面开展和系统推进的时间并不长，但做到了“制度先行”。一方面重视建章立制，一方面狠抓落实，通过一系列既符合国家和自治区相关规范要求，又适应本单位实际需求的档案管理制度，规范档案基础业务工作，起到了事半功倍的效果。

4.档案基础业务建设情况

档案基础业务工作是档案管理的根基。其根本任务是通过整合本单位档案资源，实现各类档案由综合档案室集中统一管理的档案资源管理架构，通过积极收集、整理、抢救和保护具有重要价值或涉及民生的档案资料，丰富本单位综合档案室档案内容，推动档案资源科学配置和高效利用。调研发现内蒙古地矿局、巴彦淖尔市国土资源局、地质环境监测院等单位档案资源存量丰富，基础业务建设工作也做的比较扎实。如地矿局综合档案室规模较大，总面积约400平方米，室藏文书档案21000余卷（件），地质资料3800余档，其他门类档案3500余卷。档案整理工作能够确保案卷组织的合理性和档案分类的科学性，能够准确把握档案的保管期限，有利于档案的保管和利用。然而有些单位档案基础业务建设中存在问题，集中表现在档案分散管理和档案门类不全等方面。另一些单位没有采取集中统一管理的模式，而是由档案形成部门各自管理。

5.档案资源开发利用情况

国土资源档案具有重大的战略意义，具有重要的经济价值，能产生深远的民生影响。每一份国土资源档案背后都可能存在庞大的资金投入，是极其珍贵的资源。然而，利用是我们管理档案的目的。各单位近年来将较多精力投入到“收”和“管”上，而对“用”的投入和重视程度不够，不能有效地发挥档案的价值。如何利用档案？这个问题的解应当落在“信息化”上。用先进的科技手段拓宽档案利用服务渠道，为国土资源政务服务，为广大人民群众服务，是我们国土资源档案工作者的奋斗目标。如何开发利用这种资源，也是摆在我们国土资源部门面前的一个历史课题。如地质调查院作为承担基础性、公益性地质调查和战略性矿产资源勘查工作，为政府提供决策依据，为矿政管理提供技术支撑的单位，形成了大量的地质资料。该院对这些重要生产科研成果进行系统整理并提供综合利用，近五年向省内外地勘单位提供档案利用服务1971次，对自治区经济发展起到了积极的促进作用。

6.档案信息化建设情况

在新时期、新形势下，“信息化”一词已经不是什么新鲜术语，而是老生常谈。国家档案局、自治区档案局也就档案信息化以及数字档案室建设出台了大量标准和要求。但在实际操作中，各单位档案信息化程度可谓参差不齐，能够达到机关档案测评信息化建设基本指标的单位不多，与数字档案室的建设标准更是相去甚远。本次调研中发现包头市、呼和浩特市国土资源局、土地调查规划院、有色地质勘查局信息化程度比较高。尤其包头市国土资源局从2013年开始建设与“一张图”及电子政务信息化工程紧密结合的档案管理信息系统，并对全部室藏档案进行数字化和信息提取，建立目录、全文和图形数据库，将成果广泛应用于各项业务工作，实现不同业务间的关联查询、分析和带图审批。同时，应用金土工程网络体系，实现了档案实时在线调阅和图档互查。业务科室查询本部门档案实现了24小时“一键式”查询，调阅接口和土地登记、预审、报批等业务无缝集成，在办理业务时可实时关联档案。增量档案由大厅接件人员数字化，归档时自动分类编排，形成电子档案，进入“一张图”核心数据库。该局在档案信息化建设上投入较大，起点较高，是最接近数字档案室建设标准的单位之一。

二、做好新时期国土资源档案管理工作建议

1.强化档案工作的领导与保障力度

按照国家和自治区档案局的要求，各盟市国土资源局和厅属各单位应指定专人分管档案工作，切实把档案工作列入本单位年度工作计划与中长期发展规划中，作为重要的基础性工作开展。厅机关应认真履行对系统内所属单位档案工作的监督与指导职责，定期听取档案工作汇报与督促检查，及时研究并协调解决档案工作中存在的困难和问题；将档案工作列入各单位年度考核检查的内容，为档案工作顺利开展提供人力、财力、物力等方面的保障，推动国土资源档案事业发展同国土资源中心工作的开展相协调。同时各单位要按年度通报归档情况，确保文件材料及时归档；在设立重大活动组织协调机构时，应根据需要安排档案部门参与，做到工作开展与档案建立同步，确保档案齐全完整。

2.完善档案机构运行机制，不断提高人员素质

坚持厅机关领导，分级管理，档案部门负责，各部门共同参与的工作体制，推动本系统及所属单位建立综合档案室。各单位综合档案室至少设一名专职档案人员，各部门设兼职档案人员，形成各门类档案集中统一由综合档案室管理的工作格局。督导各单位建立健全以综合档案室为中心的档案工作管理网络，落实各环节责任，确保分工明确、各司其职，促进国土资源档案事业协调发展。定期开展本系统及所属单位档案工作人员业务横向交流，促进档案工作发展；定期或不定期对本系统和所属单位专、兼职档案工作人员进行业务培训，不断提高档案人员业务素质和技术能力。引进和培养档案专业人才，提高国土资源档案工作队伍整体水平。

3.建立健全档案工作制度，规范档案管理行为

各单位应按照厅机关已印发的《内蒙古自治区国土资源厅文件材料归档范围和文书档案保管期限表》文本，结合本单位实际情况，制定或修订本单位各类文件材料的归档范围和保管期限表及适应本单位实际需求的档案分类方案。依据《档案法》、《自治区档案条例》等相关法律、法规，制定出本单位档案管理办法，制定档案归档、保管、利用、保密、鉴定销毁等管理制度，制定各门类档案整理规范，用制度规范约束档案管理行为，推动档案工作顺利开展。厅机关对本系统及所属单位上述各项制度规范执行情况进行监督检查，各单位在具体执行过程中也应有相应的监督体系，对违反制度规范的现象和行为有预防措施和处罚机制。

4.加大档案工作投入力度，不断完善档案设施

全区各级国土资源行政管理部门和厅属各单位应进一步加大档案工作经费投入，按照预算编制和管理有关规定，科学合理地核定档案工作经费，将综合档案室在档案收集整理、抢救保护、提供利用、编研、信息化、安全保密、陈列展览及设备购置、维护等方面的经费列入财政预算。厅机关应进一步加强对档案基础设施建设、档案信息化建设和档案工作人员教育培训工作的支持，统一规划、统一实施。各单位综合档案室应实现办公、阅览、库房三室分开，档案库房建设要符合档案保管和保护的条件，面积达标，配备档案专用的计算机、扫描仪、刻录机、复印机、消毒柜、防磁柜和“八防”设施、设备，配备符合国家和自治区行业标准并适应工作需要的档案装具，保障档案的实体安全。在档案信息化建设工作中，各单位应采取妥善措施，建立档案安全保密防护体系，有条件的单位，应对档案数据进行异地、异质备份，保障档案的信息安全。

5.开展档案信息化建设，拓宽利用服务渠道

按照“存量数字化、增量电子化、利用信息化”的建设理念，各单位应加快传统载体档案数字化进程，加快办公自动化进程，加快档案信息共享进程。对永久保存的文书档案和具有重要价值的业务档案，应实现档案存量数字化，建成目录数据库和全文数据库。可借鉴包头市国土资源局档案信息化建设的成功经验，把厅机关研发办公自动化系统和档案综合管理系统取得的成果向本系统及所属单位推广，做到无纸化办公、电子文件自动归档，实现档案增量电子化。充分利用国土资源信息传输和网络平台推进档案信息共享，在保证信息安全的前提下，开展远程利用服务，实现档案利用信息化。统筹规划，打破部门和条块分割，整合系统内不同单位，同一单位内不同部门的档案信息资源，逐步形成共用一个平台，数据互联互通，信息资源共享的国土资源档案信息化管理网络体系，为各级政府决策提供参考和依据，为各级国土资源行政管理部门开展政务工作提供数据支撑，为社会各界人民群众提供便捷、高效的档案服务，全面实现国土资源档案资源的科学配置和高效利用。