谈ERP—HR系统上线前的数据收集

李华静

中图分类号：F241 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-01

摘要ERP建设有三个显著特点，用户层次多（包括了人力资源部门、普通员工、部门经理、高层管理者），项目影响范围广，HR数据、业务流程松散且难以规范。同时，所有的HR业务都要做到让数据说话，如何保障HR业务数据的准确性与实时性和统一规范性是ERP建设的关键所在。

关键词ERP 数据收集 项目实施

一、项目背景

公司原有一套人事系统，主要由远光系统来负责售后服务，用户进行薪酬计算，可在表里随意设定公式，而机关单位的下属分公司没有使用该系统，这大大制约了下属公司参与人力资源管理的积极性，同时也导致了老系统数据的不准确性，从组织结构到职位信息与人员基本数据，都没有进行及时维护更新。

二、上新系统的目的

此次上ERP-HR系统目的就是要求新系统能统一取代老系统，并且把人力资源管理推向下属各分公司，使各分公司能直接维护分公司的工资及奖金体系，以便机关单位在系统中能一目了然的进行查看。同时，能将公司已有的绩效管理体系与培训体系进行信息化，提高人力资源管理水平。

三、项目概况

从项目初始，人力资源部门组织了由人力资源部主任牵头的项目实施小组，包括了人事薪酬考核组与培训中心的主要成员和信息化部门人员，与实施供应商项目小组进行配合。另外，人力资源部主任也选定了三个HR管理相对规范的下属公司作为试点，参与到项目小组工作中来。项目组完成了对项目组骨干成员的ERP-HR培训，包括信息化理念与操作的培训，统一了项目实施思路，使大家了解了项目建设总体方法以及系统上线使用后的效果以及工作方式。在后续的工作中，实施厂商项目组针对机关总部的人事、薪酬、组织、培训进行了需求调研，调研范围也涵盖了三个试点单位。调研报告得到大家的认可，同时也向领导进行了汇报。

四、数据问题

首先是数据不准确，系统目前组织、岗位、人员基本数据均是由老系统中进行导入，由于老系统数据只是为了用于工资计算，其他人事数据准确性差，导致新系统中人员的所在部门、所在职位大部分都与当前企业实际组织架构不符合，急需进行校对；

其次是数据不规范，机关总部、下属各分公司人事数据的不规范，对组织、职位、职务的命名和规范的不一致，导致在新系统内人事数据无法统一，数据统计接口也无法保持一致；

再次是历史数据整理问题。为了有效的使HR系统成为公司的核心系统，给领导予以决策支持相关数据，要求系统能提供人事、薪酬等相关的纵向和横向的对比统计分析，这需要将公司从创建以来的历史数据整理导入新系统，工作量巨大，使得参与的人员叫苦连天。

五、新系统的困境

随着新系统上线并行使用所暴露的HR数据问题，项目组花了近两个月的时间一直在进行弥补。然而，收集上来的人员数据不规范，集中体现在部分关键信息缺失，大部分HR信息不符合HR管理要求。

六、ERP-HR数据整理的几点注意

（一）充分评估数据整理的工作量与难度，做好相关人员培训

在项目启动前期，必然要实实在在的充分考虑数据整理、数据规范的工作量与难度。从需求调研阶段开始，做好相关人员的培训，通过问卷、文档等手段，充分考虑各个层面对HR数据的要求与已有数据的情况，扎实做好数据规范整理工作。是忌讳的是低估了数据整理的难度与工作，在上线后才发现要回头整理数据，导致了大量重复性的无效劳动。

（二）建立必要的编码原则

ERP软件对数据的管理是通过编码实现的，编码可以对数据进行唯一的标识，并且贯穿以后的查询和应用，建立编码原则是为了使后面的工作有一个可以遵循的原则，也为庞杂的数据确定了数据库可以识别的唯一标识方法。

（三）系统切换

ERP项目涉及组织范围广，业务条线多，数据量巨大，为了在有限的时间范围内成功的完成系统切换及上线，必须要特制定ERP建设项目系统切换及上线方案。正式数据转换已经结束，正式运行环境中的初始数据确认无误，总部备份已经完成并已确认成功。静态与动态数据导入SAP系统，用户将在SAP系统中看到和现行实际业务完全一致的数据。

（四）高层的参与是关键

项目的成功离不开领导的支持，项目组应该保持和公司高层的有效沟通，了解高层对项目的期望与看法，告知高层项目阶段目标与可能碰到的问题，以利于资源的协调与问题的解决。

结论：ERP-HR系统上线前的数据收集是系统成功上线的关键，ERP基础数据准备这项工作的重点不是在数据本身，严密的计划和合理的组织才是完成这项艰巨工作的最好手段。

参考文献：

[1] 李小荣.浅谈ERP数据录入中存在的问题及对策[J].中国管理信息化，2010（6）.

[2] 李明等.通过宏提高导入ERP数据正确性的研究及应用[J].电力信息化，2012（6）.