水务档案工作之我见

区柳迎

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-02

摘 要 在水务工作中水务档案发挥着重要的作用。通过水务档案能够对水务建设的历史成果进行有效的记录，在水务建设和发展的过程中可以以水务档案作为依据，推动水务工作的深入发展，发挥水务工作对经济建设的重要作用。本文对水务档案的特点和价值进行了简要的介绍，并分析了当前水务档案工作中存在的问题，提出了提高水务档案工作效率和质量的有效措施。

关键词 水务档案工作 价值 对策

在水务工作中水务档案的价值是毋用置疑的，其不仅具有重要的经济价值，而且还具有直到价值和科研价值。因此做好水务档案工作非常重要，然而当前我国的水务档案工作中却仍然存在很多问题，必须采取有效的措施整顿水务档案工作，提高水务档案工作的效率和质量。

一、水务档案及其特点和价值

（一）水务档案

水务工作指的是针对水利专业的建设工程，，例如水环境综合治理、污水治理、城市供排水、水土保持、防洪防涝等工作。在水务建设项目从策划到实施直到试运行的全过程中，所有的归档保存文件都是水务档案，因此水务档案的范围很广。水务档案包括水务工程项目的提出和调研、水务工程项目的可行性研究方案、对水务工程方案的可行性评估及决策、具体的计划和勘测、水务工程的设计和施工、水务工程设备的调试和生产准备、水务工程竣工资料和试生产资料等等，这些资料既包括文字资料，也包括音像材料、计算材料、图表和图纸等等。

（二）水务档案的特点

1.具有广泛的涉及面。水务工程建设要涉及的领域包括生态环境、市政、通信、电力、交通、工业、农业等等，其本身又与气象、水文、建筑、机械、电力的专业具有紧密的联系，这也导致了水务档案具有综合性和多元化的特征。

2.具有很强的时机性。作为一项对自然进行改造的活动，水务工作会受到自然因素的制约，例如夏季防汛、春季抗旱等等，因此水务档案也具有很强的时机性。

（三）水务档案的价值

水务档案不仅具有经济价值，而且具有很高的科研价值和指导价值。积极利用水务档案可以有效的减少水务工程中的开支，降低水务工程成本，对保护生态环境和水土资源均有着重要的作用。水务管理和业务部门可以通过参考和研究水务档案来借鉴前人的经验和成果。水务单位可以借鉴水务档案来进行水务工程设计、行政执法、计划等相关工作，提高了工作的针对性。

二、水务档案工作中存在的问题

（一）水务档案工作缺乏系统化

水务工程分为不同的阶段，每个阶段的工作均有不同的部门来完成，通过汇集不同阶段的资料来形成完整的水务档案。因此每个部门的水务项目资料都是水务档案重要的组成部分。这就要求建设单位作为工程的组织者和责任方必须做好档案的收集和整理工作。一些项目建设单位缺乏对档案工作的重视，没有对各部门的资料进行及时的收集，导致案卷丢失、失效的现象屡次发生。建设方缺乏收集档案的主动性，没有对提交上来的资料进行有效的甄别和整理，导致水务档案不能对整个水务工程的概貌进行如实的反映。

（二）档案的利用效率不高

在完成项目资料的收集之后，就必须对资料进行有效的加工和编辑，使其形成系统的档案资源，特别是设置完善的检索工具，提高档案的利用率。然而当前的水务档案资料没有进行严格的分门别类，只是将其堆积在档案室中。由于检索方式的落后，对水务档案的查找很不方便，长期以来倒着水务档案的利用率很低。水务资料具有很强的专业性，种类繁多，如果没有对其进行有效的加工和编辑，当需要使用水务档案时查找起来非常困难。这样不仅造成严重的资源浪费，一旦水务工作中出现问题，要应用水务档案来作为责任划分的依据时将会产生很大的麻烦。

（三）缺乏有力的水务档案管理队伍

在水务档案工作中缺乏专业的档案人员。建设方和各单位对档案工作缺乏必要的认识，认为档案工作无需专业知识。施工方和监理方大多没有配备专业的档案人员，建设单位也往往由文秘来兼任档案工作，导致档案管理混乱，难以实现档案管理的完整化和规范化。

三、加强水务档案管理工作的有效途径

（一）将行业统一标准制定出来，对归档工作进行规范

在水务事业快速发展的今天，我国具有越来越多的水务档案数量，因此库存压力的不断增加是现在水务档案管理工作人员面临的一个非常严重的问题。尤其是一些具有较高行政级别的档案管理部门需要对下属单位移交的各种水务档案进行妥善的保管，而这些水务档案具有较多的重复性资料，比如具体的水务工程档案中的工程项目的进度表、施工方案、设计方案、合同文件等，这些方案往往具有较高的同一性，因此只要保存一份就可以。与此同时，水务档案往往具有较厚的案卷，占据了较大的空间，如果所有的模块都需要保存，这样就会出现十分严重的重复存档的问题，导致库房具有越来越大的压力。所以水务档案管理部门必须要立足于实际的情况，统一的规范和要求各个档案的形成主体，要将需要保存哪些档案明确下来，从而正式的在档案范畴中列入进去；明确哪些材料只需要由相关单位保管即可，并不需要对其进行归档处理。通过这种方式就可以有效地控制水务档案归档的数量，并且防止出现重复建档的情况。

（二）促进档案检索工作实现电子化

管理档案工作的最为主要的目的就是利用好档案，并不是要在库房中堆积大量的档案。由于水务档案对水务建设的发展历程进行了详细的记录，其中包含了十分丰富的水文、地质以及气象等各个方面的资料，而在水务工作中这些资料具有非常高的参考价值，能够有效地防止由于重复研究、重复建设、重复勘查等各种问题而出现的财力、物力和人力等资源的浪费现象。所以只有积极地开发利用水务档案，才能够使水务档案真正的成为现实的生产力。为此，水务档案管理部门必须要真正的让档案的作用充分的发挥出来。而要想实现这一目的，水务档案管理部门必须要认真的编研水务档案，使其真正的成为系统和完整的案卷，同时还要对水务档案信息检索内容进行不断地丰富，将水务档案目录中心建立起来，促进档案检索工作实现电子化，这样才能够使档案的作用充分的发挥出来。

（三）加大对水务档案的基础设施建设的投入

水务档案基础设施建设工作主要包括两种，也就是档案基础设施建设工作以及档案基础业务建设工作。水务档案基础设施建设工作不仅是确保档案管理实现现代化的基础性工作，并且属于能够反映水务档案管理工作水平的一项非常关键的工作。水务档案管理部门必须要不断地加大对水务档案基础设施建设的投入，对档案管理基础设施进行不断的完善，从而能够将各种档案保管工作中的安全隐患消除掉，确保档案工作实现现代化管理。与此同时，还要不断的加大建设水务档案管理库房的工作，使水务电子档案管理工作的需要得到充分的满足，最终能够充分地发挥出水务档案的正常效能。

四、结语

作为水务工作者劳动智慧的结晶，水务档案具有十分重要的作用。在水务一体化管理不断深入的今天，水务档案管理受到了人们的普遍关注。为此，水务档案管理人员必须要对现代档案管理手段进行充分的利用，从而做好水务档案管理工作。同时还要采取有效的措施使水务档案的效能充分的发挥出来。

参考文献：

[1] 刘艺凯.浅谈档案信息化管理存在的问题及解决对策[J].民营科技，2011（02）.

[2] 何申红，刘敏娟，和炜.谈档案信息化管理[J].山西地震，2012（03）.

[3] 郝伟，王小林.加强档案信息化管理势在必行[J].黑龙江科技信息，2013（07）.

[4] 李丹娜.浅谈水务档案信息化管理[J].科技资讯，2014（05）.