建设项目档案的精细化管理研究

曾秋

中图分类号：F272.9 文献标识：A 文章编号：1674-1145（2016）06-000-02

摘要建设项目档案是一个项目结束后，各方需要对接和交底的档案资料总称。按规定，建设项目档案，多数属于长期存档的档案内容。做好建设项目档案管理工作的价值与意义不言而喻。在建设项目总量持续攀升的环境背景下，落实精细化管理有助于建设项目档案管理工作的持续有序开展。总体来看，展开相关研究具有一定实效性和必要性。

关键词建设项目档案精细化管理创新

城市发展速度日益加快，对城市建设项目档案实现精细化管理符合当前发展现实要求，有利于后续城市档案体系的构建和完善，同时有助于对建设项目进行追溯，进而提升项目管理的规范性和实效性。精细化管理是提升管理效能和质量的关键所在，通过落实精细化管理能够确保各项管理措施和办法取得必要突破，进而提升城市建设水平，确保建设项目整体质量和安全性。

一、建设项目档案精细化管理必要性分析

建设项目档案精细化管理是必然之举和关键措施。通过建设项目档案精细化管理能够使档案管理的专业水平得到持续提升，确保档案的价值与作用得到发挥，同时保证档案应用的专业化水平。

（一）档案精细化管理有助于提升建设项目档案管理效率

落实精细化管理有助于全面提升档案管理的效率，使档案管理能够通过信息和数字技术的导入，不断提升管理水平， 将档案管理功能的标准一致化、措施创新化，确保档案管理保持常态和长效。建设项目档案总量大，管理必然有一定难度，需要管理方通过精细化管理使管理事项更加清晰和简洁，确保档案可利用性和实际价值性得到体现。

（二）档案精细化管理有利于建设项目档案管理价值的挖掘

档案是历史的记忆，同时也是经验的总结。对城市建设项目档案进行必要收集整理，有助于先进经验的传递和传导，使档案管理经验和办法得到更为广泛地应用，深度挖掘现有建设项目档案管理价值。精细化管理在现有档案分类管理的基础上，通过现代化管理措施和方式，使档案管理实现系统管理和长效管理，档案管理工作不断取得突破和创新成果。

（三）档案精细化管理有助于后期建设项目的高效管理

建设项目的各类基础性档案是后期实现项目管理的必要依据和支撑。档案精细化管理有助于后期建设项目的高效管理，能够切实提升项目管理水平，使建设项目保持管理的规范化和常态化。通过档案精细化管理，各类档案信息资料在建设过程中就得到有效收集整理。在项目交底后，承建方和使用方都能拿到准确完整的建设档案，进而确保建设档案发挥应有的作用。总体来看，只有档案保持完整，后续各类管理才能符合实际要求，继而取得预期的管理效果。

二、建设项目档案精细化管理存在问题

目前建设项目档案精细化管理过程中依然存在种种问题，影响着精细化管理工作，且对相关工作的持续、有效开展造成了一定影响。

（一）管理创新性不强

精细化管理要求管理必须具备一定创新性，通过持续有效创新提升管理效能和水平。管理创新性不强是目前建设项目档案精细化管理落实过程中存在的突出问题之一。创新性具体体现在档案管理理念、措施和办法等各方面，如果档案管理中没有创新的体现，那么管理就是无本之源，无法取得长效，进而建设项目档案管理也就只能限于低效管理状态下。

（二）管理实效性不强

在建设项目档案的精细化管理过程中可见信息化技术应用和数字化技术应用上尚存在明显不足之处，进而导致管理实效性不强。档案管理只有确保管理措施和方法有针对性，才能取得预期管理实效，进而使档案管理不断取得突破。在互联网信息化时代，缺乏档案管理的针对性，使得建设项目档案管理失去实效。

（三）管理规范性不强

传统的档案管理方式规范性不强，如部分建设单位和参建单位未能认真履行主管部门制定的《基本建设项目档案资料管理暂行办法》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》等相关规定，导致建设项目的档案管理粗放式管理态势，在施工各个阶段都存在档案管理不到位，竣工资料存在残缺、破损、杂乱无章等问题；另外还有部分项目资料档案管理人员岗位职责规定不明确，岗位调动随意性较大等问题，严重影响了档案管理质量。

三、建设项目档案精细化管理措施

建设项目档案精细化管理要从落实具体管理措施入手，通过不断优化管理措施的方式，提升项目档案精细化管理水平和质量，确保档案管理取得预期效果。

（一）明确管理责任 确保规章制度有操作性

在现有的规定中明确要求，建设单位、承包单位及设计单位要明确专人负责建设项目档案的管理工作，同时建立相应的档案管理机制，完善管理制度，实现有效、统一的档案管理。这一规定对建设项目的档案管理规范化和操作性提出了具体要求，进而使档案管理事项落实到每一个单位和具体人。为进一步提升建设项目档案管理水平，应当通过精细化管理理念的落实和技术的运用，明确档案管理责任，同制定更为严格和标准化的档案管理制度体系，以实现建设项目档案的分类和分项管理，使档案管理保持常态。

（二）围绕精细化管理推动档案管理工作

建设项目档案管理工作由多个业务环节组成，档案资料的收集和整理汇总是档案管理工作的核心所在。围绕精细化管理推动档案管理工作的开展具有积极的现实意义。精细化管理要体现在管理标准细化上，首先要明确档案文件资料的归档范围、保管期限、案卷组卷和卷内文件排序等相关标准，其次则要重点做好分类、分层管理，确保档案管理层次清晰，归档资料覆盖范围准确，归档文件卷宗编目与装订规范，相应的检索工具齐全。通过精细化管理原则的落实，能够切实提升档案管理的实效性和专业化水平。

（三）积极利用信息化技术 提升建设项目档案管理专业化水平

建设项目档案涉及内容多，利用信息化技术和数字化技术能够有效提升档案水平的效能，同时提升档案管理的精确性和实效性。推广和普及信息化档案管理符合当前互联网技术应用的整体趋势和现实情况，信息平台和软件的运用，能够使建设项目档案精细化管理得到保证，有利于更大范围和幅度的档案信息收集和汇总，突出档案管理工作重点。数字化档案收集汇总和管理也是精细化档案管理的重要任务之一，大量现场的影像资料和图纸资料制作成光盘进行存档，这种存档形式效率更高，能够满足于大容量存档工作的实际需要。总体上通过积极利用信息化技术，能够强化建设项目档案管理专业化水平，使信息化和数字化作用更为突出，进而推动建设项目档案管理取得新突破，实现持续创新。

四、结语

建设项目档案的精细化管理是确保建设项目档案价值最大化、利用效率持续提升的必然之举。建设项目档案涉及存档部门多、档案项目多、档案种类多，精细化管理能够保证档案管理的完整性，避免档案出现遗失、缺损等问题。基于此，建设项目档案精细化管理要从档案管理责任落实、制度体系完善，细化管理程序和标准及信息化数字化技术应用等方面入手，进而全面提升建设项目档案管理水平和质量。

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