浅议企业往来账管理的问题与对策

2016-07-23北京海泰石油新技术开发中心何小琏

中国商论 2016年12期

关键词：对策

北京海泰石油新技术开发中心　何小琏

浅议企业往来账管理的问题与对策

北京海泰石油新技术开发中心何小琏

摘要：企业往来账款是企业在经济活动中产生的、有现实取得权利与支付义务的债权、债务类款项，包括应收账款、应付账款、预付账款、预收账款、其他应收款、其他应付款。它们是资产负债表中的重要组成部分，反映了企业的经营状况，也深刻影响着企业的资金占用以及运营成本。虽然适度合理的往来账款能促进企业打开市场或节约资金，但是，挂账金额巨大、账龄长的往来账款却会侵蚀企业的利润、损害信誉，使企业丧失抵御风险的能力。因此作为企业，既要在瞬息万变的市场中，使出浑身解数扩大销量占领市场，又要保证资金安全，想办法使公司避开货款无法收回、资金流断裂的危险境地。面对这一矛盾，企业的往来账款起起伏伏。往来账的管理由于其本身的矛盾性，以及长期以来的观念淡薄，致使这一企业管理的基本环节常常成为企业经营中的短板，无论是上层决策者还是中层管理者与基层的执行者，都缺乏行之有效的方法来解决这一难题。本文试图通过对企业往来账管理中存在的问题进行层级分析，探究往来账管理困难的原因以及解决的办法，希望对此类工作有所帮助。

关键词：往来账存在的问题对策

1　企业往来账管理的含义

企业往来账款是企业在经济活动中产生的有现实取得权利与支付义务的债权、债务类款项，包括应收账款、应付账款、预付账款、预收账款、其他应收款、其他应付款。它们是资产负债表中的重要组成部分，反映着企业的经营状况。虽然债权类往来挂账意味着在收入增加的同时资金占用增加，债务类往来挂账意味着占用对方资金，节约本单位成本。但这并不代表应收越小越好，应付越大越好，而是应该将往来账款控制在适度的范围内。往来账管理就要求通过一系列措施，层层配合，加快清收、回笼资金、合理安排付款，降低企业资金风险和法律风险。

2　企业往来账管理中存在的问题及原因

现阶段，企业的往来账管理普遍存在以下几个问题。

2.1决策层重业绩轻往来，不重视往来账管理

往来账体现着企业财务状况，对它的重视程度却不如营业收入、经营成本、利润这些指标。这是因为，第一，对企业决策者、经理人的考核指标偏重于销售量和毛利、利润等经营指标。企业生存要拼业绩，只有销量上升、利润增加才能生存下去。收入、毛利指标直观且较易核算。而企业往来账对企业的影响不如销售业绩那样立竿见影、容易核算。往来账渗透于采购款、销售款、费用、工程款等绝大多数资金收付活动中，应收类款项实际意味着对方单位对企业资金的占有，有时间价值和机会成本，而这些并不容易计算或者即使通过财务费用计算也很难对具体经营项目产生的资占费进行划分。往来账考核与销售量的负相关性，以及往来占资考核技术的复杂性，使决策层对它的关注度大大降低。第二，往来账基数大、历时长，往来款通常从业务开展初期就产生了，尤其生产类企业由于使用押一付二、上线结算、加权结算等方式，采购款并不是挂账多少就付款多少，付款时并不是对应每笔订单支付，而是余额累计、滚动结算产生。新任管理者受“新人不理旧账”思想的影响，并不愿意动用现有的人、财、物去清理前任或者更早的往来账。这就使一些款项挂账时间长，常常得不到解决。第三，许多企业年初就确立了年度经营指标，以此作为考核兑现的依据。当年亏损或利润低没有达到经营指标，就会影响员工与经营者当年兑现奖，而超额完成任务又可能使指标下达者加码来年的任务量。出于隐藏或粉饰业绩的考量，个别企业通过往来账人为操纵成本、收入，这既增加了核对的难度，又使经营者清理往来账的意愿降低。

2.2管理层内控体系不够严谨，缺乏完善的往来账管理制度

企业往来账管理不仅面临领导不重视的尴尬环境，各部门之间也缺乏有效地配合联动与风险责任划分，没有一套行之有效的风险管控体系。有些单位在项目选择时，只要有利润点就做，对合作方的经营资质、信用记录、还款压力、业内口碑缺乏认真考察；在合同签订时，由于经验不足，通常只关注业务标的物、单价、数量是否正确，而对合同条款中的货款结算方式、运费承担方、违约条款、担保条款不抠细节；在绩效考核时，指标不全、对业务部门只考核当年的经营收入和毛利，缺乏风险追责。结果就是业务部门只冲产值，而短期内扩大销量只能通过放宽授信额度和降低授信门槛，以应收账款大幅上升为代价。财务部门追在屁股后面催款，合同管理、经营管理、人事部门完全不插手。这一方面造成了财务疲于追账、效果不佳，业财两部门关系紧张。另一方面，由于信息不对称、流程设计缺陷，相关部门没有签字审核职责设置，给权力寻租提供了空间。个别人受利益驱动，又钻了没有回款责任、监管责任的空子，有意在立项选择、合同签订条款、绩效开核指标、人事考核中减少对往来账的关注，间接侵蚀了本单位的利益，造成恶性循环。

2.3技术层面财务基础工作不规范，财务部门往来账管理技能欠缺

打铁还需自身硬，财务部门管理着企业的资金流动，对往来账管理天然承担着更多的职责。但由于体制、能力的限制，往来管理也粗枝大叶，缺乏应收账款清理的财务制度、财务制度约束不力。

第一，由于每天的工作繁杂，要处理合同会审、资金审批、汇划、部门协调、内部管理诸多事宜，财务领导对往来账的关注也常常局限于月末、季末、年末的阶段性关注。资金支付时，对支付条件、采购款对应的货款回笼情况并未深入研究，只要一把手签字，业务付款成功的可能性就基本成立。

第二，财务部门岗位分工的模式以及频繁调换也给财务人员的往来管理带来困难。有些单位设置了收入会计、成本会计、费用会计、资金会计分别核算，核算项目均涉及往来，却没有明确对往来账款的责任。这使得财务部门内部各岗位会计认为自己的工作不能涵盖往来账务管理的重点，发生往来管理职责落实的推诿情况。由于每个人做账习惯不同，且缺乏统一的账务处理规范，导致往来挂账随意性很大。例如，A单位既是供应商又是客户，收入会计根据发票等原始单据记入应收账款借方、成本会计根据进项发票等记入应付账款贷方，收到A单位一笔款项后，资金会计通常会放在预收账款或其他应付款下。而频繁的换岗，原来的做账习惯又延续到了新业务中。这样，账面上就会出现一家单位对应若干往来账目，同是销售发票，既可能挂账应收借方，也可能直接销应付，增加了对账的难度。

第三，会计基础薄弱还体现在挂账的原始单据不完备。应收账款挂账时只有销项发票，销售合同、出库单都没有；应付账款挂账只有进项发票，没有采购合同、入库单；其他应收款、其他应付款明细科目挂账缺乏一一对应，一些含糊的业务统统挂在“其他”科目下，摘要编写也不明晰。

第四，出于人数控制考虑，一些企业经营者认为财务部门不产生利润，设定的财务人员很少，一人多岗，缺乏专职往来岗，造成往来管理不细致，应收赃款管理办法要么过于简单，要么订立时间太早，已不适应新的经济形势；往来分析还局限于金额、账龄，缺少与贷款、财务费用、资产负债率的深入分析；对账不及时、清账有畏难情绪，而且缺乏对账技巧。

3　解决往来账管理难题的对策

3.1决策层从观念上重视往来账的管理

凡事预则立，不预则不立。往来账管理关系到企业未来的可持续发展，必须要从上到下对它有足够的认识。首先要有风控意识，债权金额过大、时间过长，会使企业在销量增加的情况下，后劲不足，反而错失发展良机。债务过大会使未来资金流出压力过大，声誉受损，也会引发诉讼风险。其次，也要有红线意识，刚性执行。往来账既非应收越小应付越大就越好，也不是放任不管。而是在公司战略发展范围内，制定本企业的资金安全警戒线，设置合理的往来账款挂账条件、金额和账龄。安全范围内积极营销、稳步收付款，尽量先收后付，减少、缩短资金占用时间。超出红线范围，决策者要坚决制止。遇特殊情况必须召开领导层会议，按重大决策事项流程进行集体决议，并要寻找控制往来基数的解决办法。对于历史遗留的往来账，也不能置之不理，而是设立清欠小组，安排专人清理。

3.2管理层加强内控体系建设，从制度架构上为往来账管理提供支持

往来账涉及企业管理的各个方面，在全流程、精细化管理的要求下，要控制往来账规模与异常变化，就应从项目选择、立项审议、合同签订、制定采购计划、入库、生产、销售、出库、资金支付、合同台账登记、业务台账登记、回款纳入绩效考核的各个环节，制定内控流程，减少寻租空间与途径，分清往来管理职责，尤其将应收账款的问责不能只限定在业财两部门，不能只有财务部门的应收应付规模、期限，还要有各部门的往来监管责任与监管手段、奖惩措施的配套。每个部门在内控流程赋予的职责范围内进行检验、批复、追踪记录。

完善往来账管理制度，各部门从合作对象资质要求、业务开展模式、授信额度、结算方式、财务挂账、往来函证、货款回收、计提坏账、核销等诸多方面要有对应的往来账管理办法，公司整体的往来账管理制度既要有长效机制，又不能太陈旧，跟不上企业经营现状。

在全流程管理下，建立信用评价平台。事前，业务部门对自己意向的合作项目要提供一个客户资信、业务现状、业务占资量、回款周期的详细调研报告并出具切实的证明材料。合同管理部门要对业务部门提供的各项资质进行公开的、多方面的信息核查。在合同审理中对标的物、货物交割方式、地点、时间与货款支付方式是否配比，违约责任条款是否会给企业带来巨大不确定风险等事项进行审核。财务部门在签合同时要检查合作单位挂账情况以及资金收付条款与企业制定的货款结算方式有无偏离。

事中，在资金支付环节要设计较全面的资金审批制度。业务经办人、业务部门主管、业务经理、合同部门主管、财务部门主管、财务经理、单位负责人一并会签。业务部门要建立完整的购销台账，完整登记；支付货款时，业务部门要提供该笔业务对应的上下家全程资料，要有采购合同、采购订单、进项发票、入库单、销售合同、销货单、出库单、销售发票、下家到货证明以及上家已付款和下家应付款的凭证复印件。业务经办人签字后业务部门领导确认，合同部门对合同执行情况进行签字确认并附合同履行确认表；财务部门先由对口会计对往来挂账审核确认，再由财务科长签字后交财务经理签字，最后是一把手签字。避免出现一把手签字顺序前置的情况发生。

事后，月度结束，经营考核部门要协调业务、财务、合同管理、考核部门一起对账。确认业务开展情况与财务挂账情况是否一致，有无特殊事项。多方核对无误后，考核部门依据销售量、往来挂账情况等打分，将考核分数由各部门和领导签认后交人事部门，作为计算奖金发放与扣款的依据。

3.3财务部门规范财务基础工作，加大往来账核对、清理的力度

往来管理虽然要深入企业的各主要部门，但收付款的落脚点还是在财务部门。财务部门要与各部门协调先拟订往来挂账金额、账龄的上限标准，上报领导层，经领导班子决议确定后确定往来红线，逾期款项坚决清理，不再对逾期单位支付款项。

推进往来管理，往来会计非常重要，财务部门要充分认识此项工作，选拔有经验、能力强的财务人员担任往来岗会计，往来挂账单位多、挂账金额大、账龄长的企业最好指定专职往来会计。同时，加强财务队伍建设，专职往来岗也不能不轮岗。通过设立AB岗以及组织培训、内部周会使财务人员进行全面的专业知识、内控知识、风险管控意识的培养，一个梯队化的学习型财务队伍有利于财务基础工作的规范，也利于往来账的管理。

细化、更新往来账款管理办法，设计往来账分析表格，深入分析往来挂账对收入、财务费用、资产负债率的影响，对往来款项尤其逾期款项进行动态追踪。

及时对账，同时灵活使用对账方法。内部对账须每月一次，月结后，往来会计即时将分部门分项目的往来挂账情况与业务部门核对，设定核对期限。外部对账要有财务与往来单位财务直接核对，不能不接触对方财务，只有本单位业务提供盖章的询证函。对一些零星小额非经常性经营挂账年度对账即可，同时做好备查登记。对于既是客户又是供应商且业务持续、滚动结算的往来单位分批对账。对于金额非常巨大的单位每月对账。核对前，双方要统一时间范围。与对方单位对账过程中发现的问题及时查找凭证，报告领导，核对一致后双方编制调节表，签字盖章。对账中找到的调节项要及时做调账处理。

规范会计科目，尤其是明细科目的使用。新增合作单位在进票、开票时业务部门就要申请在会计核算系统中添加往来单位，不应在财务做账时才发现没有对应的往来单位编码而临时挂在其他单位下面。后面忘记调账增加错误率和对账难度。往来会计进行账龄分析，每周、每月向财务领导上报往来账款变动情况，对检查中发现的账务处理错误即时通知相关会计调账。

历史遗留的账款，往来会计要配合清欠小组。另外，在单位领导同意、部门间协调的前提下建立往来账款激励措施，加大清欠、降本增效奖励力度。对往来管理效果增强，逾期清理完成任务的人员进行奖励，调动清收的积极性。