信息论、系统论、控制论在档案工作中的应用

□ 江苏徐州 王 巍

信息论、系统论、控制论在档案工作中的应用

□ 江苏徐州 王 巍

信息论、系统论与控制论，通常称为“三论”，被应用于档案科学，成为档案科学中新的思想方法。

一、档案信息

随着我国市场经济的发展和全面改革的不断深入，信息的作用日益突出，信息越来越受到社会各界的重视。信息是一种知识形态产品，包含着人类的劳动和创造所付出的活劳动，也包含在形成、加工、储存、利用、反馈过程中所消耗的物化劳动。

档案信息来源于档案与档案工作。由于档案来源的广泛性与多样性，档案信息也是多种多样的。档案的可知性是通过掌握档案信息而得以实现。档案信息既有来源于档案客观世界的，又有来源于精神领域的。就档案信息的本质来说，它并不是档案物质本身，也不仅仅限于精神领域。档案信息作为客观存在的事物，具有共享性、无限性、开发性与时效性等。

以神华国华徐州发电有限公司为例，1984年，为了加强档案管理工作，徐州发电厂成立了厂部二级机构即科技档案室，1990年，厂部成立了综合档案室，将档案管理作为企业管理的一项基础性工作，纳入了《厂长任期目标》和企业升级规划之中，由厂长直接领导档案管理工作。1992年，随着企业劳动、人事工资制度配套改革的进行，对全厂机构和人员进行了精简、充实和调整，综合档案管理划归厂部办公室领导，形成了厂长亲自挂帅、厂办主任分管、综合档案专业组长具体负责的管理网络，对企业所形成的各种门类档案集中统一管理，使档案管理走上制度化、专业化轨道。现综合档案室隶属于国华徐州发电有限公司总经理工作部，主要负责公司各种门类、各种载体档案的收集、整理保管和提供利用等工作以及对所属单位档案工作的监督、检查和指导。公司综合档案室室藏档案从内容来分，有文书档案、科技档案、会计档案；从载体来分，有纸质档案、特殊载体档案、实物声像档案。形成的档案大部分是本公司在政治、生产和科研活动中的具有保存价值的文件材料及上级机关对本公司的指示、批复等。我公司现库藏档案25357卷，其中，文书档案截止至2001年底共3276卷，从2002年开始以件为单位共12098件，科技档案12917卷，会计档案9164卷，照片档案2757张，光盘档案822张，录像档案6盘。公司档案管理一直保持着较为稳定的管理机制，公司建厂40年来，库藏档案25357卷，已成为企业宝贵的文化财富，其所形成的文化底蕴是一般文化活动所无法比拟的。

档案管理的过程，是档案信息交流的过程。在这个过程中，档案管理者和利用者都要吸收档案信息。邓小平同志曾经指出，实事求是，一切从实际出发，这是我们党的思想路线，也是我们做好档案信息收集与优化工作的出发点。在这里“实事”就是档案信息的客观实在，也是档案信息源，它既可开发，又可供我们吸收与优化;“求”就是收集与优化档案信息的过程，也是对档案信息进行筛选与思维加工的过程。我们不可能一下子吸收所有档案信息，档案信息也不可能一下子就能为我所用，所以必须经过实事求是的“求”。“求”既是对于档案信息的需求，也是对于档案信息的加工处理与优化的过程。实事求是的“是”是经过去粗取精，去伪存真而筛选与加工、处理得来的有用的档案信息，也是要吸收利用的对象。对于档案利用者来说，这个“是”是非常有用的， “ 是” 以内的档案信息是能够用于指导实际工作的档案信息，“ 是” 以外的档案信息，是不需要的档案信息。档案信息工作的关键是“ 求” 。档案信息按其与档案的关系来说，一般是直接档案信息。直接档案信息一般直接从档案中产生，因而可靠性、真实性、准确性就强一些。

因此， 在一般档案利用者看来，直接档案信息是最主要的档案信息。从这一点出发，档案工作者的任务应该是直接从档案中获取档案信息，为档案利用者提供服务，这样才会使档案信息具有权威性，使档案信息成为发展社会的有用信息，发挥出档案信息所应发挥的重要作用。

在社会主义市场经济中，大力开发档案信息资源，为企业发展服务，是现代企业制度中实现科学管理的一项重要内容，也是企业档案工作的中心任务和基本目的。企业要在激烈的市场竞争中求生存、求发展、求壮大，不断创造经济效益和物质财富，要求科学的管理、正确的决策和建立科学的组织管理机制，这些都离不开对企业档案的依赖。如何做好企业档案工作，大力开发利用档案信息资源，为企业各项工作和发展提供有效服务，是企业每位档案工作者都应该思考的问题。

公司积极开发利用档案信息资源，主动为企业、为生产、为一线服务，取得了显著的成绩。（1）开发利用档案，给企业带来明显的经济效益。（2）发挥档案的依据凭证作用，取得经济和社会效益。（3）提供档案为企业经营决策、查处经济案件、惯标认定、编史修志等工作发挥了积极作用。（4）围绕企业生产经营工作做好资料汇编。几年来，公司档案管理人员自己编研或与有关部门合作完成了《历年安全生产典型事故汇编》、《科研成果汇编》、《徐州发电厂大事记》、《徐州发电厂志》等22种165万字的编研材料。其中，通用性编研资料17种，深层次编研资料5种，同时还编制了检索工具28种161册，对生产经营等管理工作起到了较好的指导作用。近年来，公司累计利用档案材料7000多卷次，创直接经济效益2亿多元，而且还以详实的资料性和权威的原始凭证性，解决了多起经济纠纷，创造了良好的社会效益。

二、档案系统

档案工作的发展规律表明，档案工作是一动态系统，也是不断持续的发展过程。档案工作作为一种社会现象，是由非独立系统到独立系统，由简单管理到复杂管理，由经验管理到科学管理，由手工管理到计算机管理，由封闭系统到开放系统发展的系统工程。

档案工作是一个大的系统，按系统观点来讲，它又可以分为许多小的系统，是由许多小的系统构成的。所以从系统论的观点出发，对于档案工作的要求是，既注意局部，又注意整体，既在整体上发挥其作用，又在具体问题上做好工作。档案工作可以分为收集、整理、鉴定、利用、统计、编研等具体环节，这些环节也构成档案工作的系统形成档案工作的系统性。在这个系统内，各个环节都是这个系统的要素，其中一项工作搞不好，就影响整个系统的档案工作，而这几个环节环环相扣，辩证统一，从而形成系统性的档案与档案的系统性管理。系统论强调最优化，这是系统论的出发点和归宿。所谓最优化，就是在有限的条件下，利用各种手段和方法来促使系统实现最理想的目标。在这里，最优化与整体性是有密切联系的。一般来讲，系统的最优化是指整体的最优化，而整体的最优化并不等于各要素的最优化。对于档案工作来讲，不同单位的档案与档案工作，尽管有时在整体上有很多相同或相似之处，但其发展却有很大的不同，这可能有很多的原因，但是否坚持最优化却是非常重要的问题。档案学中常讲的收集档案的齐全、精炼原则，实际上就是强调了在要素已定的情况下，要科学地组织档案与档案工作，使之形成档案系统的最优化过程。

三、档案控制

控制论是研究系统控制与调节的科学。按照系统论的观点，档案与档案工作可以成为一个大系统。在这个大系统中包含有许多小的系统，会有各式各样的系统存在，因此控制的问题也是普遍存在的，同样可以应用控制论的观点来分析档案与档案工作问题。

对于档案系统的调节控制，一般来讲，主要有两种方法：一种是一次调节，一种是反馈调节。一次调节可以这样认识：如果档案工作目标是己定的话，那么，我们只要通过对档案材料的整理、归档所用物资及人力进行测算实施，就可以一次性达到档案工作的目的，实现档案工作的直接目标。这种方法在档案工作中是常用的方法，是我们自觉或不自觉地运用控制论的理论来实现调节。所谓反馈调节，主要应用于改变性比较大的档案工作情况。在日常的档案工作中，有些情况是会经常改变的。如一个企业档案室（馆）作为一个整体系统的话，其业务工作、行政管理工作、财务工作及后勤工作就都是这个系统内的要素。为了档案事业与档案工作的需要，可以建立起基本的反馈机制，并在这个基础上建立起完整的档案与档案工作结构的模式，对于档案工作进行科学的认识与控制。因此，控制论也是研究档案与档案工作的基本思想方法。

在今天的企业档案事业与档案工作中，应用控制论方法，必须做到：第一，在改革和完善社会主义企业档案工作体制与档案事业的建设中，不能只去考虑各种具体的法规与条文，更应该高度重视档案工作制度的科学性与档案馆藏结构的合理性，使之具有不断地自我调节与自我控制的能力。尽管每一次调整与改革不可能那么完善，每一次调整与改革并不那么绝对无误，但只要具备了反馈系统的制度结构，就能够在调节与控制的过程中趋于完善直至形成最优化状态。第二，社会主义企业档案事业体系与档案工作体制的建立是历史的巨大进步。但是，这项事业的发展不是一下子就能完成的，也不可能一下子就完备起来。因此，要把它看作一个需要在探索前进中自我完善的历史过程，而不能把它看作一个固定不变的理想模式，更不能满足于进行一次或几次调节就能完事，如果那样的话，就会把一个比较好的体制与机制僵化起来，而不能使之跟上档案工作实践的发展变化。如此看来，控制论的档案应用是保障档案与档案工作永葆青春的重要理论与重要思想方法。

控制论的档案应用，有许多理论问题与实际问题可以进行探讨与研究。随着时代的发展与现代化科学技术在档案工作中的实际运用，关于三论尤其是关于控制论的档案应用，一定会有更进一步的认识与发展，对于三论与档案工作关系的地位与作用的认识也会进一步提高。

（作者单位：神华国华徐州发电有限公司总经理工作部综合档案室）