浅谈档案管理信息化必要性与建设方法

刘焕威

摘要：本文作者结合近些年的工作经验，浅谈了档案管理信息化必要性与建设方法，以期对今后的工作提供帮助。

关键词：档案管理；信息化必要性；建设方法

一、档案管理实行信息化的必要性

事业单位已经成为推动我国社会经济发展的力量之一，同时事业单位档案管理作为社会公共服务的重要载体。事业单位的档案管理实行信息化。有助于于我国社会经济的健康发展、有助于满足人民的物质和文化需求。因此，事业单位的档案管理将作为我国社会进步的一个记录者。详细记录了我国历史的情况。档案管理将成为维护社会发展的工具之一。一般来讲.事业单位的档案管理工作的是以数字化和信息化的形式进行，这种方式将加快事业单位档案管理的信息化的进程。而随着我国社会经济的急速发展，事业单位的档案管理相关工作的地位在事业单位中越来越突出，这就对对档案管理工作提出了越来越严格的要求，因此，这将促使事业单位实行信息化的管理。信息化管理的档案工作。有利于保证档案信息的真实性和完整性，还有利于对档案的相关资料进行有效的利用。信息化管理的过程，将使得档案的分类、整理工作变得简单和方便，还促进档案管理工作的规范化。在信息化的社会中，事业单位要捞捞抓住机遇，不仅要加强档案信息化的管理，还要促使整个办公环境的信息化，最终使得整个事业单位都实现信息化。档案管理实行信息化的管理，不仅可以提高档案处理的效率，同时还为单位节省了相当部分的办公经费，也方便工作人员的今后查阅。

二、信息化档案管理存在的问题

1.档案管理人员素质有待提升

人们普遍认为档案管理工作只是简单的抄写以及装订工作。不需要档案管理人员有过高的专业技术知识。因此这些因素都导致档案管理人员的素质水平有待提升。部分档案管理人员没有具体的工作目标，因此，在信息化迅速发展的今天，要想促进档案管理的信息化发展，必须提升档案管理人员的专业素质，才能提升档案管理的信息化发展水平。

2.档案信息利用率过低

由于受传统档案管理观念的影响.部分档案管理人员在工作的过程中只是默默无闻地整理档案。工作的主动性比较差。因此。造成档案信息的利用率过低。虽然目前档案管理部门的主要工作是负责接待需要查阅资料的人员，但是档案管理部门提供的档案信息没有经过二次整理，档案的信息管理手段主要是以人工查阅为主，很少利用计算机作为档案管理工作的主要手段。

3.档案管理缺乏资金支持

由于现阶段对档案信息化管理不够重视.使得档案管理的信息化无法得到充足的资金支持，档案管理的硬件设施严重不足并且十分落后，无法适应现代化信息发展的需要。从信息化视角的角度出发。齐全的设备以及硬件和软件设施是档案管理信息化建设的基础之一，因此，必须加大对档案管理的资金支持。

4.档案管理网络安全问题比较突出

由于受计算机以及互联网技术的影响。对于档案管理的信息化建设来说，网络安全问题亟待人们的关注以及解决。由于信息化技术的发展。档案管理的形式以及载体也在呈现多样化发展。使得档案管理的工作能够更加方便快捷。但是开放的网络环境容易带来很多网络信息安全问题，使得档案管理资料的安全性不能得到很好的保证。

三、促进档案管理信息化建设的方法

1.加强对档案管理人才的培养

专业的档案管理人才是档案管理工作的必备要素之一。只有不断提升档案管理人员自身的工作能力以及工作水平。才能逐渐使档案管理工作走上正轨。因此。必须加强对档案管理工作人员的培训与培养，建立起档案管理信息化建设的观念，使其不断掌握计算机操作以及数据录入等基本的信息化计算机操作技术。另外，在其掌握基本的操作方法之后，也要不断强化档案管理人员的数据库知识以及网络管理技术，并且在未来的培训工作中。要不断对其进行专业技能的培养。用专业的技术知识与技能来使得档案管理的信息化管理目标能够逐渐落到实处。

2.完善档案管理工作，提升档案信息利用率

为了促进档案管理工作的有序进行。必须建立科学资源数据库，并且逐渐形成数据规模，最终使得档案管理的信息检索功能实用化。通过用先进的数据库技术以及互联网技术来使得档案管理的服务水平以及服务能力能够有质的提高与飞跃。并且在档案管理的网络技术以及信息开发方面逐渐向高水平靠拢，提高网络通信的标准以及计算机软件系统的标准，逐渐提升档案管理的信息利用率以及利用水平。

3.加大对档案管理工作的投入

在树立起档案管理信息化建设的目标之后。首要工作就是要加大对档案管理工作的投入，已有的档案管理资金投入标准以及水平只能满足档案管理部门基本的正常运行，但是对于信息化技术迅速发展的今天，这种标准是远远不够的，因此，为了使得档案管理工作能够满足人们的需求，必须加大资金投入，提升档案管理软件以及硬件的标准。

4.加强对档案管理网络安全问题的管理

为了建立安全的档案管理系统，确保档案管理信息的安全.必须加强档案管理网络安全问题的管理。建立以及完善档案管理互联网监控机制，一旦出现任何网络安全问题。能够及时得到解决。由于部门档案信息的保密性，可能会随时面临黑客或者不法分子的网络攻击，这些因素会严重影响档案管理信息的安全以及保密性，因此，要从软件以及硬件设施上保障档案管理的网络安全。

四、结语

综上所述。随着互联网技术的不断发展。档案管理的信息化建设是必然的，因此，在21世纪发展的今天，必须用信息化的观念武装档案管理人员的思想。使档案管理的信息化水平能够迅速提升，从多角度、全方位的角度来推进档案管理的信息化发展与进步。