计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

2016-07-17郝雅娟

大科技 2016年21期

关键词：办公自动化计算机信息信息处理

郝雅娟

（太原天然气有限公司山西太原 030006）

计算机信息处理技术在办公自动化中的应用

郝雅娟

（太原天然气有限公司山西太原 030006）

随着计算机信息技术的发展，其应用也日益广泛，其事业单位为了提升工作效率，大量引入了办公自动化技术，从而使得办公管理结构得以优化，促进了企事业的发展。本文简述了计算机信息处理技术在办公自动化中应用的必要性，对计算机信息处理技术在办公自动化中的应用及其发展进行了探讨。

计算机信息处理技术；办公自动化；应用；必要性；发展

1 计算机信息处理技术在办公自动化中应用的必要性

办公自动化的推广及实施能够帮助促使企业创设出一个完善化的信息化管理系统，进一步提升企业管理业务能力。在办公自动化之中，计算机信息处理技术的应用能够促使办公自动化的良好发展，进而帮助提升工作效率，实现办公的灵活管理。随着计算机信息技术的发展，办公自动信息化管理是必然的发展趋势。

2 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用分析

（1）数据处理软件应用。在现代企业的日常办公中，所接触到的数据量极大，其处理较为复杂化。在此处理软件应用中，可对其所具备的数据库管理系统、应用程序生成功能进行使用，为用户建立各类数据库应用程序提供助力。进一步为有需求用户提供更为准确的数据信息，为实现现代化的办公管理目标提供助力。

（2）文字处理软件应用。在文字处理软件应用中，能够帮助创建出多种文档，如商务类、报告、书信等，整个操作极为简便灵活化。另外，此类处理软件还具有极强的图形、表格处理能力，实现图形、表格及文字的有机结合，使用较为便利。此软件能够为日常办公提供多种命令功能，如文件管理、邮件列表、数据计算、图形处理等，以此帮助充分满足用户办公需求。整体而言，此类软件在文字处理工作中可以展现出极佳的优势性，受到人们的普遍认可。

（3）数据处理电子表格应用。数据处理电子表格的应用能够帮助有效提升办公效率。此项信息处理技术在应用中的主要优势是：简便、灵活、清晰等，能够促使办公人员在较短的时间内迅速掌握相关操作技能。由于此项处理技术能够帮助提供多种分析、计算工作，因此在数据计算办公中可尽量避免重复计算操作，进而提升工作效率。另外，此项信息处理技术还具有格式化的功能，可对数据图表做直观化的数据分析，在经济财务报表制作中应用广泛。

（4）电子邮件信息处理应用。此类处理技术主要的应用领域为：个人信息的处理。可对此项处理技术科学应用，以此为管理邮件、联系人等提供助力，实现对邮件的简便浏览及信息分享。与此同时，还可帮助对一些重要的会议资料进行完整保存，并灵活运用电子邮件、公共文件的方式对相关信息进行分享、传输。

（5）电信会议技术应用。计算机信息技术的应用能够实现处于不同地域人员在同一网络上聚集。参加会议的人员可在网络系统上对会议内容进行探究，并发表言论，总结提出一些重要决策。而且还可帮助完整记录会议内容，为后期的查阅应用提供帮助。参与会议人员只需查看网页便可获取到想要的信息。如此一来，能够有效缩减传统会议中所花费的时间、精力，进一步提升办公质量及效率。

（6）图文制作及演示。在办公幻灯片的制作、播放中，信息处理计算软件也得到了较为广泛的应用。在图文的制作及演示中，可运用信息处理技术对幻灯片的格式、文本进行编辑，并加入一些图形、表格元素，以此达到图文并茂的效果，增强其生动、形象性。在幻灯片制作中，展示内容得以丰富化，其最终的展示效果也能够得以增强。此技术软件在办公中的应用主要体现于Power Point上，在教学、传媒办公等多个领域中，其优势作用可以得到最大化的发挥。

3 计算机信息处理技术在办公自动化中的应用发展

（1）实现办公智能化。智能化是计算机信息技术应用发展的趋势。现今全球化信息的发展使得企业用户数量逐渐增多，受到此种环境影响，办公工作人员日常所接触到的业务数据越发增多，且越发复杂。为了更好的减轻办公人员的工作压力，办公系统也会逐步完善，从而使得其智能性特点越发突显，办公效率得以提升。现今许多的计算机信息软件具有常用的商业智能操作功能，相信在其今后的发展中，势必会出现越来越多的此类功能，从而实现办公智能化。

（2）视频技术的广泛应用。现今视频及压缩技术的发展将会使得视频会议的推广应用逐渐成为现实。视频会议参加者可以在会议上畅所欲言，全面表达自身想法。与此同时，还可对会议现场进行全面观察，实现有效的会议讨论。在办公自动化中，无线视频技术的应用将帮助改善整个信息交流活动的平台，对其做进一步的拓宽化处理，视频技术应用也将成为办公自动化中计算机信息处理技术的应用发展趋势。

（3）无线办公环境。信息终端应用的完全融合使得3G与4G无线移动技术在办公中的应用越发广泛化，在今后势必会成为一个普遍趋势。而实现了计算机、网络及通讯技术的移动设备在今后也逐渐会成为办公必需的信息终端。此信息终端的出现便会为实现移动办公自动化提供助力，从而使得自动化管理无处不在。由此可见，在未来的信息处理技术应用中，无线办公环境的构造也将会成为一大发展趋势。

（4）个性化办公软件的设计。现今的计算机信息技术虽然已在办公自动化工作中实现了广泛应用，并充分发挥出了其优势作用。但是办公软件仍然存在缺乏个性化特色的问题。当前许多办公软件相互之间均较为相似化，而不同的企业在日常运作管理中对于办公软件的实际应用需求也会有所差异。有许多企业购置了许多软件应用，但是其中所应用到的功能其实并不是很多，造成了资源的浪费。因此相信在未来的应用发展中，办公软件中将会逐渐加入一些计算机信息技术，为不同企业设计出许多适用的办公软件，进一步提升软件使用效率。