人事档案在机关事业单位人力资源管理中的重要性

周华

（湖北省广水市人力资源和社会保障局 湖北广水 432700）

人事档案在机关事业单位人力资源管理中的重要性

周华

（湖北省广水市人力资源和社会保障局 湖北广水 432700）

机关事业的人事档案是正确选拔使用以及全面地、历史地了解考察机关事业单位职工的有力依靠。在当前中国经济体制不断改革的背景下，越来越多的人们对机关事业单位的作用变革的要求也越来越严格，并且机关事业单位的重中之重便是人力资源，人力资源管理工作落实的好与坏会直接导致机关事业单位功能执行的程度，因此人力资源管理很大程度受到人事档案的影响，然而，在如今的日常工作中，人们往往会忽视人事档案的重要作用。本文针对这一问题，谈论人事档案在机关事业单位人力资源管理的重要性。

人事档案；人力资源管理；重要性

引言

目前来说，人事档案直接为人员信息提供了有力依据，所以人事档案管理是机关事业单位人力资源管理中不可或缺的组成部分，科学有效的人事档案管理可以增加人才发掘的力度以及人力开发的程度。假如人事档案管理不能顺从目前人力资源管理的模式，就会严重阻碍人力资源的管理，这对机关事业的发展以及人力资源的管理是十分不利的。因此，机关事业的工作人员必须提高对人事档案在机关事业单位人力资源管理重要性的认识，这样才能更好的促进事业的发展。

1 人事档案管理与人力资源管理的关系

一般来说，广泛定义人力资源管理的含义是：通过科学有效的管理方法对人力资源进行调配以及组织，从而让物力人力可以维持在最高效的比例，通过协调与控制人的心理活动以及思想，从而能促使人的主观能动性得到最大限度的发挥，这样才可以完成人尽其才，物尽其用的目标。综上所述，人力资源管理就是把人作为主体进而调整资源分配的一种管理方式。人事档案通常是指社会或者国家在开展人事管理活动的规程中产生的，目的是为了储存个人的工作行为的一种档案，其具备动态性、真实性、机密性以及现实性等四大特征。其是考核以及选拔人才的重要依据。由此我们不难看出，人事档案管理与人力资源管理是隶属关系。人事档案管理是机关事业单位进行人才考核与管理的重要根据，同时也是合理分配人才，实现人力资源最大价值的重要前提，人力资源管理是把人事档案给出的人才资料作为基石，所以人事档案在机关事业单位人力资源管理中占据着重要的作用。

2 人事档案在机关事业单位人力资源管理的重要性

人事档案中的资料为人力资源管理提供重要根据，所以其在机关事业单位人力资源管理中占据着重要的作用，是人力资源管理合理分配人才，实现人力资源最大价值的重要前提。人事档案与人力资源管理之间存在着十分紧密的联系。科学的人事档案管理对优化人力配置以及人力资源开发来说十分重要。

2.1 人事档案可以为人力资源管理提供可靠资料

通过合理的人事档案管理，管理者可以十分清楚的掌握机关事业单位职工的发展动态、表现以及业绩，不仅如此，还可以了解职工的人生轨迹，这样可以更清楚的挖掘人才、引用人才及合理的使用人才。人事档案可以为人力资源管理提供非常多有用的信息，这样可以使得国家或者机关事业单位可以更敏锐的发掘新人才，提高机关事业单位的管理水平和服务能力，即使发掘的人才种类繁多，只要可以最大化的发挥人力资源的智能，就能够使得机关事业单位蓬勃发展，这样才可以充分体现人才的价值，确保单位的口碑。

通过人事档案可以清楚掌握职工的信息，同时掌握职工的实际能力，进而预测其未来可能的发展方向，这样才能够发挥人才的最大价值，以免压制人才以及埋没人才。通过科学的人事档案管理，可以清楚的指导人才需求的大致方向并且可以完善人才选拔、职工培训和退休、以及福利等工作。

2.2 人事档案管理可以更加科学的优化资源配置

通过认真讨论以及分析人事档案可以十分清楚掌握单位职工的资料，进而能够更加合理的进行利用与管理人才。科学的人事档案管理可以让人力资源获得的资料能够共享，当实施资源优化配置的时候，能够按照不同的人才特长以及优势分配最佳适用岗位，这样就能够使得每一个人才都有发挥的空间，可以因事选人，因人而异，这样才能真正发挥人才的实际价值，进一步确保人才进行科学有效的流动，最大程度上提高机关事业单位的服务水平。人事档案管理具备的优化资源配置的作用，可以极大推动机关事业单位人力资源管理的发展。

2.3 人事档案管理可以更科学更合理的预测未来人事的变化方向

机关事业单位的内部是产生以及影响人力资源需求的最主要原因，通过分析人力资源档案可以更加快速的知道机关事业单位对未来人才需求的方向，明白单位真正渴求的是何种人才，进而才可以清楚的掌握机关事业单位的需求，这样才有利于设计人才招揽计划。通过建立人才储备信息库，并对其进行仔细的讨论与分析，才可以更加科学、更加合理的预测未来人事的变化以及需求方向等。

2.4 人事档案管理的好坏可以直接反应单位人力资源管理的水平

人事档案管理是机关事业单位人力资源管理中不可或缺的重要组成部分。事实上，人事档案与人力资源管理紧密相连、不可分割而谈，二者之间彼此影响，“一荣俱荣，一损俱损”谁都不可以离开另一个单独存在，人力资源管理就是以人事档案管理为中心逐步开展工作。无论是输入还是输出，人事档案管理都是为最大开发人力资源做贡献，这不仅可以最大程度上提高人才资源的利用率，还可以完善人力资源的资源管理工作。通过完善人事档案管理工作，能够以花费最低的成本完成更多的人力资源管理工作，进一步增加机关事业单位的组织能力以及职工的竞争力。综上所述，人事档案管理的好坏与否对机关事业单位人力资源管理的水平的高低有着直接的影响，因此，机关事业单位必须重视人事档案在机关事业单位人力资源管理的地位。

2.5 人力资源管理制约于人事档案管理

随着时代的不断变革与发展，人力资源管理呈现出全新的格局，假使人事档案管理存在严重的不足或者问题，就会严重阻碍人力资源管理有序健康的前进，并且很大几率对其产生严重的负面影响，这些主要体现在以下几个方面：

2.5.1 档案资料管理十分落后

人事档案记录的信息以及资料全都是机关事业单位过往记录的信息，没有得到及时的更新补充，对于某些无需再审的档案搁置一旁，不加管理与处置，单单只靠程式化的资料作为依据往往发挥不出很大的作用。真正可以体现最近人才状况以及资料的档案基本为零。这就会出现现有的人事档案不能为机关事业单位提供非常有价值的信息，就会造成人事档案管理出现严重断层现象，更有甚者，出现严重的瘫痪现象。如果在这个时段出现重要的人员流动现象，就会对人力资源管理造成无法想象的严重影响。所以，机关事业单位必须重视有关人事档案的更新。

2.5.2 人事档案记录的信息十分雷同

人事档案必须能够全面真实的反应该人才的实际背景以及状况，绝对不允许有虚假信息的存在，然而如今许多机关事业单位出现一些人事档案记录信息是一样的现象，内容及其不真实，这样就无法体现该人才的特点以及优势，这样的人事档案对于人才的考核就没有任何参考价值，不能作为考核的依据，如果不能向用人单位提供真实的档案材料，就会严重影响到机关事业单位正常的职工晋升以人才选拔，也会间接严重挫伤职工的自信心以及积极性，为机关事业单位造成许多不必要的损失。如果由于人事档案使用的不规范从而导致人事档案最终被弃用，这就会大大提高人力资源管理的成本，阻碍人力资源的有效利用。人事档案信息的雷同问题必须得到及时有效的解决。

2.5.3 弄虚作假的人事档案

虚假的人事档案信息会严重阻碍正常的人力资源合理的配置工作。人事档案最重要的就是必须真实，与实现情况相符合，如果人事档案是弄虚作假，胡乱编造出来的，人事档案就会失去其原本的利用价值，这样的人事档案绝对不能被采用。常见人事档案中的虚假信息大多为假的学历、假的年龄以及假的工作年限等，这些虚假的档案资料都会严重影响机关事业单位人事部门对人才的考核以及评估，这样就无法做出正确的判断，进行有效的人事管理，特别是制定的一些人才引进、人员配置以及职工退休补充计划。这就对机关事业单位造成严重的影响，更严重的就是没有抓住发展的最好机遇。

基于上述所述，机关事业单位必须针对以上问题，制定或者采取有效的解决方法，必须更加合理、更加科学的完善人事档案管理工作，这样才可以更加优秀的服务单位或者企业。如果想要改善人事档案管理，就必须要定期对机关事业单位的人事档案进行审核以及更新，确保人事档案的信息是真实的并且经过及时更新的，确保最后的人事档案是绝对真实的，不存在任何作假的。对于新聘用的人才，必须考察其综合表现状况，尽可能确保录入信息的准确性。机关事业单位必须根据目前的新形势与情况以及不匹配的规章制度开展改革活动，更加科学、更加合理的完善人事档案管理工作，确保人力资源管理可以更加精确的掌握职工的真实状况，这样才可以更好的提高机关事业单位管理人员的综合素质。人事档案管理核心的工序就是增加人力资源的综合能力，只有这样才能从源头上扼杀不合理行为。因此，机关事业单位必须对人力资源工作人员开展定期的业务培训活动，提高服务能力，使其更加适应当下的发展形势，不断的提高其思想境界以及综合素质，这样才可以确保人事档案管理的工作人员可以不断适应时代发展的潮流，更加优秀的完成人事档案管理工作。

3 结束语

人事档案管理是机关事业单位进行人力资源管理的核心，同时也是一个组织对人才进行聘用了解的重要参考标准，机关事业单位人事档案管理工作完善的好坏与否是决定该单位人力资源管理成败的重要影响因素。健全、规范以及真实的人事管理对机关事业单位的发展具有重要的意义以及作用。优秀的人事档案管理，可以确保机关事业单位拥有规范以及健全的人事调配，可以更加优秀的推动单位人力资源开发的进程。因此，机关事业单位必须具备良好的人事档案管理体系，全面的发挥人力资源管理的职能，才能有效提高机关事业单位的管理水平和服务能力。

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D630.3

A

1004-7344（2016）21-0015-02

2016-7-10

周华（1979-），女，馆员，本科，主要从事人事档案管理工作。