浅谈医专学校档案管理信息化建设

田园

南阳医学高等专科学校

浅谈医专学校档案管理信息化建设

田园

南阳医学高等专科学校

在信息技术快速发展的时代下，传统档案管理方法已经被现阶段信息检索所淘汰，只有加强医专学校档案管理信息化建设，才能更好符合时代发展的要求。所谓的医专学校档案管理信息化建设，主要是通过信息化技术，完成档案信息的分析与处理工作，使档案资料得到有效的开发利用。而加大医专学校档案信息化建设，还更保证学校文件更具完整性和安全性，使工作效率得到明显提高，降低管理人员的工作任务量，因此本文对医专学校档案管理信息化建设进行详细分析。

医专学校；档案管理；信息化建设

对于医专学校而言，其档案管理工作的难度逐渐加重，其原因为：专业性强、周期性复杂以及分散性强的特点，导致在实际的档案管理过程中，易造成数据信息的缺失。然而档案管理信息化建设的发展，不仅有效地改善医专学校档案管理的现状，还能使档案管理工作更加地便捷，使其走向开放式的管理模式，由此可以看出，实现档案管理信息化建设对于医专学校档案管理工作有着重要意义[1]。

一、对医专学校建设信息化档案管理的分析

信息化属于统称性的概念，具体分为数据信息的产生与检测、传输、加工以及利用等过程。而档案管理信息化是指：在档案数据信息管理的基础上，认识到信息的实用价值与社会价值，分为以下三种含义：第一，档案数据信息的数字化特点，便于档案管理人员对数据信息的查找与储存；第二，实现档案数据信息接收和传递、存储以及利用一体化发展；第三，实现档案数据信息管理的网络化发展[2]。

其中在档案管理信息化建设过程中，应按照规范性、效益型以及安全性等原则，完成数据存储以及整理工作。另外，在档案网站构建过程中，应利用主页展示的方式，对档案管理工作进行宣传，其中具体包含以下几个方面：机构信息宣传和工作信息宣传、资源信息宣传以及服务质量宣传，从某种意义上来讲，档案网站的构建，是医专学校档案管理部门和社会发展相结合的主要方式。

医专学校建设信息化档案管理所具有的作用主要包括：首先，是社会发展的需求；其次，是科技进步的重要体现；再次，有利于医专学校保障档案数据信息的真实性与完整性；最后，提升档案信息开发与利用的能力。

二、医专学校建设信息化档案管理存在的不足

如今，在建设信息化档案管理过程中，还存在许多不足之处需要改进，具体为以下两方面。

一方面，医专学校并没有认识到建设信息化档案管理的重要性。在医专学校中，许多管理人员和相关领导往往忽略了档案管理的作用，因此，在信息化建设中，也会普遍存在重视不足的现象，这些人员认为传统管理方法和现代管理相比较，没有明显差异，并且档案管理并不属于学校管理内容，加之现代化管理会花费大量资金。所以，医专学校很难将这一工作真正落实到实处，造成档案管理和时代发展出现严重脱轨的现象，不能被社会所接受，最终导致管理工作不能正常进行。

在医专学校中，关于档案管理信息化系统具有安全系数低的特点，如果不对其进行妥善处理，则会造成大量数据信息的丢失。在此过程中，学校的档案类型多数为学生的基本信息，如信息化系统系数较低或易发生黑客侵袭，发生学生信息泄露事件，则产生的后果将会难以想象[3]。另外，医专学校档案管理信息化系统还存在管理人员专业水平不足的现象，例如：在实际的调查中，部分医专学校对于档案管理人员的选择，是以计算机课教师兼任的状态，在此背景下，由于计算机教师一人身兼两职，难以按照规范地时间对档案管理信息系统进行定期维修与保养，造成相关数据信息的缺失与不健全。

三、医专学校建设信息化档案管理的有效措施

医专学校想要改善建设信息化档案管理中存在的问题，就应在管理人员思想、管理团队、建设力度三方面出发，只有结合建设过程中存在的不足，才能保证信息化建设的顺利进行。

第一，对医专学校档案管理人员思想进行转变，并且加大建设的资金投入，对档案管理制度进行有效优化，使其更加完善。对于信息化管理，相关人员应真正认识到它的重要意义，并对项目的建设提供有力帮助，和相关学校领导保持统一意见，在思想上达成共识。而资金投入过程中，还应避免出现任何麻烦，可设置相应的条款内容。

第二，建立强有力的档案管理团队，培养更多管理人才，使整体管理水平得到有效提高。在档案管理过程中，人为因素属于影响建设的关键所在，对于管理团队而言，只有做好内部建设工作，并对团队专业水平进行不断加强，才能促进医专学校档案管理信息化建设更好的发展；对于管理人员来讲，加强自身管理能力，并合理应用自身基础知识，不断丰富管理经验，确保档案管理工作的顺利进行。另外，还应对自身道德修养进行严格培训，以最佳状态迎接档案管理信息化的建设。

第三，加强档案的信息化管理，确保管理体系的顺利建设。网络的应用有利也有弊，为人们提供方便和快捷的同时，还在安全方面有一定的缺陷，所以，网络是否具有安全性，一直是当前所关注的重要话题。在医专学校建设信息化档案管理中，网络具有重要意义，虽然能储存大量数据资料，但是个人信息一旦发生泄漏，会造成严重后果[4]。因此，在信息管理工作中，要严格遵守“安全”的原则，例如：设置信息权限等，确保档案管理工作可以顺利开展。

结束语

文章通过对医专学校档案管理信息化建设的分析得出，档案管理的信息化建设属于医专学校、我国教育人员所关注的重点，并具有重要意义，是现阶段时代发展主要方向。医专学校主要结合自身实际情况，建立适合学校的管理系统，当档案管理发生漏洞时，可以对其及时进行诊断，减少不利因素的出现。在信息化建设过程中，应大量投入人力和物力，并对建设工作提供有力措施，确保档案管理适应目前时代的发展要求。

[1]周全湘,余福强.浅谈医学专科学校卫生事业管理学的教学实践与体会[J].黔南民族医专学报,2015,28(2)：138-139.

[2]秦功礼,刘珍,胡媛媛,等.浅谈医专院校大学生创业教育[J].商业文化月刊,2012(1)：256-257.

[3]郭志敏.浅谈学校升格期间的档案管理[J].档案管理,2015 (4)：91-91.

[4]徐铭谦.档案管理模式改革在医院档案管理中的实践[J].中国科技纵横,2015(8)：201-201.