高职院校内部控制建设的几个重要风险点及应对措施

王亚军

(北京京北职业技术学院,北京　101400)



高职院校内部控制建设的几个重要风险点及应对措施

王亚军

(北京京北职业技术学院,北京101400)

[摘要]高职院校随着自身的快速发展，在经营办学、资金使用中存在的问题也越来越复杂。化解高职院校发展中的瓶颈问题,建设内部控制机制,规范运营和改革办学模式,是当今高职院校发展的必然选择。文章对高职院校内部控制建设中的风险点进行讨论,并提出相应的应对措施。

[关键词]高职院校；内部控制建设；风险点

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.235

高职院校经过十几年发展,迎来了鼎盛时期。随着扩疆动土,设备更新,高职院校在经营办学、资金使用中存在的问题也越来越复杂,如何化解高职院校发展中的瓶颈问题,建设内部控制,规范运营和改革办学模式,是当今高职院校发展的明智选择。但是内部控制体系建设的重点和难点在于如何准确的找到风险点并制定相应的控制措施,这也正是本文所探讨的问题。

1高职院校内部控制中几个重要的风险点

针对高职院校目前的管理状况,以及在运行和管理中遇到的问题,现梳理高职院校主要业务活动和风险点。高职院校的业务活动主要有教学活动和日常管理活动,具体可以分为：教学、招生、采购、收费、科研、人力资源管理、财务管理、专项资金使用、后勤托管项目等。下面就选择几个目前相对薄弱且重要的环节作为重点,探讨相关的风险点。

1.1学生收费风险控制点

学生学费是高职院校除财政拨款以外重要收入来源,然而现阶段高职院校在学费收取业务中存在较多的风险漏洞,导致财政资金流失。这些风险主要有：缺少定期核定实际在校学生人数和学籍变动情况；缺乏对学生缴费单据的复核；未对学生收费标准的依据进行公示,缺乏收费合法性和合规性的内部审核；没有具体核实学生是否住宿；没有对符合收费减免条件学生进行审查并实行统一公示；收费单据、注册学籍人数和实际应收费学生人数核对不清。

1.2固定资产采购与报废的风险控制点

固定资产在高职院校中一直占有相当大的比重,尤其是最近几年随着中央大力发展高等职业教育的政策出台,固定资产的专项资金投入与日俱增,同时也带来较大的管理风险。

1.2.1固定资产采购过程存在的风险点

固定资产采购申请单的详细信息列示不全,尤其是采买原因不予说明或理由不充分；资产采购流程简单化,没有设立专门的采购机构,采购申请——执行——审核职能未做到相分离；缺乏重大固定资产采购可行性论证和会议集体讨论记录；存在突击使用专项资金购置固定资产,对于固定资产购置后的重复率和使用频率不高等因素考虑不全；固定资产验收缺乏有效的组织实施,参与验收人员结构单一；采购合同、验收清单和实物资产存在不一致的情况。

1.2.2固定资产报废过程存在的风险点

资产报废时缺少专业的技术鉴定,对报废的依据和原因说明不清；资产报废清单上对需要报废固定资产登记的信息不详细；资产使用与管理部门相关负责人对资产使用现状并不了解或者了解不清就进行审批；没有对资产处置形式和处置结果进行公示,处置环节的参与人员单一；缺乏重大资产处置的集体会议讨论记录和处置程序公开化。

1.3教学活动风险控制点

教学是高职院校主要的业务活动,大量频繁的专业技术实习更是高职院校的特色体现,然而实习必然会涉及经费的支出,教学经费支出的合理与否影响着教学质量的好坏和高职院校办学声誉,因此构建教学活动内部控制时应注重以下风险点：教学计划的制订——执行——监督是否相分离；教学经费预算制定标准；教学质量评估考核机制；教学督导的独立性。

1.4科研活动风险控制点

科研是高职院校逐渐开始重视并且投入经费也逐渐增多的业务活动,经费增加也加大了财务风险,因此科研活动内部控制应考虑以下风险点：课题立项申请评审会聘请专家结构的组成；科研经费各项支出的标准,经费支出是否有票据的审核；科研经费支付与审核是否相分离；科研阶段性成果和最终成果的验收制度；科研实施过程的监督检查。

1.5货币资金支付风险控制点

大部分高职院校执行的是事业单位财务制度,以收付实现制为记账基础,涉及的大部分支付业务都是银付和现付,因此货币资金的支付业务应该作为内部控制的重点。那么在设计内部控制时应考虑的风险点为：费用支付报销时的多级审核；支付流程的分项控制；资产耗材报销的验收记录；大额费用支出的可行性论证和特别审批手续；专项资金是否专款专用,有无绩效审计；培训、会议、公务用车的“三公经费”支出的特别审批凭据。

2针对高职院校存在风险点的控制措施

高职院校性质上属于事业单位,但在业务活动方面又不同于事业单位,因此在内部控制方面不能照搬行政事业单位控制规范,而应根据自身特殊业务活动和存在的风险点,设置符合自身需要的内部控制措施。

2.1设置流程控制

设置流程可以帮助梳理每个业务活动存在哪些风险点,把风险点按照可能发生的先后顺序用流程的形式串联起来,将有助于识别风险并加以控制。

2.1.1学生收费内部控制流程设计

①学生处发出收费申请；②教务处整理注册学籍的学生名单,经由教务处负责人审批,财务处负责人复审,交学生处和财务处；③学生处通知学生缴费,并组织收集学生银行卡信息交财务处做划卡准备；④财务处安排人员以划卡为主要收款方式进行收缴学费；⑤收费会计申领票据、打印票据并发放票据,将票据存根交记账会计进行记账；⑥记账会计复核票据存根与学籍名单无误后进行账务处理,并登记学费备查账。

2.1.2固定资产内部控制流程设计

(1)固定资产购置内部控制流程设计。①资产使用部门相关经办人提出购置申请,提交处室负责人审核；②资产管理部门的资产管理员对资产使用部门提交的购置申请进行可行性审核,报主管领导审核和单位负责人审批；③对于重大资产购置(例：单价超过10万元,批量超过20万元)需经校委会集体讨论通过,报同级财政部门审批,进行公开政府采购；④资产采购部门(或资产使用部门)负责固定资产采购,交资产管理部门验收入库；⑤资产管理部门根据验收单登记固定资产卡片账。

(2)固定资产报废内部控制流程设计。①资产管理部门发出固定资产盘点申请； ②各资产使用部门盘点固定资产,发现有需要报废资产,提出报废申请,经本部门负责人审批；③资产管理部门汇总全部需报废资产,组织技术人员进行现场鉴定,提交报废申请报告；④限额以上固定资产报废还需提交校委会审议,报同级财政部门审批；⑤已报废固定资产报财务部门销账。

2.1.3科研活动内部控制流程设计

①科研项目负责人编制本科研项目经费预算；②科研处汇总全校科研项目编制经费总预算,报主管领导审核；③科研处组织由财务处和相关领域专家组成的校委会审议,并报相关部门审批；④财务处负责科研经费的管理和报销,科研处负责每个科研项目的经费统计；⑤课题结题时由科研处、相关专家、主管领导、财务处等进行成果鉴定及审查预算执行情况。

2.1.4教学活动内部控制流程设计

①各系任课教师制订教学计划,编制教学经费预算；②各系主任审核教学计划和教学经费预算的可行性；③教务处汇总教学计划,编制教学经费总预算；④各系任课教师实施教学计划,并使用经费；⑤教学督导检查教学计划执行情况和评估教学质量,财务处审查教学经费预算执行情况。

2.1.5支付报销的内部控制流程设计

①各系、处室业务经办人持待报销的原始单据先到财务处对票据的完整性、核算金额和财务可行性进行审核；②系、处室负责人审核票据的合理性、合法性,并签字；③经系、处室负责人审核签字的原始单据再经主管领导审核签字；④对大额支出项目还需经校委会审批并签订合同；⑤最后经单位负责人审批签字的票据到财务处复审,交出纳报销。

2.2注重制度控制

内部控制制度建设可以规范内部活动的各项行为,为高职院校存在的风险查缺补漏。目前已有的内部控制制度包括：《内部控制基本规范》《内部会计控制规范——基本规范》《内部会计控制规范——货币资金》《内部会计控制规范——固定资产》《行政事业单位内部控制规范》《行政事业单位内部控制规范应用指南》和《行政事业单位国有资产管理暂行办法》,在此基础上,可以设置《高职院校内部控制规范》《高职院校内部控制规范应用指南》,同时结合本单位的具体业务特点及岗位设置情况,订立相关的内部控制制度。一般需订立的制度有：《货币资金岗位责任制度》《货币资金授权审批制度》《非税收入征收责任制度》《支付结算细则》《会议费、差旅费和餐费报销制度》《票据管理办法》《收费管理办法》《固定资产岗位责任制度》《固定资产授权批准制度》《固定资产请购审批制度》《固定资产使用管理办法》《固定资产维修保养制度》《固定资产清查盘点制度》《科研经费使用管理办法》《教学质量评估办法》等。

2.3加强预算控制

预算控制应该是财务内部控制的重要方法,通过编制预算可以控制各部门资金使用的合理性和支付金额合规性。目前高职院校内部控制薄弱的主要原因之一是未建立各部门的预算控制,也就是高职院校内部各部门的各项支出没有相应的约束限制,只要领导审批同意了就可以支出,而没有考虑是否有该项目的预算。这也增加了整个学院资金使用的风险。那么加强预算控制可以规避财务风险,进而降低业务风险。现行的行政事业单位预算编制方法是两上两下的预算管理体制,两上两下主要是学院与上级主管部门之间的上报数与下发的控制数的两上两下,是主管部门用来控制预算单位的。我们可把这种预算管理体制应用到整个学院与二级院系、各职能部门,用核批的控制数达到对二级院系和职能部门的财务活动进行控制。通过设定预算,控制二级院系和各职能部门的经济业务活动,提高资金使用效率,降低高职院校财务风险。

参考文献:

[1]侯万能.构建高职院校财务内部控制体系的思考[J].会计师,2009(7):44-45.

[2]郭小宁.高校内部控制的问题及改进[J].内部控制与审计,2011(1):76-77.

[3]编委会.企业内部控制配套指引[M].北京:法律出版社,2010:3-56.

[基金项目]本文受怀柔区委组织部“行政事业单位内部控制体系构建与实施研究”课题资助。

[作者简介]王亚军(1981—),女,汉族,北京人,硕士,北京京北职业技术学院,高级会计师、讲师。研究方向：会计理论与实践。