信息处理技术在办公自动化中的应用

陈丽群

(青海交通职业技术学院,青海　西宁　810003)



信息处理技术在办公自动化中的应用

陈丽群

(青海交通职业技术学院,青海西宁810003)

[摘要]计算机技术在当代社会得到广泛应用,企业的办公方式在计算机技术的影响下获得了有效的发展,如办公自动化的出现,大大简化了企业的办公流程,方便了实际操作。同时,信息处理技术也在办公环境中得到多方面的高效应用。信息处理技术的出现大大推动了办公自动化的多方面发展,对整个企业的办公体系发挥了积极的促进作用,提高了办公效率。随着社会信息处理技术的发展,办公自动化正在不断地朝着智能化、科学化的方向前进。文章着重对信息处理技术在办公自动化中的应用进行了探讨。

[关键词]信息处理技术；办公自动化；应用

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2016.28.078

近年来,信息处理技术不断地得到了新的发展,而其在办公自动化的应用当中也得到了很大的完善,整个办公系统越来越清晰、简便。伴随信息技术的发展,企业的办公体系也在不断进步,而企业所面对的客户群体也不再仅仅是某个地区,一些跨国企业已经将客户源发展到外地,而大型企业所面对的客户更是遍及全球。面对这样的企业工作机制,企业的运行和办公系统必须税为加以适应,建立合适、高效的办公自动化管理系统。因此,新时代下的办公自动化系统必须依靠信息处理技术的全面应用,才能促进企业的办公效率。

1办公自动化的具体含义

就字面上的理解而言,办公自动化就是减少或完全排除人工操作,仅通过计算机网络信息技术来对办公中的具体事务予以解决。但是现在的科技水平还十分有限,要想实现完全脱离人员的控制是不现实的。因此,现如今的办公自动化被学术界定义为：在现代的办公系统当中引用各类先进的计算机操作及信息处理技术,将办公系统中的业务主要交由计算机及其他先进设备进行高效便捷的处理；同时,在这一操作过程中,还是以人为主导,把人员的工作模式以及对各类问题的处理模式输入到计算机系统当中,使其实现业务上的办公自动化。由办公自动化的具体含义可以了解到,办公自动化的主体是人员本身,而计算机是主要的操作工具,也就是说，办公自动化就是把人的思维转存入信息处理系统当中,通过新型的信息处理技术来实现计算机对办公业务的快捷处理。相比传统的办公方式,办公自动化更具有效率与科学性,同时由于需要大量的新兴科技及相关设备,办公自动化实现了企业的管理体系和机制的优化调整。办公自动化处理的对象主要是各类办公文件,包括文件的整体设计、编程以及存档等,这些过程在计算机信息处理技术的高效使用下就可以得到大大的简化。同时,新的办公设备也处于不断的发展和更新当中,如打印机、复印机等,将这些设备与办公信息技术相结合,就能够使整体的办公发挥便捷高效的功能,使具体的办公流程变得效率十足,最大限度地节省物力人力资源。

2计算机信息技术在办公自动化应用下的功能

2.1办公的场所及限制会得到有效的改善

近年来,几乎所有的公司都有自己专属的办公场所,但是,由于文件的处理量较大及客户量的增多,办公文件处理有时候需要很多程序和人员的集体操作,导致传统的办公环境面临各种各样的压力。而在计算机信息技术的冲击下,新的办公自动化系统已经完全摆脱了环境以及人员的限制,它可以在任何地方进行办公处理,而且能实现全天化工作。同时,由于办公的场所和平台都是建立在网络的基础上,也就导致了客户区域的扩展,通过计算机网络,企业可以随时与外地客户进行沟通交流,便于随时对方案及文件上的问题进行修改。办公自动化在办公环境上的改变还包括人员的配合方面,在信息处理技术的运用下,由于各部分程序的衔接都可以由计算机信息技术来完成,也就使得办公人员大大减轻了负担,不用再进行传统的人工作业,实现高效化的办公处理。在办公自动化的运用下,办公人员之间的信息传递与交流也变得简单便捷,在文件通知及处理方面可以随时进行沟通传送,从而使得整体的办公室形成一个科学化、信息化的办公处理系统。

2.2提高办公系统的整体工作效率

信息处理技术在办公自动化当中的运用,首先可以对文件的处理效率实现很大的改善,简化办公体系的具体操作,使办公系统变得快速便捷。其次,它可以会知识信息进行准确的人工思维处理,即对输入的文件进行随时化的处理,由于计算机的反应速度是高效的,也就形成了快速的办公效率。最后,时代的发展带动着各类新科技和信息的变化,而企业的发展又离不开外界信息的吸取和推动,在信息处理技术的办公应用当中,企业可以随时掌握外界最新的资讯信息,及时了解相关行业的变化和发展趋势。在这样的功能下,实现了办公的最优策略,可以帮助企业及时做出合理准确的决策。同时,可以将企业内部员工所关注的信息发表到办公系统当中,便于人员的快速查询和浏览。因此,在信息处理技术的推动下,不仅优化了企业的管理系统,而且提高了企业整体的工作效率。

2.3能够对信息进行有效的长期存储以及节约成本

传统的办公作业常常需要把各种信息资料打印成册,然后再分批进行整合管理。在这样的工作状况下,难免会出现文件长久缺失或因员工失误造成文件丢失的状况。通过信息处理技术的合理运用,就能轻松地实现对信息资料的长期有效的存储。信息化下的办公系统最大的特色就是自动对文档进行归类整理,而且随时可以进行查阅,不仅简化了办公系统的操作流程,也使整个企业的办公氛围变得自然有序。另外,在传统的办公系统中,工作人员经常需要进行各项办公事务上的交流,也要对文件进行打印和复印等,产生了很大的办公成本。而信息化的办公自动化系统可以简捷地实现员工的交流以及处理打印当中的问题,有效节约这些不必要的成本。

3计算机信息处理技术在办公自动化中的发展

如今的办公系统已经得到了很大的发展,其功能也在不断扩展当中,由最初的信息查找变成了现代生活当中的全方位自动化信息处理。现在的办公系统已经越来越离不开计算机信息处理技术的推动,而主要的办公自动化信息处理应用发展方向主要有如下两种。

3.1智能化的办公系统

由于计算机信息技术的高速发展,逐步推动和实现了办公系统的全自动化。现在的办公系统,需要人的地方越来越少,而计算机技术则成为办公系统当中的关键。现代的办公系统已经逐步实现了智能化,不再依赖人工作业,仅仅通过计算机的运作就可以实现对信息文件的高效准确处理。而且信息化的时代下,所需要处理的文件信息及数据也变得更加复杂,仅依赖人工的操作已不尽如人意,因此,智能化的办公系统必然会得到推广和普及。

3.2实现全方位视频交流

视频技术是信息技术发展的一个重要标志,将它运用到办公系统当中,可以实现办公的合理性。而通过视频进行跨区域的会议交流也成为可能。公司的内部人员可以通过视频,对客户的需求及具体信息进行明确的交流和记录,同时可以随时参考相关的网络信息。参与者们可以随时提出自己的建议,这大大节约了企业的成本,实现办公系统内部交流的高效运转。

4结论

信息处理技术的不断发展必然会对办公自动化系统产生极大的推动作用,同时有助于建立稳定的企业内部沟通交流系统,实现企业内部办公系统对文件的高效化、科学化处理,改善企业整体的办公管理体系,使企业得到新的发展。

参考文献:

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[3]姜佰秋.计算机信息处理技术在办公自动化上的应用[J].智能城市,2016(4).